Log ng personal na file ng empleyado. Journal ng pagpaparehistro at accounting ng mga personal na gawain

Format: 210 x 288 (vertical)
64 na pahina, may bilang
Nakatali selyadong
Pabalat: gintong karton
Matatanggal na transparent na PVC na takip

Ang produkto ay ipinakita sa Supplier Portal.
Para makatanggap ng alok, makipag-ugnayan sa manager.

350 kuskusin.

Pinapayagan kang magrehistro ng mga personal na file ng mga empleyado.

Ayon sa Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation na may petsang Mayo 30, 2006 No. 609 tungkulin Ang pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay nalalapat lamang sa mga awtoridad ng estado at munisipyo, gayunpaman, maraming mga komersyal na organisasyon ay nagtatrabaho din sa mga personal na file ng mga empleyado, dahil ito ay lubos na nagpapadali sa trabaho: ang lahat ng impormasyon ay sistematiko, at ang paghahanap para dito ay tumatagal ng isang minimum na oras.

Tingnan ang pangunahing seksyon ng magazine:

Paano magrehistro ng personal na file ng empleyado?

Ang pagpaparehistro ng personal na file ng isang empleyado ay nagsisimula sa wastong pagpuno sa pahina ng pamagat. Ang sheet na ito ay nagpapahiwatig ng apelyido, unang pangalan, patronymic ng empleyado, ang petsa ng pagsisimula ng trabaho sa organisasyon (ito ay kasabay ng petsa ng pagpaparehistro ng kaso) at ang itinalagang numero. Ang mga entry ay ginawa sa maayos na sulat-kamay, sa asul, itim o lila na tinta. Maipapayo na iwasan ang mga pagbura at pagwawasto kapag naglalagay ng impormasyon.

Maaaring kabilang sa mga personal na dokumento ng file ang:

aplikasyon ng empleyado para sa trabaho;
kontrata sa pagtatrabaho at mga karagdagang kasunduan sa kontratang ito;
personal na sheet para sa mga rekord ng tauhan at mga karagdagan dito;
isang palatanungan na pinunan ng empleyado mismo o isang autobiography na isinulat niya;
isang kopya ng mga dokumento sa edukasyon;
mga extract mula sa mga order na nagpapatunay sa posisyon;
Deskripsyon ng trabaho;
mga katangian ng empleyado, mga sulat ng rekomendasyon, kung mayroon man;
mga kopya ng pasaporte, sertipiko ng kasal, sertipiko ng kapanganakan ng mga bata, atbp.;
mga kopya o extract ng mga order ng tauhan (ilipat sa anumang posisyon, representasyon, atbp.);
mga dokumento sa mga parangal at insentibo;
impormasyon tungkol sa mga paglabag, mga parusa;
iba pang mga dokumento na nauugnay sa isang partikular na empleyado.

Sa iyong personal na file ay dapat mayroong imbentaryo. Ito ay isang listahan ng lahat ng dokumentasyong isinampa sa personal na file. Sinasalamin nito ang sumusunod na impormasyon para sa bawat dokumento:

pangalan ng dokumento;
petsa ng pag-file ng dokumento;
bilang ng mga sheet ng ipinasok na dokumento;
kapag nag-alis ng isang dokumento mula sa isang personal na file, ang petsa ng pag-withdraw ay nabanggit, kung kanino at sa anong dahilan ang bola ay binawi;
ang nakumpletong imbentaryo ay pinatunayan ng isang awtorisadong espesyalista.

Shelf life Ang mga dokumento sa serbisyo ng tauhan ay: 10 taon para sa mga tagapaglingkod sibil at 3 taon para sa lahat ng iba pa.

Kapag ang isang file ay inilipat sa archive, ito ay tinatahi, binibilangan at inilarawan. Ang isang wastong nakumpletong personal na file ay inilipat sa archive, kung saan nakaimbak ng 75 taon .

Pagkatapos ng panahong ito, sisirain ang mga personal na file ng mga empleyado. Ang pagbubukod ay mga dokumento ng mga mamamayan na humawak ng mga posisyon sa pamumuno, nagkaroon ng mga parangal ng gobyerno at iba't ibang titulo, atbp. Ang mga naturang file ay permanenteng naka-imbak at hindi maaaring sirain.

Ang pagpaparehistro at karagdagang pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay nangangailangan ng karagdagang oras at mga mapagkukunan ng tauhan. Ngunit ang isang maayos na nabuong personal na data base ay isang mahusay na katulong sa trabaho ng isang tauhan ng opisyal at tagapamahala ng kumpanya.

Ayon sa GOST 31282-2004 control seal- isang natatanging single-use indicator device na idinisenyo upang makita ang hindi awtorisadong pag-access.

Bago magsimulang magtrabaho kasama ang Journal, dapat mong punan ang pahina ng pamagat at sertipikasyon. Siguraduhing ilagay ang numero ng selyo sa naaangkop na linya; kung wala ito, hindi maituturing na selyado ang Journal.

Nakatutulong na impormasyon:

Ano ang mga kinakailangan para sa mga logbook ng tauhan at kung paano dapat idisenyo ang logbook alinsunod sa mga kinakailangang ito, tingnan ang aming video.

Kapag ang isang empleyado ay unang nagsimula sa trabaho, isang personal na file ang iginuhit para sa kanya. Ito ay isang folder na naglalaman ng lahat ng mga papeles na sa isang paraan o iba pang nauugnay sa empleyado at kinakailangan para sa kumpanya. Ang personal na bagay na ito ay nararapat na naitala sa naaangkop na journal.

Personal na file: ano ang kasama nito?

Ang isang personal na file ay isang folder kung saan inihain ang iba't ibang mga papeles na may kaugnayan sa isang empleyado ng isang negosyo. Ang mga dokumentong ito ay maaaring orihinal o kopya. Mayroong isang listahan ng mga dokumento na naka-file sa naturang folder:

aplikasyon ng empleyado sa organisasyong ito para sa trabaho;
ang kontrata sa pagtatrabaho na ginawa noong sumali ang taong ito sa organisasyong ito;
- bilang karagdagan, ang lahat ng karagdagang mga kasunduan na natapos bilang karagdagan sa mismong kontrata sa pagtatrabaho;
ang personal na sheet ng empleyado ng HR na ito at anumang kaugnay na mga karagdagan;
autobiography ng empleyado o isang palatanungan na pinunan niya sa kanyang sariling kamay;
mga extract mula sa dokumentong inaprubahan ng manager (order) kung saan hinirang ang empleyado sa posisyon;
isang duplicate ng dokumento na nagpapatunay na ang mga empleyado ay nakatanggap ng mas mataas o iba pang edukasyon;
mga tagubilin na naaangkop sa isang empleyado na isinasaalang-alang ang kanyang posisyon;
mga sulat ng rekomendasyon para sa empleyadong ito mula sa ibang mga organisasyon;
mga katangian ng empleyado;
mga duplicate ng mga order ng tauhan o mga extract mula sa mga dokumentong ito (na nagbibigay para sa paglipat ng isang empleyado sa ibang posisyon, atbp.);
mga kopya ng mga dokumento ng pagkakakilanlan (pasaporte, atbp.), mga dokumento na nagpapatunay sa kasal at kapanganakan ng mga bata;
impormasyon tungkol sa mga insentibo na mayroon ang empleyado sa kanyang serbisyo
impormasyon tungkol sa mga parusa na ipinataw sa empleyado sa proseso ng pagsasagawa ng kanyang mga tungkulin at tungkol sa mga paglabag na ginawa niya;
iba pang mga dokumento.

Ang huling talata ay nagpapahiwatig na ang listahan ay hindi kumpleto, kung kinakailangan iba pang mga papel na hindi nabanggit sa itaas ay maaaring idagdag dito.

