Personal na talaan ng log form. Personal na file: mga tampok ng disenyo at pagpapanatili

Ang isang empleyado ng HR ay kailangang magkaroon ng tumpak, kumpleto at layunin na impormasyon tungkol sa mga empleyado ng kumpanya. Ang mga personal na dokumento ng accounting na naglalaman ng impormasyon tungkol sa empleyado at ang kanyang aktibidad sa trabaho ay, bilang panuntunan, na nakolekta sa isang uri ng dossier - isang personal na file. Ang personal na file ng isang empleyado ay isang hanay ng mga dokumento na may kaugnayan sa pagkuha, proseso ng promosyon, pagsunod sa mga kinakailangan sa disiplina sa paggawa, pagwawakas ng relasyon sa trabaho ng empleyado sa employer, atbp. Ngayon ay pag-uusapan natin kung paano wastong bumalangkas ng mga personal na file ng mga empleyado, at Tingnan natin ang ilan sa mga tampok ng kanilang disenyo.

Ang isang personal na file ay isang hanay ng mga dokumento na naglalaman ng pinaka kumpletong impormasyon tungkol sa empleyado at sa kanyang mga aktibidad sa trabaho.

Una sa lahat, tandaan namin na ang pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado ay hindi sapilitan para sa lahat ng mga kategorya ng mga empleyado.

Tandaan! Ang isang personal na file ay pinananatili sa layunin ng pag-systematize ng mga umiiral na dokumento para sa mga empleyado, pagbubuod ng impormasyon tungkol sa mga ito sa isang lugar

Ang ipinag-uutos na pamamahala ng mga personal na file ay ibinibigay, halimbawa, sa serbisyong sibil ng estado alinsunod sa Art. 42 ng Pederal na Batas ng Hulyo 27, 2004 No. 79-FZ "Sa Serbisyo Sibil ng Estado ng Russian Federation" (mula dito ay tinutukoy bilang Batas sa Serbisyong Sibil). Para sa ibang mga empleyado, ang obligasyon at pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga personal na gawain ay maaaring matukoy ng mga lokal na regulasyon ng employer.

Kaya, ang mga personal na file ay maaaring itago kapwa para sa lahat ng empleyado at para sa isang tiyak na kategorya ng mga ito. Sa mga negosyo, ipinapayong mapanatili ang mga personal na file para sa mga sumusunod na pangunahing kategorya ng mga empleyado:

• mga tagapamahala (pinuno ng negosyo, kanyang mga kinatawan, katulong);
• mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon at kanilang mga kinatawan;
• punong (nangungunang) mga espesyalista;
• mga empleyado na pinagkatiwalaan ng buong pananagutan sa pananalapi;
• mga empleyadong kasama sa reserbang tauhan para sa promosyon sa pinakamahalagang posisyon;
• mga empleyado na tinitiyak ang paggana ng katawan (kaparaanan) para sa pamamahala ng mga aktibidad ng negosyo.

Gayunpaman, sa maraming mga organisasyon, ang mga personal na file ay itinatago para sa lahat ng mga empleyado, anuman ang katayuan at trabaho na ginawa (kabilang ang mga teknikal na tauhan), dahil ang isang personal na file ay isang napaka-maginhawang mapagkukunan ng impormasyon tungkol sa bawat empleyado: lahat ng mga kopya ng mga personal na dokumento ng empleyado, mga order. para sa empleyadong ito at iba pang mga dokumento.

Pinapanatili ng aming organisasyon ang mga personal na file ng ilang empleyado. Kasabay nito, walang malinaw na ideya kung anong mga dokumento at kung paano mag-imbak sa isang personal na file at, pinaka-mahalaga, sa kung anong mga kaso ito ay talagang kailangang buksan. Ang organisasyon ay wala ring anumang mga panloob na dokumento sa bagay na ito. Sa kasalukuyan, nais naming dagdagan ang Mga Tagubilin para sa Pamamahala ng Mga Rekord ng Tauhan ng isang seksyon na nakatuon sa mga personal na gawain ng mga empleyado. Anong mga punto ang dapat mong isaalang-alang sa pagbuo ng seksyong ito?

Dahil sa mga kaso kung saan hindi natin pinag-uusapan ang paghahanda ng mga dokumento ng tauhan sa serbisyong sibil ng estado, ang mga isyu sa pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay nalutas sa pagpapasya ng employer, ang pagbuo at pag-apruba ng isang lokal na batas sa regulasyon ay tiyak na hindi maging kalabisan.

Kung ang iyong organisasyon ay may Mga Tagubilin para sa Pamamahala ng Mga Talaan ng Tauhan, makatuwiran kung ang isang hiwalay na seksyon nito ay partikular na nakatuon sa pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado.

Ang nasabing seksyon ay maaari ding isama sa iba pang mga lokal na aksyon na kumokontrol sa pamamaraan para sa pagproseso at pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan.

Mas gusto ng ilang mga tagapag-empleyo na bumuo ng isang hiwalay na dokumento na isinasaalang-alang ang lahat ng mga nuances ng pagsasagawa ng mga personal na gawain.

Anuman ang form na iyong pinili, kapag kinokontrol ang trabaho sa mga personal na file, kailangan mong linawin:

• mga kategorya ng mga empleyado kung saan pinapanatili ang mga personal na file (ito ang lahat ng empleyado ng organisasyon o, halimbawa, mga tagapamahala lamang ng lahat ng antas ng pamamahala);
• paraan ng paglikha ng mga personal na file;
• komposisyon ng mga dokumento ng mga personal na file (kabilang ang isang indikasyon kung aling mga dokumento ang isinampa sa mga orihinal at kung alin sa mga kopya);
• listahan ng mga taong responsable para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga personal na file;
• pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga personal na gawain;
• ang pamamaraan para sa pamilyar sa mga empleyado ng mga dokumento na nakaimbak sa mga personal na file;
• pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga personal na file pagkatapos ng pagpapaalis ng isang empleyado; iba pang impormasyon.