Bilang karagdagan, ang personal na file ay dapat maglaman ng isang imbentaryo na kasama ang isang listahan ng lahat ng mga dokumento na naroroon dito.

Para sa bawat isa sa mga papel na kasama sa personal na file, dapat itong maglaman ng sumusunod na impormasyon:

Ang isang awtorisadong empleyado ay nagpapatunay sa imbentaryo na ito.

Mga panuntunan para sa pagpuno ng journal

Una sa lahat, kapag naghahanda ng isang personal na talaan ng talaan, ang sumusunod na impormasyon ay ipinasok: :

itala ang numero sa pagkakasunud-sunod;
numero ng pagpaparehistro ng personal na file;
petsa ng pagpaparehistro ng personal na file;
apelyido, unang pangalan at patronymic ng empleyado;
Numero ng Tauhan;
lokasyon ng imbakan para sa mga personal na file;
Petsa ng pagsasara ng LD;
dahilan para sa pagsasara ng LD;
petsa ng pag-archive;
mga tala.

Ang lahat ng impormasyong ito ay dapat na nakasulat sa maayos, nababasang sulat-kamay; kung maaari, kailangang gawin nang walang pagwawasto sa mga salita, at upang maiwasan din ang pagbubura. Ang kulay ng tinta para sa pagpuno sa pahina ng pamagat ay maaaring itim, asul o lila.

Pagkatapos nito, naglalaman ang folder ng mga aktwal na dokumento. Ang mga ito ay isinampa pagkatapos ng pahina ng pamagat nang eksakto sa pagkakasunud-sunod na tumutugma sa oras na sila ay inisyu o ibinigay ng empleyado.

Ang mga personal na file ng lahat ng empleyado ay pinagsama-sama. Kinakailangan din silang maitala sa isang espesyal na journal, na nilikha para sa layuning ito.

Mga kinakailangan sa pag-iimbak ng dokumento

Ang mga personal na file ng lahat ng mga empleyado na kasalukuyang nagtatrabaho sa negosyo ay dapat na itago sa departamento ng mga tauhan nito, nang naaayon, ang journal ay itinatago doon. Ang isang espesyal na cabinet na hindi masusunog ay ginagamit upang iimbak ang mga ito. Ang pasilidad ng imbakan ay pinananatiling naka-lock at selyado.

Ang journal ay magagamit sa responsableng empleyado ng departamento ng HR na nagpapanatili ng mga personal na gawain at, bilang karagdagan, sa pinuno ng departamento ng HR. Ang isang awtorisadong empleyado ay hinirang ng manager, na nag-isyu ng kaukulang order. Bago simulan ang trabaho sumasailalim siya sa pagsasanay. Sa panahon ng pagsasanay na ito, sinabihan siya tungkol sa kanyang mga responsibilidad at mga nilalaman ng personal na file ng empleyado, lahat ng mga dokumento na kailangang ilagay dito. Gayundin, sa pagpirma, ipinakilala siya sa Mga Regulasyon, na naglalarawan sa pagproseso ng personal na data ng empleyado, at naglalaman din ng mga patakaran para sa kanilang proteksyon, pati na rin ang mga patakaran para sa pagpapanatili ng isang talaan ng mga personal na gawain ng empleyado.

Kung ang ganitong pangangailangan ay lumitaw sa panahon ng pagganap ng mga tungkulin, ang pag-access sa mga personal na file ng mga empleyado ay ibinibigay din sa mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon kung saan sila nagtatrabaho. Isang managerial na empleyado ng ganoon antas ay maaaring magkaroon ng pagkakataon na maging pamilyar sa kanilang sarili sa data mula sa personal na file ng isang subordinate, para dito kailangan niyang makipag-ugnay sa pinuno ng departamento ng tauhan o pinuno ng negosyo. Sa pagtanggap ng pahintulot, isang order ng naaangkop na nilalaman ay inisyu. Ang dokumentong ito ay nagsisilbing batayan para sa pagpasok.

Dapat mong ibunyag lamang ang impormasyon at ibigay lamang ang mga dokumentong kinakailangan ng pinuno ng yunit at hayagang kasama sa kanyang kahilingan.

Hindi pinapayagan na bigyan siya ng access sa iba pang mga dokumento at, lalo na, sa buong personal na file. Gayundin, bago magbigay sa kanya ng impormasyon, kinakailangan na maging pamilyar sa pinuno ng departamento Mga regulasyon sa personal na data ng mga empleyado, na tinatanggap sa kumpanyang ito at kunin ang kanyang lagda na nagsasaad na pamilyar siya sa dokumentong ito.

Ang empleyado mismo ay may libreng access sa kanyang sariling negosyo. Hindi niya kailangan ng sanction ng sinuman para makilala siya. Matatanggap niya ito laban sa lagda anumang araw na kailangan niya ito. Pagkatapos ay maaari niyang pag-aralan ito hanggang sa katapusan ng araw ng trabaho, pagkatapos ay kailangan niyang ibalik ang file sa lokasyon ng imbakan nito.

Kapag ang isang empleyado ay huminto at lumipat sa ibang kumpanya, kung gayon ang paglipat ng kaso sa ibang kumpanya ay pinapayagan. Isinasagawa ito batay sa isang espesyal na kahilingan na nagmumula sa kanya hanggang sa nauna, habang ang naturang obligasyon ay hindi umiiral at ang desisyon ay nananatili sa nakaraang employer. Kapag nagretiro ang isang empleyado, Pagkaraan ng ilang oras, ang kanyang file ay ipinadala mula sa serbisyo ng tauhan sa archive. Ang mga sumusunod na deadline ay ibinigay para sa pag-iimbak nito sa serbisyo ng tauhan: tatlong taon sa pangkalahatan at sampung taon kung ang pag-uusapan ay mga lingkod-bayan.

Bago ipadala ang folder sa archive, ito ay stapled, itinalaga ang isang numero at isang paglalarawan ay nakasulat.

Mga espesyal na kaso - mga folder na may mga kaso na nauugnay sa mga indibidwal na pinuno, nakatanggap ng iba't ibang kaalaman at nakatanggap ng mga parangal ng estado. Ang pagkasira ay hindi pinapayagan para sa kanilang mga file; sila ay naka-imbak magpakailanman.

Ang video na ito ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga personal na gawain ng mga empleyado.

2.3. Journal of personal affairs, personal card, kontrata sa pagtatrabaho

Ang pamamaraan para sa pag-compile ng isang log ng mga personal na gawain, mga personal na card, at mga kontrata sa pagtatrabaho, na binuo ng mga espesyalista sa departamento ng HR, ay katulad ng pamamaraan para sa pag-compile ng isang log ng admission, paglipat, at pagpapaalis ng mga empleyado.

Halimbawa, maaaring ganito ang hitsura ng pabalat ng magazine:

Ang listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng panahon ng pag-iimbak, na inaprubahan ng pagkakasunud-sunod ng Federal Archive ng Oktubre 6, 2000, ay nagtatatag ng mga sumusunod na panahon ng pag-iimbak para sa mga personal na talaan ng log, personal na kard, at mga kontrata sa pagtatrabaho:

Log ng mga personal na tala

Personal na card logbook

Logbook ng mga kontrata sa pagtatrabaho

2.4. Personal na card ng empleyado

Ang departamento ng HR ay nagbibigay ng isang personal na card para sa bawat empleyado ng organisasyon sa kanyang unang araw ng trabaho.

Batay sa order (instruksyon) sa pag-hire, pinunan ng empleyado ng HR service ang personal na card ng empleyado (form No. T-2), na inaprubahan ng Resolution of State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Enero 5, 2004 No. 1.