Kailangan bang magbukas ng personal na file para sa isang part-time na manggagawa?

Ang sagot sa tanong na ito ay depende sa kung ang part-time na manggagawa ay sumasakop sa isang posisyon sa organisasyon kung saan ang employer ay nagbibigay para sa mandatoryong pagpapanatili ng isang personal na file.

Kung ang pagpapanatili ng isang personal na file ay ibinigay, pagkatapos ay dapat itong panatilihin anuman ang katayuan ng empleyado. Sa kasong ito, malamang, isang bagong personal na file ang mabubuksan para sa mga panlabas na part-time na manggagawa, at ang mga dokumentong nauugnay sa panloob na part-time na manggagawa ay maaaring ihain sa umiiral na personal na file ng empleyadong ito (kung ito ay pinananatili).

Ang isang part-time na personal na file ng empleyado ay nilikha alinsunod sa pangkalahatang pamamaraan na itinatag para sa pagsasagawa ng mga talaan ng tauhan sa isang partikular na employer.

Kaya, alinsunod sa Art. 283 ng Labor Code ng Russian Federation, kapag nag-aaplay para sa isang part-time na trabaho, ang isang empleyado ay kinakailangang magpakita ng pasaporte o iba pang dokumento ng pagkakakilanlan. Kapag kumukuha ng part-time na trabaho na nangangailangan ng espesyal na kaalaman, may karapatan ang employer na hilingin sa empleyado na magpakita ng diploma o iba pang dokumento sa edukasyon o propesyonal na pagsasanay o nararapat na sertipikadong mga kopya nito, at kapag kumukuha para sa pagsusumikap, magtrabaho kasama ang nakakapinsala at (o) mapanganib na mga kondisyon sa pagtatrabaho - isang sertipiko tungkol sa kalikasan at mga kondisyon sa pagtatrabaho sa pangunahing lugar ng trabaho. Ang mga kopya ng mga nakalistang dokumento ay dapat isama sa personal na file ng part-time na manggagawa.

INITIAL NA PAGBUO NG PERSONAL NA KASAYSAYAN

Ang pagbuo ng isang personal na file ay isinasagawa para sa layunin ng maayos na pagpapangkat ng mga dokumentadong impormasyon tungkol sa empleyado nang direkta kapag nagrerehistro ng mga relasyon sa paggawa sa empleyado.

Ang isang personal na file ay karaniwang nilikha sa isang hiwalay na folder para sa bawat empleyado. Ito ang pinaka-maginhawang paraan ng pag-systematize ng personal na data ng mga empleyado. Dapat alalahanin na ipinagbabawal na tumanggap, magproseso at mag-attach sa personal na file ng empleyado ng personal na data tungkol sa kanyang pampulitika, relihiyon at iba pang paniniwala, pribadong buhay, pagiging miyembro sa mga pampublikong asosasyon, kabilang ang mga unyon ng manggagawa.

Mayroon bang anumang mga kinakailangan sa regulasyon para sa anyo ng mga personal na gawain?

SA No. 12‘Sa pagsasagawa, ang mga personal na dokumento ng file ay inilalagay sa isang binder, sa pabalat kung saan ang serial number na itinalaga sa kaso ay nakakabit. Sa ilalim ng numerong ito, ang personal na file ay nakarehistro sa aklat (journal) ng mga personal na file (sugnay "b" ng Artikulo 695 ng Listahan ng mga karaniwang administratibong dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan, na inaprubahan ng order Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, No. 558).

Pagkatapos ng pagpapaalis ng empleyado, ang personal na file ay tinanggal mula sa folder, na inihanda para sa paglipat sa archive ng organisasyon at idineposito.

Anong impormasyon ang dapat isama sa aklat (journal) ng mga personal na gawain?

Ang aklat (journal) ng mga personal na gawain (Appendix 1) ay maaaring naglalaman ng sumusunod na impormasyon:

• serial number ng kaso;
• apelyido, unang pangalan, patronymic ng empleyado;
• petsa ng paunang pagbuo ng kaso;
• petsa ng paglipat ng kaso sa archive;
• ibang impormasyon sa pagpapasya ng employer.

Ang pagbuo at pagpapanatili ng mga personal na file, tulad ng nabanggit na namin, ay isinasagawa alinsunod sa mga patakaran ng pag-iingat ng rekord na ipinapatupad para sa isang partikular na employer.

Sa una, ang mga dokumento na nagpapapormal sa proseso ng pag-hire ay pinagsama-sama sa isang personal na file, at pagkatapos ay ang lahat ng mga pangunahing dokumento na nauugnay sa aktibidad sa trabaho ng empleyado.

Anong mga dokumento ang kasama sa personal na file ng isang empleyado sa paunang pagbuo nito? At ang naturang listahan ba ay nakapaloob sa isang regulasyong batas?

Ang listahan ng mga dokumento na dapat na nilalaman sa isang personal na file ay hindi tinukoy ng batas ng Russian Federation.

Para sa mga tagapaglingkod sibil ng estado, itinakda na ang kanilang personal na data at iba pang impormasyon na may kaugnayan sa pagpasok sa serbisyo sibil, ang pagpasa nito at pagtanggal sa serbisyo sibil at kinakailangan upang matiyak na ang mga aktibidad ng katawan ng estado ay naipasok sa kanilang personal na file (Bahagi 3 ng Artikulo 42 ng Batas sa Serbisyong Sibil).