Bilang karagdagan sa order (pagtuturo) sa pagtatrabaho, ang mga sumusunod na dokumento ay ang batayan para sa pagpuno ng isang personal na card:

– mga dokumento sa edukasyon, mga kwalipikasyon o espesyal na kaalaman kapag nag-aaplay para sa isang trabaho na nangangailangan ng espesyal na kaalaman o espesyal na pagsasanay;

Ipaalala namin sa iyo na sa ilang mga kaso, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng gawain ng organisasyon, alinsunod sa kasalukuyang batas ng Russian Federation, maaaring kailanganing magpakita ng mga karagdagang dokumento.

Ang mga entry ay ginawa sa seksyong "Pag-hire, paglilipat sa ibang trabaho" ng personal na card batay sa mga nauugnay na order (mga tagubilin), obligado ang administrasyon na gawing pamilyar ang empleyado sa bawat entry laban sa lagda.

Matapos basahin ng empleyado ang entry sa work book, dapat niyang lagdaan ang personal na card sa seksyon III "Pag-hire at paglilipat sa ibang trabaho", sa column 6 "Personal na lagda ng may-ari ng work book". Ang serbisyo ng tauhan ay obligadong gawing pamilyar ang empleyado sa bawat entry na ginawa sa seksyon III "Pag-hire, paglilipat sa ibang trabaho" laban sa lagda sa hanay 6 ng seksyon.

Kung nagbabago ang impormasyon tungkol sa isang empleyado, kung gayon ang kaukulang data ay ipinasok din sa kanyang personal na card, na pinatunayan ng isang empleyado ng serbisyo ng tauhan.

Seksyon II "Impormasyon sa pagpaparehistro ng militar" ng personal na kard ay pinunan:

- para sa mga mamamayang nakareserba - batay sa isang ID ng militar;

- para sa mga mamamayan na napapailalim sa conscription - sa batayan ng isang sertipiko ng isang mamamayan na napapailalim sa conscription para sa serbisyo militar.

Ang impormasyon sa mga resulta ng sertipikasyon, advanced na pagsasanay, propesyonal na muling pagsasanay ay ipinahiwatig sa mga seksyon IV "Certification", V "Advanced na pagsasanay", VI "Propesyonal na muling pagsasanay" batay sa mga dokumentong pang-edukasyon ng empleyado.

Ang mga karangalan na titulo ng mga empleyado ay makikita sa seksyon VII ng personal na kard kasama ng mga parangal at insentibo.

Batay sa utos (pagtuturo) sa pagbibigay ng bakasyon, ang mga marka sa personal na kard ay ginawa sa seksyon VIII "Bakasyon", na nagtatala ng lahat ng uri ng bakasyon na ibinigay sa empleyado sa panahon ng trabaho sa organisasyon. Kung sa anumang kadahilanan ang isang empleyado ay na-recall mula sa bakasyon, pagkatapos ay batay sa utos, ang isang kaukulang entry ay ginawa sa seksyon VIII "Bakasyon" ng personal na card ng empleyado, ibig sabihin, isang talaan ng lahat ng mga bakasyon na ibinibigay sa empleyado sa panahon ng ang panahon ng trabaho sa organisasyon ay pinananatili sa seksyong "Bakasyon" » personal card.

Kung ang isang empleyado, alinsunod sa kasalukuyang batas, ay may karapatan sa mga benepisyong panlipunan, ang Seksyon IX ay naglalaman ng mga entry tungkol sa benepisyo kung saan ang empleyado ay may karapatan, pati na rin ang bilang at petsa ng paglabas ng dokumentong nagpapatunay sa karapatan ng empleyado sa benepisyo.

Ang Seksyon X "Karagdagang impormasyon" ay pinupunan upang ganap na maitala ang impormasyon tungkol sa mga empleyadong nag-aaral sa mga institusyong pang-edukasyon, atbp.

Ipapahiwatig namin ang mga detalye ng pagpuno ng mga indibidwal na item ng form na ito.

Kapag pinupunan ang sugnay 5 "Kaalaman sa isang wikang banyaga" ng Seksyon I ng form, ang antas ng kaalaman sa wika ay ipinahiwatig: "Ako ay nagsasalita nang matatas", "Nababasa at naipaliwanag ko ang aking sarili", "Nagbabasa at nagsasalin ako gamit ang diksyonaryo".

Ang Clause 7 ng Seksyon I ay nagpapahiwatig ng pangunahing at iba pang propesyon ng empleyado.

Sinasalamin ng Clause 8 ng Seksyon I ang kabuuang haba ng serbisyo, gayundin ang patuloy na haba ng serbisyo para sa long-service na bonus at para sa pension supplement. Ang karanasan sa trabaho (pangkalahatan, tuloy-tuloy, pagbibigay ng karapatan sa isang bonus para sa haba ng serbisyo, pagbibigay ng karapatan sa iba pang mga benepisyo na itinatag sa organisasyon, atbp.) ay kinakalkula batay sa mga entry sa work book at (o) iba pang mga dokumentong nagpapatunay ang nauugnay na haba ng serbisyo.

Kapag nagbago ang impormasyon tungkol sa isang empleyado, ang kaukulang data ay ipinasok sa kanyang personal na card bilang isang empleyado ng estado (munisipal), na pinatunayan ng pirma ng isang empleyado ng serbisyo ng tauhan.

Ang mga pangunahing dokumento batay sa kung saan ang seksyon II "Impormasyon sa pagpaparehistro ng militar" ay pinunan ay:

– military ID (o pansamantalang sertipiko na ibinigay bilang kapalit ng military ID) – para sa mga mamamayang nakareserba;

- sertipiko ng isang mamamayan na napapailalim sa conscription para sa serbisyo militar - para sa mga mamamayan na napapailalim sa conscription para sa serbisyo militar.

Para sa mga mamamayan sa mga reserba, ang impormasyon sa Seksyon II "Impormasyon sa pagpaparehistro ng militar" ay ipinahiwatig tulad ng sumusunod:

sugnay 3 "Komposisyon (profile)" - pinunan nang walang pagdadaglat (halimbawa, "utos", "medikal" o "mga sundalo", "mga mandaragat", atbp.);

clause 4 "Full code designation VUS" - ang buong designation ay isinulat (6 na numero, halimbawa, "021101" o 6 na numero at isang titik, halimbawa, "113194A");

sugnay 5 "Kategorya ng pagiging angkop para sa serbisyo militar" - nakasulat sa mga titik: A (angkop para sa serbisyo militar), B (angkop para sa serbisyo militar na may mga menor de edad na paghihigpit), C (limitadong angkop para sa serbisyo militar) o D (pansamantalang hindi karapat-dapat para sa serbisyo militar ). Kung walang mga entry sa kaukulang mga talata ng ID ng militar, ang kategoryang "A" ay ipinahiwatig;

sa talata 7 "Nakarehistro sa militar" - napunan (sa lapis):

linya a) – sa mga kaso kung saan mayroong utos ng mobilisasyon at (o) isang selyo sa pagpapalabas at pag-withdraw ng mga utos ng mobilisasyon;

linya b) - para sa mga mamamayan na nakalaan sa organisasyon para sa panahon ng pagpapakilos at sa panahon ng digmaan.

Para sa mga mamamayan na napapailalim sa conscription para sa serbisyo militar, ang impormasyon ay ipinahiwatig tulad ng sumusunod:

sugnay 2 "Ranggo ng militar" - ang entry na "napapailalim sa conscription" ay ginawa;

sugnay 5 "Kategorya ng pagiging angkop para sa serbisyo militar" - nakasulat sa mga titik: A (angkop para sa serbisyo militar), B (angkop para sa serbisyo militar na may mga menor de edad na paghihigpit), C (limitadong angkop para sa serbisyo militar), D (pansamantalang hindi karapat-dapat para sa serbisyo militar ) o D (hindi akma para sa serbisyo militar). Napunan batay sa entry sa sertipiko ng isang mamamayan na napapailalim sa conscription para sa serbisyo militar;

Sa sugnay 8 ng Seksyon II, ang isang mamamayan na umabot sa limitasyon ng edad para sa pagiging nasa reserba, o isang mamamayang idineklara na hindi karapat-dapat para sa serbisyong militar para sa mga kadahilanang pangkalusugan, ay may tala sa libreng linya na "tinanggal mula sa pagpaparehistro ng militar dahil sa edad" o "Inalis mula sa pagpaparehistro ng militar dahil sa kondisyon ng kalusugan."

Kung ang isang empleyado ay tinanggal sa batayan ng isang order, ang serbisyo ng tauhan ay gumagawa ng isang entry sa personal na card, at ang empleyado ay naglalagay ng kanyang pirma doon.

Ang mga personal na file ay dapat itago sa archive sa loob ng 75 taon.

Halimbawa

Mamamayan Kovalev D.P. Ang isang aplikasyon na may petsang Hulyo 14, 2010 ay isinulat sa direktor ng Mirage OJSC na may kahilingan na kunin siya mula Hulyo 17, 2010 sa posisyon ng driver na may suweldo ayon sa talahanayan ng mga tauhan. Sa pagitan ng Kovalev D.P. at ang OJSC "Mirage" ay nagtapos ng isang open-ended na kontrata sa pagtatrabaho na may petsang Hulyo 15, 2010 No. 65, kung saan ang isang order na may petsang Hulyo 16, 2010 No. mula Hulyo 17, 2010

Tingnan natin ang pamamaraan para sa pagpuno ng isang personal na card para sa isang upahang empleyado batay sa mga dokumentong ibinigay.

2.5. Personal na card ng isang empleyado ng estado (munisipyo).

Upang maitala ang mga taong may hawak na posisyon ng estado (munisipyo), batay sa isang utos (pagtuturo) sa pag-hire, pinupunan ng isang empleyado ng serbisyo ng tauhan ang isang personal na kard ng isang empleyado ng estado (munisipal), form No. T-2GS (MS), naaprubahan sa pamamagitan ng resolusyon ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Enero 5, 2004 No. 1. Isaalang-alang natin ang ilang mga tampok ng pagsagot sa form na ito.

Bilang karagdagan sa order (pagtuturo) sa pagkuha, ang mga sumusunod na dokumento ay kinikilala bilang batayan para sa pagpuno ng form No. T-2GS (MS):

– pasaporte o iba pang dokumento ng pagkakakilanlan;

– work book o dokumentong nagpapatunay sa karanasan sa trabaho;

– sertipiko ng seguro ng seguro sa pensiyon ng estado;

– mga dokumento sa pagpaparehistro ng militar – para sa mga mananagot para sa serbisyo militar at mga taong napapailalim sa conscription para sa serbisyo militar;

– mga dokumento sa edukasyon, mga kwalipikasyon o espesyal na kaalaman kapag nag-aaplay para sa isang trabaho na nangangailangan ng espesyal na kaalaman o espesyal na pagsasanay;

– ibang impormasyon tungkol sa empleyado.

Ipapahiwatig namin ang ilang mga tampok ng pagsagot sa form na ito kumpara sa form No. T-2.

Ang Clause 7 ng Seksyon I na "Pangkalahatang Impormasyon" ay nagpapahiwatig ng akademikong antas ng empleyado: Kandidato ng Agham, Doktor ng Agham, pati na rin ang code ayon sa All-Russian Classifier of Population Information OK 018-95, na inaprubahan ng Decree of the Pamantayan ng Estado ng Russian Federation ng Hulyo 31, 1995 No. 412.

Ang sugnay 8 ng kard ng form No. T-2GS (MS) ay sumasalamin sa kabuuang haba ng serbisyo, pati na rin ang patuloy na haba ng serbisyo sa serbisyo sibil para sa long-service na bonus at para sa karagdagan sa pensiyon. Ang karanasan sa trabaho (pangkalahatan, tuloy-tuloy, pagbibigay ng karapatan sa isang bonus para sa haba ng serbisyo, pagbibigay ng karapatan sa iba pang mga benepisyo na itinatag sa organisasyon, atbp.) ay kinakalkula batay sa mga entry sa work book at (o) iba pang mga dokumentong nagpapatunay ang nauugnay na haba ng serbisyo.

Isaalang-alang natin ang pamamaraan para sa pagpuno ng isang personal na kard ng isang empleyado ng estado (munisipyo) (form No. T-2GS (MS)).

2.6. Registration card ng isang siyentipiko, siyentipiko at pedagogical na manggagawa

Sa pang-agham, pananaliksik, produksyong pang-agham, pang-edukasyon at iba pang mga institusyon at organisasyon na nagpapatakbo sa larangan ng edukasyon, agham at teknolohiya, ang registration card ng isang siyentipiko, siyentipiko at pedagogical na manggagawa (form No. T-4), naaprubahan, ay ginagamit. upang irehistro ang mga manggagawang siyentipiko Resolution ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Enero 5, 2004 No.

Ang form na ito ay pinupunan ng isang empleyado ng serbisyo ng tauhan batay sa isang doktor ng agham at kandidato ng diploma sa agham, isang sertipiko ng associate professor at propesor, iba pang mga dokumento, pati na rin ang impormasyon na ibinigay ng empleyado. Sinasalamin nito ang impormasyong kinakailangan upang makalkula ang haba ng karanasan sa pagtuturo, mga bonus, mga benepisyo, atbp.

Isaalang-alang natin ang pamamaraan para sa pagpuno ng card (form No. T-4).

Sa mga kard ng pagpaparehistro ng mga manggagawang siyentipiko, siyentipiko at pedagogical, inilalagay ng empleyado ng serbisyo ng tauhan ang numero at petsa ng pagsasama-sama.

Batay sa hiring order, ang isang entry ay ginawa sa mga sumusunod na column: "Structural unit", "Posisyon", "Uri ng trabaho". Upang i-streamline ang paghahanap para sa data tungkol sa isang partikular na empleyado kasama ng marami pang iba, ang unang titik ng apelyido ng empleyado ay ipinahiwatig sa column na "Alphabet".

Sa sugnay 1 "Apelyido, unang pangalan, patronymic" at sugnay 2 "Petsa ng kapanganakan" ipasok ang data ng pasaporte ng empleyado. Bukod dito, ang petsa ng kapanganakan ay naitala sa mga numero at sa mga salita. Sa mga digital na termino, ang petsa ng kapanganakan ay ipinahiwatig nang hiwalay sa isang espesyal na hanay.

Ang impormasyon sa mas mataas na propesyonal na edukasyon at postgraduate na propesyonal na edukasyon ay ibinibigay, ayon sa pagkakabanggit, sa sugnay 3 "Mas mataas na propesyonal na edukasyon" at sugnay 4 "Postgraduate na propesyonal na edukasyon". Ang isang talaan ng mas mataas na propesyonal na edukasyon ay ginawa batay sa isang diploma, na nagpapahiwatig ng pangalan ng institusyong pang-edukasyon at ang petsa ng pagtatapos nito. Sa talata 4, itala ang uri ng edukasyong natanggap: graduate school, postgraduate study o doctoral studies. Ang talahanayan ay nagpapahiwatig ng pangalan ng institusyong pang-edukasyon, petsa ng pagtatapos nito, numero, serye at petsa ng paglabas ng dokumento ng edukasyon, at ang espesyalidad na nakuha.

Sa talata 5, batay sa mga dokumentong pang-edukasyon, ipahiwatig ang antas ng akademiko (Kandidato ng Agham, Doktor ng Agham), kung saan ito iginawad, ang petsa ng paggawad nito, mga detalye ng diploma (numero, serye, petsa, pangalan ng organisasyon na nagbigay ng diploma).

Batay sa sertipiko, ang isang entry ay ginawa sa clause 6, na nagpapahiwatig ng akademikong titulo ng empleyado (propesor, senior researcher sa specialty, associate professor, professor sa departamento). Ang numero ng sertipiko, ang petsa ng pagkakaloob ng akademikong titulo, at ang pangalan ng organisasyon na nagbigay ng akademikong titulo ay makikita rin dito.