Ang mga sumusunod na dokumento ay kasama sa mga personal na file:

• panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso;
• talatanungan o talatanungan ng personal na tauhan;
• isang kopya ng isang dokumento ng pagkakakilanlan;
• sariling talambuhay;
• mga kopya ng mga dokumento sa edukasyon, mga kwalipikasyon o espesyal na kaalaman, kung ang pagkakaloob ng mga dokumentong ito ay ipinag-uutos para sa paghawak sa may-katuturang posisyon;
• isang kopya ng sertipiko ng seguro ng seguro sa pensiyon ng estado;
• isang kopya ng sertipiko ng pagpaparehistro ng isang indibidwal na may awtoridad sa buwis (kung ipinakita ito ng empleyado);
• mga kopya ng mga dokumento sa pagpaparehistro ng militar para sa mga mananagot para sa serbisyo militar at mga taong napapailalim sa conscription para sa serbisyo militar;
• ang mga resulta ng isang paunang medikal na pagsusuri (pagsusuri) na isinagawa upang matukoy ang pagiging angkop ng mga manggagawang ito upang maisagawa ang nakatalagang trabaho (sa mga kaso na itinakda ng batas);
• mga kopya ng mga dokumento na nagpapatunay sa karapatan ng empleyado sa mga bawas sa buwis na ibinigay para sa Art. 218 Tax Code ng Russian Federation;
• mga kopya ng mga dokumento na nagtatatag ng kapansanan at ang antas ng limitasyon ng kakayahang magtrabaho (kung ipinakita ng empleyado);
• mga dokumento na may kaugnayan sa pagkuha ng access sa impormasyon na bumubuo ng isang estado o iba pang lihim na protektado ng batas (kung ang pagganap ng mga tungkulin sa posisyon na hawak ay nagsasangkot ng paggamit ng naturang impormasyon);
• isang kopya ng kontrata sa pagtatrabaho (o isang kopya nito kung ang mga orihinal na kontrata ay itinatago sa isang hiwalay na file);
• isang kopya ng order (pagtuturo) sa pagkuha;
• isang kopya ng paglalarawan ng trabaho ng empleyado;
• isang kopya ng kasunduan sa buong pananagutan sa pananalapi (kung ang empleyado ay isang taong responsable sa pananalapi at isang kasunduan ay natapos sa kanya).

Panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso

Ang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso ay may pinag-isang form, na ibinigay ng Pangunahing Panuntunan para sa Operasyon ng mga Archive ng Mga Organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng Lupon ng Rosarkhiv na may petsang 02/06/2002). Karaniwan, ang naturang imbentaryo ay inilalagay sa file na naglalaman ng pinakamahalagang dokumento kapag inihahanda ito para sa pagsusumite sa archive. Gayunpaman, ang isang personal na file ay isang pagbubukod - isang imbentaryo ng mga dokumento ay isinasagawa kaagad sa pagkakatatag nito at inihain sa pinakadulo simula (Appendix 2). Kapag nagpapanatili ng isang personal na file, ang lahat ng mga dokumento na isinampa dito ay ipinasok sa panloob na imbentaryo.

Personal na sheet para sa mga rekord ng tauhan

Ang record sheet ng personal na tauhan ay isang dokumento ng accounting na nagbubunyag ng impormasyon tungkol sa personal na data ng empleyado, ang kanyang aktibidad sa trabaho, mga insentibo, atbp. Ang nilalaman ng dokumentong ito, bilang panuntunan, ay isang "kwestyoner" na may nakahanda na lugar para sa pagpasok ng mga sagot (Appendix 3).

Ang personal na sheet ay naglalaman ng isang listahan ng mga tanong tungkol sa talambuhay na data ng empleyado, edukasyon, trabaho na isinagawa mula noong simula ng trabaho, katayuan sa pag-aasawa, pananatili sa ibang bansa, pakikilahok sa mga inihalal na katawan, atbp.

Ang personal na form ay pinupunan sa pamamagitan ng kamay sa trabaho ng empleyado mismo sa isang kopya nang walang mga blots o pagwawasto, pinirmahan at napetsahan. Ang pagkakumpleto at kawastuhan ng pagpuno sa personal na sheet ay sinusuri ng isang kawani ng serbisyo ng tauhan na may mga entry sa mga dokumento tulad ng isang pasaporte, libro ng trabaho, diploma, ID ng militar, atbp.

Palatanungan

Ang isa pang uri ng dokumento ng accounting sa isang personal na file ay isang palatanungan, na maaaring naglalaman ng mga katulad na tanong.

Kaya, kung minsan, sa halip na isang personal na talaan ng mga tauhan, ginagamit ang isang talatanungan, na naglalaman ng mga karaniwang hanay ng mga personal na sheet, ngunit pinupunan ng aplikante bago matanggap at isasama sa personal na file lamang kung ang aplikanteng ito ay naging isang empleyado ng organisasyon. Ang isang personal na file ay maaaring magsama ng parehong questionnaire at isang personal na sheet.

Maipapayo na ang mga anyo ng mga dokumento tulad ng isang personal na talaan ng mga tauhan, isang palatanungan, ay aprubahan ng employer nang nakapag-iisa, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga aktibidad nito.

MAINTENANCE NG PERSONAL NA NEGOSYO

Sa panahon ng kanyang buhay nagtatrabaho, ang personal na file ng empleyado ay maaaring dagdagan ng mga sumusunod na dokumento:

• mga kopya ng mga karagdagang kasunduan sa kontrata sa pagtatrabaho (o mga kopya nito);
• mga abiso ng mga pagbabago sa mga tuntunin ng kontrata sa pagtatrabaho sa inisyatiba ng employer;
• mga kopya ng mga utos sa paglipat sa ibang trabaho, sa promosyon, aplikasyon at pagtanggal ng mga parusang pandisiplina;
• mga kopya ng mga dokumento na nagpapatunay ng mga pagbabago sa biograpikong impormasyon tungkol sa empleyado;
• mga kopya ng mga paliwanag na tala at ulat, mga pahayag ng empleyado sa iba't ibang mga isyu;
• mga materyales sa sertipikasyon (kung ang mga ito ay isinasagawa na may kaugnayan sa empleyado);
• mga resulta ng ipinag-uutos na pana-panahong medikal na eksaminasyon (pagsusuri);
• mga dokumento na nagsilbing batayan para sa pagpapalabas ng isang utos upang wakasan (wakas) ang kontrata sa pagtatrabaho;
• isang kopya ng utos upang wakasan ang kontrata sa pagtatrabaho;
• isang kopya ng work book;
• iba pang mga dokumentong may kaugnayan sa trabaho.

Tandaan! Ang mga dokumentong natanggap sa personal na file ay nakaayos sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod

Bilang karagdagan sa mga nakalista, ang personal na file ay maaari ring magsama ng ilang iba pang mga dokumento (halimbawa, mga dokumento tungkol sa empleyado na pumasa sa isang kompetisyon upang punan ang isang bakanteng posisyon, mga kopya ng mga dokumento tungkol sa paggawad sa empleyado (paggawad sa kanya ng mga titulong parangal, paggawad sa kanya ng isang diploma). , atbp.), atbp.).

Bilang karagdagan, ang isang larawan ng empleyado sa format na itinatag ng organisasyon (karaniwan ay 4 x 6 cm) ay inilalagay sa personal na file (ngunit hindi naka-file dito). Ang apelyido, unang pangalan at patronymic ng empleyado ay nakasaad sa likod ng litrato. Inirerekomenda na ang mga larawan ay i-update nang hindi bababa sa isang beses bawat limang taon, o kapag ang mga empleyado ay umabot sa edad na 20 at 45.

Kung sa panahon ng trabaho ay binago ng isang empleyado ang ilang impormasyon na ipinahiwatig sa kanyang personal na talaan ng mga tauhan, paano dapat baguhin ang data na ito sa mga personal na dokumento ng file? Siguro dapat mong muling ilabas ang iyong personal na sheet?

Ang mga empleyado ng HR na responsable sa pagpapanatili ng mga personal na file ay kinakailangan na patuloy na subaybayan ang kanilang katayuan at agad na gumawa ng mga pagbabago sa impormasyon ng accounting. Pakitandaan: sa kasong ito, hindi na kailangang gumawa ng anumang mga pagbabago o pagdaragdag sa personal personnel record sheet o questionnaire, at hindi na kailangang hilingin sa empleyado na punan muli ang mga dokumentong ito.

Ang lahat ng mga pagbabago sa mga kredensyal ng empleyado ay dapat ipakita sa hiwalay, karagdagang mga sheet. Bilang isang tuntunin, ang mga dokumentong ito ay tinatawag na "Addendum sa personal na talaan ng mga tauhan" ("Addendum sa talatanungan"). Karaniwang mayroon silang isang tabular form (Appendix 4) at binuo ayon sa pagpapasya ng employer.

Pinunan ng empleyado ng HR service ang karagdagan sa personal personnel record sheet pagkatapos matanggap ang mga dokumentong nagpapakita ng unang pagbabago sa mga katangian ng personal personnel record sheet. Ang lahat ng mga pagbabago (paggawad ng mga parangal ng pamahalaan, pagbibigay ng siyentipiko, militar, mga titulong karangalan at akademikong digri, edukasyon, kaalaman sa mga wika, pakikilahok sa mga inihalal na lehislatibo at kinatawan na mga katawan) ay ginawa batay sa mga nauugnay na dokumento.

Sa bawat oras na pagkatapos gumawa ng isa pang pagbabago, ang empleyado ng HR ay pumipirma ng karagdagan sa personal personnel record sheet.

Kung walang natitirang puwang sa form para gumawa ng mga kasunod na pagbabago, punan ang susunod na katulad na form.

Ang mga ipinag-uutos na detalye ng pagdaragdag sa talaan ng personal na tauhan ay mga tala sa pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga personal na file. Sa likurang bahagi ng personal na sheet, pagkatapos ng lahat ng iba pang impormasyon, isang tala ang ginawa: "na-verify ang personal na file," at isang petsa at pirma ang inilagay.

Sa susunod na isyu ng Handbook ng Opisyal ng Tauhan, susuriin natin ang mga tampok ng kasalukuyang pag-iimbak ng mga personal na file ng empleyado, pati na rin ang mga patakaran para sa paghahanda ng mga ito para sa pangmatagalang imbakan at para sa pag-file sa archive.

Annex 1

Isang halimbawa ng disenyo ng isang libro (journal) para sa pagtatala ng mga personal na gawain

Praktikal na paggamit

Sa oras ng paglalathala ng artikulong ito, ganap itong sumusunod sa kasalukuyang batas. Gayunpaman, nagbabago ang batas; ang pagiging angkop ng ilang mga tip ay maaaring depende sa iyong partikular na sitwasyon. Inirerekumenda namin na kumunsulta ka sa mga espesyalista kung ilalapat mo ang kaalaman na nakuha mula sa aming mga artikulo.

Petsa ng publikasyon: Agosto 2009

Kung mayroon kang isang maliit na kumpanya at isang accountant ang namamahala sa accounting at mga rekord ng tauhan, kadalasan ang lahat ng ito ay naka-imbak sa kanyang aparador. Ngunit kahit na sa kasong ito, ipinapayo namin sa iyo na magkaroon ng isang ideya kung ano, saan at kung paano mag-imbak - kung gayon, kahit na ang accountant ay tinanggal, hindi ka magkakaroon ng mga problema sa paghahanap ng mga kinakailangang dokumento.

Kung walang full-time na accountant, kung gayon sa pamamagitan ng pag-streamline ng sistema para sa pagkolekta at pag-iimbak ng mga dokumento, gagawin mong mas madali ang iyong buhay sa hinaharap at hindi mo sasayangin ang iyong oras sa paghahanap ng mga kinakailangang dokumento.

Mga dokumentong bumubuo.