Sa reverse side ng form No. T-4 sa clause 7, batay sa mga entry sa work book at (o) iba pang mga dokumento na nagpapatunay sa haba ng serbisyo, ang isang entry ay ginawa tungkol sa kabuuang pang-agham at pedagogical na karanasan sa trabaho, kabilang ang pagtuturo. Ang mga gawaing pang-agham at imbensyon ng empleyado ay ipinahiwatig din dito, at isang listahan ng mga gawaing pang-agham ay naka-attach sa card.

Pakitandaan na ang mga code na ibinigay sa form sa mga coding zone ay nakatakda alinsunod sa All-Russian Classifiers:

– impormasyon tungkol sa populasyon (OKIN) OK 018-95, na inaprubahan ng Decree of the State Standard ng Russian Federation ng Hulyo 31, 1995 No. 412;

– mga specialty sa edukasyon (OKSO), na inaprubahan ng Decree of the State Standard of the Russian Federation na may petsang Setyembre 30, 2003 No. 276-st.

Ang registration card ng isang siyentipiko, siyentipiko at pedagogical na manggagawa ay nilagdaan ng empleyado mismo at ng empleyado ng serbisyo ng tauhan.

Ang Form Blg. T-4 ay nagbibigay ng talahanayan na "Paggawad ng isang akademikong degree, pagtatalaga ng isang akademikong titulo at pagpapalit ng isang espesyalidad sa siyensya pagkatapos punan ang isang registration card," kung saan ang mga marka ay ginawa kung ang isang empleyado ay iginawad ng mga bagong degree o mga titulo pagkatapos punan ang isang registration card.

Halimbawa

Noong Agosto 21, 2010, si Irina Alekseevna Erofeeva ay tinanggap sa Omsk State Institute of Service para sa posisyon ng pinuno ng Kagawaran ng Accounting, Pagsusuri at Pag-audit. Batay sa mga dokumentong ibinigay, pinuno ng departamento ng HR V.E. Lomzova. nagpunan ng isang registration card para sa bagong upahang empleyado (form No. T-4).

Tingnan natin ang pamamaraan para sa pagpuno ng isang account card.

2.7. File ng mga personal na file ng mga empleyado

Ang mga personal na file ay tumutukoy sa isang pangkat ng mga kaso na pinili ng departamento ng HR sa organisasyon. Ang mga personal na file ay nabuo sa buong panahon ng trabaho ng taong ito sa organisasyon. Ang isang eksepsiyon ay maaaring mangyari kapag ang isang empleyado ay umalis sa organisasyon sa parehong taon kung saan siya sumali sa organisasyon.

Ang isang personal na file ay isang koleksyon ng mga dokumento tungkol sa isang empleyado, na naglalaman, bukod sa iba pang mga bagay, ang kanyang personal na data.

Pinagsasama-sama ng mga personal na file ang mga dokumentong isinumite ng mga empleyado sa pagsali, pati na rin ang mga dokumentong nabuo sa panahon ng kanilang mga propesyonal na aktibidad sa organisasyong ito.

Bilang isang patakaran, ang isang personal na file ay kinabibilangan ng:

- panloob na imbentaryo ng mga dokumento;

– talatanungan, personal na sheet para sa mga talaan ng tauhan;

– resume (o autobiography);

– mga kopya ng mga dokumento sa edukasyon (kabilang ang lahat ng mga sertipiko ng kwalipikasyon), mga kard ng pagkakakilanlan;

– mga sertipiko at iba pang mga dokumento na nagpapatunay ng mga pagbabago sa personal na data ng empleyado (mga kopya ng sertipiko ng kasal, Numero ng Pagkakakilanlan ng Nagbabayad ng Buwis, sertipiko ng seguro, sertipiko ng kapanganakan ng mga bata);

– mga kopya ng lahat ng mga order sa appointment, paglipat, mga insentibo, mga paglalakbay sa negosyo, bakasyon, atbp.;

- kontrata sa pagtatrabaho;

- data ng sertipikasyon;

- mga katangian;

– plano sa pagpapaunlad ng karera.

Sa panahon ng trabaho ng isang empleyado sa organisasyon, isinasaalang-alang ng serbisyo ng tauhan ang bawat dokumento sa personal na file sa panloob na imbentaryo.

Ang panloob na imbentaryo ay naglilista ng lahat ng mga dokumento na isinampa sa personal na file. Ang pag-alis ng mga dokumento mula sa isang personal na file at ang pagpapalit ng mga orihinal na may mga kopya ay makikita sa panloob na imbentaryo sa column na "Tandaan". Sa panahon ng trabaho ng empleyado sa organisasyon, ang bawat dokumento sa personal na file ay isinasaalang-alang sa panloob na imbentaryo. Gayundin, ang mga empleyado ng departamento ng HR ay nagtatago ng isang talaan ng karagdagang impormasyon tungkol sa empleyado at ilagay ito sa simula ng kaso kasama ng isang personal na talaan ng mga tauhan. Kapag isinasara ang isang personal na file, ang pahayag ng empleyado ng pagbibitiw sa kanyang sariling kahilingan o iba pang mga dokumento na nagsisilbing batayan para sa pagpapaalis, at isang kopya ng utos ay isinampa dito.

Ang panloob na imbentaryo ay nilagdaan ng compiler, na nagpapahiwatig ng posisyon, ang transcript ng lagda at ang petsa ng compilation.

Upang mabilis at tumpak na makahanap ng mga personal na file sa isang organisasyon, inirerekomenda na mag-compile ng isang file ng mga personal na file ng mga empleyado.

Ang isang index ng card ay isang reference na libro kung saan ang impormasyon tungkol sa mga nilalaman ng mga dokumento ay makikita sa mga card na nakaayos alinsunod sa mga nomenclature ng mga kaso at isang espesyal na binuo na pamamaraan para sa pagbuo ng isang index ng card.

Ang pangangailangan na lumikha ng isang file cabinet ay tinutukoy ng mga pangangailangan ng organisasyon para sa impormasyon tungkol sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento.

Ang isang file ng mga personal na file ng mga empleyado ay nilikha upang maghanap para sa mga kinakailangang dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa empleyado at ang kanyang mga aktibidad sa trabaho.

Ang mga card ay naka-systematize sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ayon sa apelyido, sa loob ng parehong mga apelyido - sa pamamagitan ng unang pangalan at patronymic.

Sa file cabinet, ang mga card ay nakaayos alinsunod sa tinatanggap na sistema ng sistema. Ang mga seksyon at subsection ay pinaghihiwalay sa bawat isa sa pamamagitan ng mga separator card at ipinahiwatig sa mga kahon ng file cabinet.

Ang mga kondisyon ng imbakan para sa mga file ng mga personal na file ng mga empleyado ay dapat tiyakin ang maaasahang kaligtasan ng mga personal na file at mga dokumento (impormasyon) na inilagay sa kanila mula sa pagnanakaw (pagsisiwalat). Para sa layuning ito, ang mga file ng empleyado ay dapat na naka-imbak sa mga safe o mahigpit na saradong metal cabinet.

2.8. Journal ng mga personal na pahayag ng mga empleyado

Ang pamamaraan para sa pag-compile ng isang log ng mga personal na pahayag ng mga empleyado, na binuo ng mga espesyalista sa departamento ng HR, ay katulad ng pamamaraan para sa pag-compile ng isang log ng admission, paglipat, at pagpapaalis ng mga empleyado.

Ang pabalat ng journal para sa pagtatala ng mga personal na pahayag ng mga empleyado ay maaaring magmukhang, halimbawa, tulad nito:

Ang nasabing journal ay inilaan upang maitala ang mga personal na pahayag ng mga empleyado at isang panloob na dokumento.