Inirerekumenda namin ang pag-imbak ng mga naturang dokumento sa isang ligtas na lugar (halimbawa, sa isang ligtas), at ipinapayong magkaroon ng ilang naka-notaryo na mga kopya ng bawat isa sa kanila sa stock, upang kung kinakailangan (halimbawa, sa kahilingan ng isang katapat) hindi na kailangang tumakbo muli sa notaryo. Napakakomportable. Kaya, bilang isang pagpipilian, hindi na kailangang mag-imbak ng mga orihinal na dokumento sa opisina; sapat na ang mga notarized na kopya - kahit na para sa mga awtoridad sa inspeksyon. Ang mga orihinal, kapag hiniling, ay maaaring ibigay sa ibang pagkakataon, kadalasan ang panahong ito ay 5-10 araw. Posible na mangolekta ng mga naturang dokumento sa isang folder ng A4 na may naka-attach na mga transparent na file, ayusin ang mga ito sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, halimbawa, isang memorandum ng asosasyon, pagkatapos ay isang charter, isang sertipiko ng pagpaparehistro, at iba pa.

Kasunduan.

Magagawa mo ito sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto (sa pangalan ng katapat), magagawa mo ito ayon sa uri - upa, supply, pagbebenta, pautang, at iba pa, o maaari mo itong gawin sa pamamagitan ng numero. Hindi mahalaga kung gaano ka eksakto, ang pangunahing bagay ay upang makahanap ng isang pagpipilian kung saan magiging komportable ka sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang mga regular na folder na may mga divider ay madaling makayanan ang gawaing ito.

Panlabas at panloob na pangunahing mga dokumento ng accounting.

Mga invoice, kilos, invoice, card ng imbentaryo ng mga fixed asset, mga kinakailangan-invoice para sa pagpapawalang-bisa ng mga kalakal at materyales, mga aksyon ng imbentaryo, pagkomisyon, mga form na KS-2 at KS-3, mga waybill, at lahat ng iba pang iba't ibang dokumento sa pananalapi at accounting daloy ng kumpanya. Inirerekomenda naming iimbak ang mga ito, na pinaghihiwalay ayon sa uri, sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Para sa malalaking volume ng dokumentasyon - sa pamamagitan ng buwan na may pagbuo ng mga rehistro, na nagpapahiwatig ng numero, petsa at halaga ng dokumento. Kung ang batas ay hindi nangangailangan ng espesyal na disenyo, kung gayon ang mga folder ng karton at mga divider para sa kanila ay angkop din para sa mga naturang dokumento. Halimbawa, ito ay maginhawa upang lumikha ng hiwalay na mga folder para sa mga papasok at papalabas na mga invoice, pag-file ng mga ito sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod ayon sa petsa at numero. Ang parehong naaangkop sa mga sertipiko ng trabaho na isinagawa o mga serbisyong ibinigay. Ang mga invoice, bilang pangunahing dokumento para sa accounting ng buwis sa VAT, ay dapat na naka-imbak nang hiwalay alinsunod sa talaan ng mga natanggap at nai-isyu na mga invoice, gayundin kapag ibinibigay ang mga ito sa mga customer o natanggap mula sa mga supplier. Bilang karagdagan, sa mga dokumento kung saan kailangan mong makakuha ng karagdagang impormasyon o isang piraso ng papel (halimbawa, isang kapangyarihan ng abogado na tumanggap ng mga kalakal at materyales) o gumawa ng mga pagwawasto, inirerekumenda namin ang paggamit ng mga malagkit na bookmark - gamit ang mga ito ay madaling matukoy aling dokumento ang nangangailangan ng pagpapabuti.

Mga dokumento sa bangko.

Sa parehong mga folder ng karton, pinaghiwa-hiwalay ayon sa account at bangko - kung mayroong ilang mga kasalukuyang account, ayon din sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Mga dokumento at dokumento sa pagbabayad - ang mga batayan para sa pagbabayad (invoice) para sa araw ng transaksyon ay isinampa sa bank statement. Kung gumagamit ka ng bank-client system sa iyong trabaho, hindi na kailangang mag-print ng mga statement araw-araw - magagawa mo ito nang isang beses bawat panahon, halimbawa, bawat buwan. Sa kasong ito, maaaring i-file ang mga invoice sa isang hiwalay na folder - "mga bayad na invoice". Dapat tandaan na ang iba't ibang mga bangko ay may iba't ibang mga kondisyon - sa ilan, ang mga pahayag ay magagamit para sa buong tagal ng kasunduan sa paggamit ng elektronikong sistema ng pagbabayad, sa iba ang panahong ito ay maaaring limitado. At pagkatapos ay kailangan mong humiling ng mga kopya ng papel, at ang naturang serbisyo sa bangko ay maaaring magastos ng pera. Maingat na pag-aralan ang kontrata para sa pagkonekta sa system kapag pinirmahan ito at ang mga taripa ng bangko. Kung mayroon kang mga account sa dayuhang pera, magkakaroon ka ng mga karagdagang dokumento para sa pagkontrol ng pera - mga sertipiko na nagkukumpirma ng trabaho/serbisyo na ginawa, mga pasaporte ng transaksyon, mga sertipiko ng mga transaksyon sa pera. Maipapayo rin na iimbak ang mga ito sa konteksto ng mga kontrata/counterparty o mga numero ng pasaporte ng transaksyon, na may nakalakip na mga kopya ng mga dokumento, lalo na para sa malalaking volume - panatilihin ang hiwalay na mga folder.

Mga dokumento sa labor at sahod accounting.

Ang mga dokumento ng tauhan (mga personal na file, mga order, mga kontrata sa pagtatrabaho, mga personal na card) ay dapat tratuhin nang may espesyal na pangangalaga at atensyon. Kung ang kumpanya ay may isang hiwalay na tao na ipinagkatiwala sa mga responsibilidad ng pagsasagawa ng mga rekord ng tauhan, dapat niyang ayusin ang tamang pagpapatupad at tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento. Ang mga naka-lock na metal cabinet ay napaka-maginhawang gamitin. Kung ang daloy ng dokumento ay napakaliit, maaari kang makakuha sa pamamagitan ng paggamit ng parehong ligtas, o, sa matinding mga kaso, isang ordinaryong naka-lock na cabinet. Bakit naka-lock? Una, ang data tungkol sa mga empleyado ay tumutukoy sa personal na data, at ang employer ay may pananagutan para sa pagbubunyag ng personal na impormasyon alinsunod sa Pederal na Batas "Sa Proteksyon ng Personal na Data". Sa kabilang banda, hindi kailangang malaman ng iyong mga empleyado ang mga suweldo at iba pang impormasyon tungkol sa iba. Pangatlo, kahit papaano ay masisiguro ang kaligtasan. Napakaproblema na ibalik ang mga ito, lalo na para sa mga talaan ng trabaho. Ang kanilang imbakan ay dapat bigyan ng espesyal na pansin. Sa kasalukuyan, mayroong legal na itinatag na "Mga Panuntunan para sa accounting at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho" (Resolusyon ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Abril 16, 2003 No. 225), ayon sa kung saan ang kumpanya ay nagtatala ng mga rekord ng paggawa sa:

• Libro ng resibo at gastos para sa accounting ng mga TC form at ipasok dito
• Aklat para sa pagtatala ng paggalaw ng mga shopping mall at pagsingit sa mga ito

Mga dokumento sa kalusugan at kaligtasan sa trabaho.

Inirerekomenda namin na palagi mong nasa kamay ang mga dokumentong ito, at higit sa lahat, sa isang nakikitang lugar sa organisasyon, halimbawa, sa reception. Ang mga tagubilin sa kaligtasan ay nasa dingding malapit sa bawat lugar ng trabaho. Ayusin ang tinatawag na "labor safety corner" sa pasukan, magsabit ng "emergency exit" na mga karatula at mini fire extinguisher sa paligid ng opisina - isang malinaw na pagpapakita ng seryosong diskarte sa kaligtasan sa paggawa sa organisasyon para sa sinumang inspektor. Naturally, upang ganap at wastong matiyak ang proteksyon sa paggawa, teknolohiya at mga hakbang sa kaligtasan ng sunog ay mangangailangan ng mas malaking badyet at oras ng paggasta, gayunpaman, sa iyong sariling maliliit na pagsisikap maaari mong bawasan ang mga panganib ng mga multa at pananagutan sa pangangasiwa.

Mga dokumento ng pera.

Ang lahat ng mga transaksyon na may kaugnayan sa paggalaw ng cash ay dapat na maipakita sa cash book. Ang cash book ay dapat na laced at bilangin at selyadong may pirma ng manager at chief accountant at ang selyo ng organisasyon. Siya nga pala. Upang mag-stitch ng mga dokumento (lalo na kung hindi marami sa kanila), hindi kinakailangan na bumili ng mga mamahaling kit sa mga tindahan ng supply ng opisina - gumamit ng regular na thread kasama ang isang karayom, ang resulta ay pareho. Para sa mga nagpapanatili ng isang cash book sa elektronikong paraan, ipinapayo namin sa iyo na i-print ito kung kinakailangan. Kung kakaunti ang mga transaksyon sa cash - isang beses sa isang taon, kalahating taon o quarter. Ang ilang mga tao ay may malaking turnover sa cash register - isang beses sa isang buwan, habang ang iba ay maaaring magkaroon ng isang stack ng mga dokumento sa isang araw. Minsan kinakailangan na maghanda ng isang libro sa nakalimbag na anyo na may kaugnayan sa pagsuri sa pagsunod ng servicing bank sa disiplina sa pera. Para sa bawat operasyon, iginuhit ang mga papasok o papalabas na cash order. Ang mga dokumento ng paggasta at resibo ng cash ay inihain kasama ng ulat ng cashier araw-araw sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, na may mga dokumentong nauugnay sa operasyon, halimbawa, payroll payroll na nakalakip. Kung mayroon kang isang cash register, kinakailangang kumuha ng mga pagbabasa ng metro araw-araw, panatilihin ang isang tala ng cashier-operator, at gumawa din ng isang ulat sa iniresetang form. Higit pang mga detalye sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga transaksyon sa cash at ang kanilang dokumentasyon ay matatagpuan sa opisyal na dokumento ng Central Bank of Russia No. 40 "Procedure para sa pagsasagawa ng mga transaksyon sa cash sa Russian Federation." Paalalahanan ka namin na ang mga kinakailangan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng pera ay kapareho ng para sa iba pang mga dokumento ng accounting - limang taon.

Mahigpit na mga form sa pag-uulat.

Ang paggamit ng BSO ay kasalukuyang kinokontrol ng Decree of the Government of the Russian Federation "Sa pamamaraan para sa paggawa ng mga pagbabayad ng cash at/o mga settlement gamit ang mga card sa pagbabayad nang walang paggamit ng mga sistema ng cash register" na may petsang 05/06/2008 No. 359. Ang dokumentong ito ay naglalaman ng mga pangunahing kinakailangan para sa BSO, ang kanilang mga uri, at ang pamamaraan para sa aplikasyon, pagpuno, accounting at imbakan. Ang pagtanggap at pagpapawalang bisa ng mga naturang dokumento ay isinasagawa sa isang espesyal na BSO accounting book, at ang imbakan ay nasa mga metal cabinet o safe.

Pag-uulat.

Inirerekomenda namin ang pag-file ng accounting at pag-uulat ng buwis, pag-uulat sa mga pondo at istatistika, na may mga tala sa pagtanggap nito, nang hiwalay sa mga panahon ng pag-uulat (quarter, taon).

Korespondensiya.

Hatiin sa mga papasok at papalabas na sulat, panatilihin ang isang log book, marahil kahit na sa elektronikong anyo, mag-file ng mga dokumento ng papel sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Magtalaga ng taong responsable para sa sulat at papeles. Ang lahat ng ito ay kasunod na makakatulong, kung kinakailangan, upang mahanap ang anumang dokumento na naka-address sa kumpanya o iniwan nito.