Kasama sa mga personal na pahayag ng empleyado ang mga pahayag:

tungkol sa pagkuha;

tungkol sa pagsasalin;

tungkol sa pagpapaalis;

sa pagkakaloob ng pang-edukasyon at iba pang mga dahon;

tungkol sa pakikilahok sa isang kompetisyon para punan ang mga bakanteng posisyon, atbp.

Ang mga personal na pahayag ng mga empleyado ay nasa anumang anyo, ngunit dapat maglaman ng mga sumusunod na detalye:

1) pamagat ng dokumento (aplikasyon);

2) addressee (kung kanino ipinadala ang aplikasyon na nagpapahiwatig ng posisyon sa isang partikular na organisasyon at ang buong pangalan ng opisyal);

3) nagmula (kung kanino ipinadala ang aplikasyon na nagpapahiwatig ng posisyon at buong pangalan ng empleyado);

4) teksto ng aplikasyon;

5) lagda ng may-akda ng aplikasyon;

6) petsa ng pagguhit ng aplikasyon.

Narito ang isang halimbawa kung paano punan ang personal na aplikasyon ng empleyado para sa bakasyon.

Sa kasalukuyan, walang legal na inaprubahang pinag-isang form para sa pagpaparehistro ng mga personal na pahayag ng mga empleyado, kaya ang mga organisasyon ay may karapatan na bumuo nito nang nakapag-iisa sa anumang anyo.

Magbigay tayo ng halimbawa ng log form para sa pagtatala ng mga personal na pahayag ng mga empleyado.

Ang journal para sa pagtatala ng mga personal na pahayag ng mga empleyado ay maaaring maglaman ng 8 mga haligi:

2.9. Mga tala ng mga order para sa pagbibigay ng mga bakasyon at mga dokumento para sa mga paglalakbay sa negosyo ng mga empleyado

Ang mga rekord ng mga order para sa pagbibigay ng mga bakasyon at secondment ng mga empleyado ay itinatago sa isang espesyal na journal.

Maaaring gamitin ng mga organisasyon ang journal form, maaaring inaprubahan ng mga ministri at departamento, o binuo ng mga espesyalista sa departamento ng HR.

Sa kasalukuyan, walang legal na inaprubahang pinag-isang form para sa pagpaparehistro ng mga order para sa pagbibigay ng mga bakasyon at pagpapadala ng mga empleyado, kaya ang mga organisasyon ay may karapatang bumuo nito nang nakapag-iisa sa anumang anyo.

Ang mga bakasyon ay ibinibigay alinsunod sa batas, kolektibong kasunduan, mga lokal na regulasyon ng organisasyon at mga kontrata sa pagtatrabaho isang kautusan (instruksyon) sa pagbibigay ng bakasyon sa isang empleyado (Form Blg. T-6) at isang utos (instruksyon) sa pagbibigay ng bakasyon sa mga empleyado (Form Blg. T-6a).

Ang mga order na ito (mga tagubilin) ay ibinibigay batay sa iskedyul ng bakasyon. Kung ang isang empleyado ay nabigyan ng bakasyon na hindi tumutugma sa iskedyul ng bakasyon, ang empleyado ay dapat sumulat ng isang aplikasyon na humihiling ng bakasyon.

Ang mga order para sa pagbibigay ng bakasyon ay iginuhit ng isang empleyado ng serbisyo ng tauhan o isang awtorisadong tao, na nilagdaan ng pinuno ng organisasyon o isang awtorisadong tao at inihayag sa empleyado laban sa lagda.

Ang employer, sa kahilingan ng empleyado alinsunod sa Art. 62 ng Labor Code ng Russian Federation ay obligadong magbigay sa kanya ng isang sertipikadong kopya ng order (pagtuturo).

Narito ang isang halimbawang anyo ng isang journal para sa pagtatala ng mga order para sa pagbibigay ng mga dahon sa mga empleyado.

Log book ng mga order para sa pagbibigay ng bakasyon sa mga empleyado:

Ang mga paglalakbay sa negosyo ay ibinibigay para sa isa o higit pang mga empleyado isang order (pagtuturo) sa pagpapadala ng isang empleyado sa isang business trip (Form No. T-9) o isang order (instruction) sa pagpapadala ng mga empleyado sa isang business trip (Form No. T-9a).

Ang mga form na ito ay pinupunan ng isang empleyado ng human resources at nilagdaan ng manager o isang taong pinahintulutan niyang gawin ito. Ang batayan para sa pagpuno ay ang opisyal na pagtatalaga (form No. T-10a).

Dapat ipahiwatig ng order:

– apelyido at inisyal ng naka-post na manggagawa;

- structural subdivision;

– posisyon (espesyalidad o propesyon) ng taong ipinadala;

– lugar, oras ng business trip at layunin nito.

Narito ang isang tinatayang anyo ng isang journal para sa pagtatala ng mga order para sa secondment ng mga manggagawa.

Journal ng mga order para sa pagpapadala ng mga manggagawa

Kapag nagrerehistro ng isang relasyon sa trabaho, ang isang personal na file ay binuksan, na nakarehistro sa accounting journal. Nasa ibaba ang isang sample nito. Sa artikulo ay sasagutin namin ang mga katanungan ng interes tungkol sa pagtatrabaho sa dokumentong ipinahiwatig sa itaas.

Ang pagbuo nito ay nagsisimula mula sa sandaling inilabas ang hiring order at magpapatuloy hanggang sa pagpapaalis. Ang pamamahala ng negosyo ay walang obligasyon na irehistro ang mga file ng empleyado. Ayon sa Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation noong Mayo 30, 2006 No. 609, nalalapat lamang ito sa mga awtoridad ng estado at munisipyo.

Sa kabila nito, ginawa ng maraming negosyo ang kanilang responsibilidad para sa mga departamento ng HR na panatilihin ang dokumentong ito. Kasunod nito, lubos nitong pinapasimple ang gawain, dahil ang lahat ng impormasyon ay sistematiko at ang paghahanap para dito ay tumatagal ng isang minimum na oras.

Ano ang kasama sa personal na file ng empleyado?

Ito ay isang folder na may mga dokumento (mga kopya) na natahi dito para sa isang indibidwal na empleyado. Tingnan natin ang listahan:

aplikasyon para sa trabaho;
na may karagdagang mga kasunduan;
talaan ng personal na tauhan;
isang self-written questionnaire o autobiography;
kopya ng diploma sa edukasyon;
Deskripsyon ng trabaho;
mga katangian, mga liham ng rekomendasyon;
mga kopya ng pasaporte, sertipiko ng kasal, sertipiko ng kapanganakan ng mga bata;
mga extract ng mga order ng tauhan (paglipat sa posisyon, mga presentasyon);
mga parangal, insentibo;
mga paglabag;
iba pang mga dokumento.

Paano maayos na mag-file ng personal na file ng empleyado

Kumpletuhin ang pahina ng pamagat. Ipahiwatig ang iyong apelyido, unang pangalan, patronymic, petsa ng pagsisimula ng trabaho (ito ay kasabay ng araw na isinampa ang kaso) at itinalagang numero. Gumawa ng mga entry sa maayos na sulat-kamay at sa asul, itim o lila na tinta. Iwasan ang mga gasgas at pagwawasto.

Tiyaking gumawa ng imbentaryo ng impormasyon sa iyong personal na folder. Para sa bawat dokumento ang sumusunod na impormasyon ay makikita:

Pangalan;
petsa ng paghaharap;
bilang ng mga sheet;
ang imbentaryo ay pinatunayan ng isang awtorisadong espesyalista.