Lokasyon ng imbakan ng dokumento

Tulad ng para sa lokasyon ng imbakan para sa mga dokumento, maaari mong ayusin ang pag-iimbak ng mga dokumento alinman sa iyong opisina, sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang espesyal na silid o simpleng paglalaan ng puwang sa mga naka-lock na cabinet o rack, o maaari mong ideposito ang dokumentasyon sa isang estado o pribadong archive. Ang mga dokumentong hindi na ginagamit sa trabaho, pagkatapos ng isang tiyak na panahon (buwan, quarter o taon), ay inilalagay sa mga kahon o kahon ng archival. Kasabay nito, siguraduhing gumawa ng isang tala sa kanila - kung aling mga dokumento ang nakaimbak at para sa anong panahon. Mas kaunting oras ka sa paghahanap mamaya.

Ang isang maliit na payo - mula sa pinakadulo simula, huwag payagan ang kaguluhan sa papel sa kumpanya, lalo na sa departamento ng accounting, demand order!

At isang huling bagay. Kung hindi mo alam kung kailangan mo ng isang dokumento o hindi, o hindi mo alam kung ano ang gagawin dito, huwag itapon ito, lumikha ng isang "Miscellaneous" na folder - malamang na kakailanganin namin ito sa pinakamahalagang sandali

Sa kabilang banda, may mga dokumento sa isang kumpanya na hindi maiimbak, ngunit hindi agad masisira. Ang mga naturang dokumento ay dapat na panatilihing hiwalay sa lahat ng iba pa upang mabilis mong magawa ang kinakailangan sa kanila. Kinakailangang gawing panuntunan ang pana-panahong suriin ang isang folder na may mga naturang dokumento at sirain ang lahat ng hindi na kailangan.

Sa artikulong ito, sinubukan naming bigyan ka ng pangkalahatang ideya ng bilang ng mga dokumento, ang kanilang mga uri at pamamaraan ng pag-aayos ng imbakan. Maaari kang makakita ng iba pang mga opsyon na naiiba sa kung ano ang iminungkahi.

Kung mayroon kang anumang mga katanungan sa proseso ng pag-aayos o pag-uuri ng ilang mga dokumento, maaari kang magtanong sa amin ng anumang mga katanungan sa paglilinaw o makipag-ugnayan sa amin para sa tulong. Kung hindi namin napansin ang anumang mga dokumento, ang pamamaraan para sa pagbuo, pag-record at pag-iimbak kung saan, sa iyong opinyon, ay mahalaga, ipadala ang iyong mga komento at kagustuhan - tiyak na isasaalang-alang namin ang mga ito. At para sa aming mga kliyente, kapag hiniling at alinsunod sa mga tuntunin ng kontrata, pagkatapos ng unang pagsusumite ng mga ulat sa loob ng balangkas ng pakikipagtulungan, nagbibigay kami ng isang beses na libreng serbisyo para sa paghahanda at pagpapatupad ng lahat ng kinakailangang dokumentasyon alinsunod sa batas ng Russian Federation at mga rekomendasyong ito.

Talakayin sa forum o magtanong sa pamamagitan ng email

Log ng mga personal na tala

Log ng personal na talaan ng empleyado- isang journal ng itinatag na form, sa pabalat o pahina ng pamagat kung saan ang mga sumusunod ay ipinahiwatig: ang pangalan ng organisasyon, institusyon, ang petsa ng pagsisimula at ang petsa ng pagtatapos ng pagpapanatili ng Journal. Sa Journal, ang mga entry ay ginawa sa limang column. Ang mga talaan ay pinananatili sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod sa paste (asul, lila, itim) at dapat na malinaw, malinaw, walang blots o bura. Sa kaso ng isang error, ang maling entry ay inilalagay sa mga bracket at e-cross out na may manipis na linya (upang ito ay mabasa), at ang tamang entry ay ginawa sa tabi nito.

Form ng log ng personal na talaan ng empleyado.

Numero ng personal na file

Apelyido, inisyal

Petsa ng pagbuo ng personal na file

Petsa ng paglusaw ng personal na file

Mga Tala

Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ng tauhan sa isang organisasyon ay maaari lamang isagawa gamit ang mga espesyal na journal. Kung sakaling magkaroon ng hindi pagkakaunawaan sa paggawa, maaaring hindi kilalanin ng korte o state labor inspectorate ang pagpaparehistro ng computer (kinakailangang patunayan na ang isang partikular na dokumento ay aktwal na nilikha sa araw na ipinahiwatig sa "petsa" na kinakailangan).

Listahan ng mga tala ng dokumento ng tauhan na dapat nasa organisasyon:

• isang journal ng pagpaparehistro ng mga kontrata sa pagtatrabaho (na maaaring mairehistro bilang mga order - sa panahon ng taon ng kalendaryo, simula sa bagong taon, simula ng panibagong numero. O maaari mo itong gawin sa parehong paraan tulad ng, halimbawa, ang mga talahanayan ng staffing ay nakarehistro - para sa ang buong panahon ng mga aktibidad ng organisasyon, i.e. mula sa pinakaunang kontrata sa pagtatrabaho , sa sandaling natapos sa unang empleyado, at hanggang sa pinakahuli, na balang araw ay matatapos, tila, sa ilang sandali bago ang pagpuksa ng kumpanya)
• log ng pagpaparehistro ng personal na card (T-2)
• isang log ng mga personal na file ng mga empleyado (kung sila ay itinatago). Hindi kinakailangan na mapanatili ang mga personal na file ng mga empleyado, ngunit kung ang naturang desisyon ay ginawa (dahil ito ay isang napaka-maginhawang dossier), kung gayon kinakailangan na mapanatili ang mga ito ayon sa mahigpit na alituntunin. ibinigay para sa pagpaparehistro ng mga personal na gawain.
• mga log para sa pagpaparehistro ng mga order (ang bilang ng mga log ay tinutukoy depende sa laki ng daloy ng dokumento ng tauhan. Ang lahat ng mga order ng tauhan ay maaaring mairehistro sa isa o higit pang mga log - hanggang sa punto na ang iba't ibang mga log ay maaaring gamitin upang magrehistro ng iba't ibang uri ng mga order)
• journal ng pagpaparehistro ng mga kilos (tungkol sa pagtanggi na maging pamilyar sa mga dokumento, tungkol sa pagliban, tungkol sa mga paglabag sa mga panloob na regulasyon sa paggawa, atbp.)
• isang aklat na nagre-record ng paggalaw ng mga work book at mga insert para sa kanila (naka-imbak, tulad ng mga work book, sa isang safe).