Sample na pahina ng pamagat ng personal na file ng empleyado

Kapag ang isang dokumento ay tinanggal mula sa folder, isang marka ang inilalagay sa panloob na imbentaryo. Kasama sa mga ito ang isang kapalit na sertipiko, na nagpapakita kung kailan, kanino, bakit, at kung gaano katagal kinuha ang papel. Na-certify sa pamamagitan ng mga lagda ng awtorisadong empleyado at ng taong nakatanggap nito. Ang pag-withdraw ay posible lamang sa pahintulot ng pinuno ng negosyo o pinuno ng departamento ng tauhan.

Minsan kinakailangan na gumawa ng mga pagwawasto sa pahina ng pamagat o sa listahan ng mga dokumento. Nangyayari ito kapag binago ng isang tao ang kanyang apelyido o iba pang data, at gayundin kung ang paglilinaw ng impormasyon ay naiiba sa data na naipasok na (ang patronymic ay naipasok nang hindi tama). Sa sitwasyong ito, dapat patunayan ng opisyal ng tauhan ang mga pagwawasto na ginawa gamit ang selyo ng negosyo at ang kanyang pirma.

Huwag kalimutan ang tungkol sa pagkuha ng litrato. Sa likurang bahagi ng larawan ay nakasulat ang apelyido, unang pangalan, at patronymic ng empleyado na inilalarawan. Ang impormasyon ay pinatunayan ng isang espesyalista sa tauhan at ng selyo ng employer. Ipahiwatig ang petsa kung kailan kinunan ang larawan.

Ang lahat ng mga folder ay naka-staple at naitala sa log book.

Pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado

Ang mga dokumento ay naka-imbak sa isang hindi masusunog na cabinet, na naka-lock at selyado.

Ang pinuno ng departamento ng HR at ang espesyalista na nagtatrabaho sa mga dokumentong ito ay may access sa database ng mga personal na folder. Siya ay hinirang sa pamamagitan ng utos at sumasailalim sa mga tagubilin. Ang opisyal ng tauhan ay kinakailangan ding maging pamilyar sa dokumentong pinagtibay sa negosyo.

Kung kinakailangan, ang impormasyon ay maaaring gamitin ng agarang superbisor ng empleyado. Upang makakuha ng impormasyon, ang taong interesado ay nakikipag-ugnayan sa pinuno ng departamento ng HR o ng negosyo. Ang isang utos ay inilabas upang maging pamilyar sa mga dokumento. Ang impormasyon lamang na nakakatugon sa itinuro na kahilingan ang ibinigay. Bago matanggap ang impormasyon ng interes, ang pinuno ng departamento o iba pang opisyal ay pamilyar sa Mga Regulasyon sa Personal na Data ng mga Empleyado na inaprubahan ng negosyo at kinukumpirma ito ng isang lagda.

Tanging ang empleyado ang may libreng access sa kanyang trabaho. Maaari itong maibigay sa kanya laban sa lagda bago matapos ang araw ng trabaho. Pagkatapos kung saan ang folder ay ibinalik sa lugar nito.

Gaano katagal iniimbak ang mga file ng empleyado?

Pagkatapos ng pagpapaalis o pagreretiro, ang mga folder ay maaaring ilipat sa isang bagong lugar ng trabaho (sa espesyal na kahilingan) o ipadala sa archive.

Kasabay nito, ang panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento sa departamento ng mga tauhan ay: 10 taon para sa mga tagapaglingkod sibil at tatlong taon para sa lahat ng iba pa.

Kapag ang isang file ay inilipat sa archive, ito ay tinatahi, binibilangan at inilarawan. Naka-imbak ng 75 taon.

Pagkatapos ng deadline, ang mga dokumento ay nawasak. Gayunpaman, ang personal na data ng mga mamamayan na humawak ng mga posisyon sa pamumuno o nagkaroon ng mga parangal at titulo ng gobyerno ay permanenteng iniimbak.

Ang pamamahala sa mga gawain ng empleyado ay nangangailangan ng karagdagang oras at mga mapagkukunan ng tauhan. Ngunit ang isang maayos na nabuong database ay isang mahusay na katulong sa gawain ng isang negosyo.

Ang isang manager na gustong kontrolin ang kalidad ng trabaho at mga pagbabago sa tauhan sa isang organisasyon ay dapat lumikha ng isang sistema para sa pagtatala ng data ng mga tauhan. Siya ay may karapatang mag-isyu ng isang order na naglalaman ng mga tagubilin para sa pag-compile ng mga personal na file ng mga empleyado, pati na rin ang isang listahan ng mga responsable para sa mga rekord ng tauhan.

Ano ang personal na file ng empleyado?

Ito ay isang hanay ng mga dokumento tungkol sa isang empleyado ng kumpanya. Naglalaman din ito ng kanyang personal na data, impormasyon tungkol sa karanasan sa trabaho at mga tagumpay sa karera. Ang mga kagawaran ng tauhan sa mga istruktura ng gobyerno at departamento (Artikulo 42 Blg. 79-FZ ng Hulyo 27, 2004) ay kinakailangang gumawa at mag-imbak ng mga file sa mga empleyado. Sa mga komersyal at sibil na organisasyon, ang mga isyu sa HR ay nareresolba sa pagpapasya ng tagapamahala.

Paano dapat i-format ang isang log book?

Kung ang patakaran ng kumpanya ay nagbibigay para sa pagkakaroon ng mga file ng tauhan, ang espesyalista sa HR ay gumuhit ng isang dossier at nagpapanatili ng isang logbook. Maaaring buksan ang mga kaso para sa bawat empleyado o para sa mga pangunahing empleyado ng kumpanya:

pamamahala at mga kinatawan;
mga eksperto sa kumpanya;
mga empleyado ng mga posisyon na may mataas na antas ng materyal at pananagutan sa pananalapi;
mga empleyado na may mga prospect sa karera.

Ang database ng empleyado na nakaayos ayon sa alpabeto at chronologically ay maginhawa at kinakailangan para sa agarang pagpili ng impormasyon.

Ang pamamaraan para sa pagproseso at pagrehistro ng mga personal na file ay itinatag ng mga panloob na dokumento ng kumpanya - mga tagubilin para sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan o mga tagubilin para sa mga rekord ng tauhan. Paggawa ng mga tagubilin tulad nito:

Piliin at ipahiwatig ang mga posisyon kung saan kinakailangan ang isang personal na file.
Isulat kung aling mga dokumento ang dapat isumite sa orihinal, at kung aling mga kopya ang sapat.
Bumuo ng isang mekanismo para sa edukasyon at mga panuntunan para sa pag-iimbak ng mga personal na file.
Lumikha ng isang rehistro ng mga responsable para sa database.

Kapag kumukuha ng part-time na staff, ang manager ay may karapatang gumawa ng file sa bawat upahang empleyado. Ang kaso ay iginuhit sa pangkalahatang paraan; ang isang photocopy ng part-time na pasaporte ng manggagawa at mga dokumento na nagpapatunay ng kanyang mga kwalipikasyon (kung kinakailangan) ay nakalakip sa kontrata sa pagtatrabaho.

Paano gumawa ng mga dokumento para sa isang kaso

Kapag gumuhit ng isang kasunduan sa isang bagong empleyado, ang espesyalista sa HR ay lumilikha ng isang folder na may isang personal na file. Nag-file siya ng kontrata at mga karagdagang kasunduan, resume, mga kopya ng mga dokumento at personal na card ng empleyado sa folder.

Ipinagbabawal na isama sa dossier ang impormasyon tungkol sa mga paniniwala ng mga tauhan ng kumpanya tungkol sa pulitika at relihiyon, pati na rin ang pakikilahok sa gawain ng mga pampublikong organisasyon. Ang pagbubukod ay ang nakasulat na pahintulot ng empleyado.

Punan ang pahina ng pamagat - sample

Ang mga dokumento mula sa personal na file ay inilalagay sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod sa isang binder. Sa pahina ng pamagat ay ipahiwatig alinsunod sa GOST 17914–72:

BUONG PANGALAN. empleado;
petsa ng pagtatapos ng kontrata;
petsa ng pagsasampa ng kaso;
serial number.

Ang serial number ng folder ay dapat tumugma sa dossier number sa accounting book. Ito ay iginuhit alinsunod sa talata "b" ng Art. 695 Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala. Ang data sa mga pahina ng kaso ay ipinasok nang manu-mano, nababasa, gamit ang isang asul o itim na panulat.

Mga panuntunan para sa paglikha ng isang dossier

Ang komposisyon ng personal na file ay pribado na tinutukoy ng administrasyon ng kumpanya. Karaniwang hanay ng mga dokumento:

isang nakumpletong form ng aplikasyon sa pagtatrabaho;
aplikasyon para sa isang trabaho;
photocopy ng order;
mga kopya ng mga pahina ng pasaporte na may pagpaparehistro at larawan;
mga kopya ng TIN at SNILS;
dokumento sa edukasyon;
personal na card at litrato;
mga rekomendasyon mula sa mga dating employer;
isang kopya ng kontrata sa pagtatrabaho;
paglalarawan ng mga nilalaman ng folder.

Mga karagdagang dokumento:

mga sertipiko ng kasal/diborsyo/kapanganakan;
mga sertipiko, mga order sa paglilipat;
mga dokumento sa mga bonus at multa;
mga sertipiko ng kita;
mga sertipiko, diploma;
iba pa.

Sa loob ng folder, ang mga dokumento ay nakaayos ayon sa kronolohiya ng pagtanggap, habang ang mga papel para sa pansamantalang imbakan ay dapat na matatagpuan nang hiwalay mula sa mga permanenteng maiimbak. Ang mga aplikasyon ay dapat itago kasama ang mga dokumento kung saan nauugnay ang mga ito.

Hindi alam ng lahat ng mga tauhan ng manggagawa kung ilang mga sheet ang maaaring nasa file. Ang mga patakaran ng pamamahala ng opisina ay nagsasaad na ang kapal ng folder ay hindi maaaring lumampas sa 4 cm - mas makapal na mga file ay dapat nahahati sa dalawang volume.

Ang personal na file ay isang dokumentong sarado mula sa mga tagalabas. Tanging ang manager at HR specialist ang may access sa data ng empleyado.

Paano lumikha ng isang panloob na imbentaryo - sample

Pinunan ng HR specialist ang isang panloob na imbentaryo ng nilalaman sa anyo ng isang talahanayan. Ang imbentaryo ay lumalaki habang ang folder ay nilagyan muli at naglalaman ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga nakalakip na dokumento, kanilang mga numero, pangalan at bilang ng mga sheet. Ang mga pahina ng imbentaryo ay hindi kasama sa tuloy-tuloy na pagnunumero.

Ang isang entry ay ginawa sa imbentaryo na nagsasaad ng kabuuang bilang ng mga nakalakip na dokumento at case sheet. Ang responsableng espesyalista ay pumipirma at nagpapahiwatig ng posisyon at kasalukuyang petsa.

Mga pangalan ng column ng panloob na imbentaryo:

numero ayon sa personal na talaan ng talaan;
index ng dokumento - ayon sa nomenclature;
petsa ng paghahanda ng dokumento;
petsa ng pagtanggap ng dokumento sa kaso;
tala.

Pagpaparehistro pagkatapos ng pagpapaalis ng isang empleyado

Kapag ang dossier ay ipinadala sa archive, ang espesyalista sa tauhan ay gumuhit ng isang sheet ng sertipikasyon, na nagpapahiwatig ng bilang ng mga sheet ng kaso, ang bilang ng mga sheet ng imbentaryo at nagpapahiwatig ng mga bilang ng mga nawawalang pahina. Nag-iwan din siya ng isang tala, kung saan itinala niya ang mga kakaiba ng teknikal na estado ng kaso - hindi mabasa na teksto, nakadikit na mga sheet, punit na mga pahina. Sa pagtatapos ng imbentaryo, pinirmahan at isinulat ng empleyado ang petsa kung kailan inilipat ang kaso sa archive.

Ang panloob na form ng imbentaryo ay matatagpuan.

Ang pamamaraan para sa pagtatala at pag-iimbak ng mga dokumento sa organisasyon

Upang magparehistro, ang isang journal o record book ay nilikha sa departamento ng mga tauhan, kung saan ang mga numero ng bawat dossier ay ipinasok sa pagkakasunud-sunod.

Personal na talaan journal - sample

Ang accounting book ay pinupunan ayon sa karaniwang form. Mga pangunahing hanay:

serial number;
numero ng kaso;
Buong pangalan at posisyon ng empleyado;
petsa ng pagbuo ng kaso;
petsa ng paglipat ng kaso sa archive.

Ang responsableng empleyado, pagkatapos magtala ng impormasyon tungkol sa bagong kaso, ay naglalagay ng kanyang pirma. Form ng accounting journal.

Paano baguhin ang iyong dossier

Tanging isang espesyalista sa departamento ng HR, na tinutukoy sa pamamagitan ng utos ng direktor, at sa panahon ng bakasyon - ang isang espesyalista sa pag-arte ay may karapatang magpasok ng mga pagsasaayos sa isang personal na file. Ang mga pagwawasto ay ginawa alinsunod sa mga kinakailangan para sa pagpuno ng pangunahing dokumentasyon - ang maling inskripsyon ay na-cross out na may pahalang na linya, at isang pirma at petsa ay inilalagay sa tabi nito. Ang mga kopya ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng pangangailangan para sa mga pagsasaayos ay nakalakip sa kaso.

Mga tampok ng pag-iimbak ng mga personal na file

Ang mga file ng empleyado ay dapat na naka-imbak sa paraang maiwasan ang pag-access sa kanila ng mga third party. Ang mga kaso ay inilalagay sa isang iron safe, sa pagkakasunud-sunod ayon sa mga numero. Ang susi sa safe ay makukuha lamang ng manager at ng empleyadong responsable para sa mga rekord ng tauhan.

Ang tagal ng pag-imbak ng file sa departamento ng HR ay hangga't nagtatrabaho ang empleyado. Mula sa sandali ng pagpapaalis, ang dossier ay inilipat sa mga archive, at isang bagong panahon ng imbakan ay itinalaga - 75 taon. Sa serbisyong sibil, pagkatapos ma-dismiss ang isang empleyado, ang file na may file ay nananatili sa departamento ng tauhan sa loob ng 10 taon, at pagkatapos lamang ay ipinadala sa archive.

Pamilyar sa personal na dossier

Ang isang personal na file ay hindi ibinibigay sa empleyado, maliban kung may utos mula sa pinuno ng kumpanya. Bawat taon, ang isang espesyalista mula sa departamento ng HR, sa presensya ng komisyon, ay nagbibigay ng file sa empleyado para sa pagsusuri. Wala siyang karapatang gumawa ng mga pagsasaayos, magdagdag o magtanggal ng dokumentasyon mula sa folder. Kung matuklasan ang anumang mga kamalian, obligado siyang iulat ito sa taong responsable para sa mga tauhan, na nag-attach ng mga kopya ng mga sumusuportang dokumento sa aplikasyon.

Sa pagtanggap ng dossier sa pamamagitan ng utos ng manager, pumirma ang empleyado sa accounting journal.

Ang mga istruktura ng estado at mga pribadong negosyo ay obligadong tratuhin ang accounting nang pantay na responsable at, kapag bumubuo ng isang base ng dossier, sumunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyon at GOST tungkol sa paghahanda ng dokumentasyon ng panloob na kumpanya. Kapag nagtatrabaho sa mga kaso, ang isang espesyalista sa tauhan ay obligadong sumunod sa mga kinakailangan ng Labor Code ng Russian Federation sa larangan ng pagprotekta sa personal na data ng mga empleyado.