  Ang bawat pahina ng "Personal Affairs Log" ay dapat bilangin, laced, ang mga dulo ng lacing ay idikit at selyuhan ng selyo ng organisasyon at ang pirma ng empleyado na responsable sa pagpapanatili ng Journal.

  Legal na katayuan ng sangay

  Ang isang legal na entity ay may pananagutan para sa mga aktibidad ng mga yunit nito at tinutukoy ang kalikasan nito

  Ang mga sangay ay mga hiwalay na dibisyon ng isang legal na entity, ang mga bahagi nito, nang hindi sila mismong mga legal na entity. Sila ay pinagkalooban ng pag-aari ng ligal na nilalang na lumikha sa kanila at kumilos batay sa mga probisyon na inaprubahan nito (mga sugnay 2 at 3 ng Artikulo 55 ng Civil Code ng Russian Federation). Samakatuwid, ang isang legal na entity ay may pananagutan para sa mga aktibidad ng mga yunit nito at tinutukoy ang kalikasan nito. Sa kanilang trabaho, ang mga dibisyon ay ginagabayan ng batas at mga lokal na regulasyon na namamahala sa mga aktibidad ng organisasyon na lumikha sa kanila, at ang mga empleyado ng magkakahiwalay na dibisyon ay ang mga tauhan ng organisasyong ito.

  Sa mga dokumentong karaniwang gumagabay sa serbisyo ng tauhan, walang direktang indikasyon kung paano dapat isagawa ang mga talaan ng tauhan sa mga sangay. Ang pagsasagawa ng mga rekord ng tauhan sa mga kumpanyang may hiwalay na mga dibisyon ng istruktura ay hindi kinokontrol ng mga regulasyon. Samakatuwid, ang isyu ay dapat malutas sa lokal na antas.

  Sa mga kumpanyang may hiwalay na dibisyon sa kanilang istraktura, posible ang mga sumusunod na anyo ng pag-aayos ng mga talaan ng tauhan:

  1. Sentralisado - tipikal para sa mga sangay na matatagpuan sa parehong lungsod bilang pangunahing kumpanya. Karaniwang hindi lumilitaw ang mga problema: ang lahat ng pagproseso ng mga dokumento ng tauhan ay puro (sentralisado) sa isang solong sentro - ang serbisyo ng tauhan ng parent organization. Ang mga libro ng trabaho ng mga empleyado ng lahat ng mga sangay ay naka-imbak sa isang lugar, at sa pagpapaalis, ang isang tao ay pumupunta sa departamento ng HR at personal na kinuha ang kanyang libro sa trabaho.
  2. Desentralisado - ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay ipinamahagi sa pagitan ng pangunahing organisasyon at magkahiwalay na istrukturang asosasyon na may medyo magkaparehong hanay ng mga function para sa daloy ng dokumento ng tauhan. Kasabay nito, ang serbisyo ng tauhan ng parent organization ay maaaring gumuhit ng mga dokumento ng tauhan para sa lahat ng empleyado ng kumpanya, kabilang ang mga empleyado ng hiwalay na mga dibisyon, at sa mga sangay lamang ang mga dokumento ng mga empleyado ng mga dibisyong ito ay nakaimbak at naproseso.
  3. "Mixed" - nagsasangkot ng parehong sentralisadong pagpapatupad ng mga dokumento ng tauhan (halimbawa, pagpaparehistro ng trabaho, pagwawakas ng isang kontrata sa pagtatrabaho), at desentralisado (pagpapataw ng mga parusa sa pagdidisiplina sa mga empleyado, pag-iimbak ng mga personal na file). Ang dibisyon ay karaniwang ginagawa ayon sa iba't ibang mga pag-andar ng tauhan - bahagi ay kabilang sa magulang na organisasyon, ang bahagi ay inililipat sa isang hiwalay na dibisyon 1.

  Ang sitwasyon ay mas kumplikado sa mga sangay na matatagpuan sa ibang mga lungsod. Ang kakaiba ng pagpapanatili ng dokumentasyon ng tauhan sa kasong ito ay ang direktor ng sangay, na kumikilos batay sa isang kapangyarihan ng abugado na ibinigay sa kanya ng magulang na organisasyon, ay may karapatang pumirma ng mga kontrata, mga order at gumawa ng mga entry sa mga libro ng trabaho.

  Kapag pumipili ng isang paraan para sa pagpapanatili ng dokumentasyon ng tauhan, dapat mong isaalang-alang ang bilang ng mga empleyado ng sangay, pati na rin ang mga kakayahan sa organisasyon at pananalapi ng kumpanya. Kung mayroon itong isa o dalawang sangay na may maliit na kawani, ipinapayong ipagkatiwala ang pagpapanatili ng dokumentasyon ng tauhan sa isa sa mga empleyado ng dibisyon para sa kasunod na paglipat sa punong tanggapan. Kung maraming magkakahiwalay na dibisyon sa iba't ibang rehiyon ng bansa, mas mainam na italaga ang karapatang magpanatili ng mga dokumento ng tauhan sa mga sangay. Upang gawin ito, ang isang yunit ng istruktura ay maaaring lumikha ng isang yunit ng kawani ng isang espesyalista sa tauhan o ng sarili nitong serbisyo ng mga tauhan, kung ang mga kawani ng sangay ay sapat na malaki. Ang awtoridad ng taong responsable sa pagtatrabaho sa dokumentasyon ng tauhan ay dapat na maayos na naidokumento.

  Pagtukoy sa mga kapangyarihan ng tagapamahala ng sangay

  Dahil ang mga sangay ay hindi legal na entity, ang kanilang mga tagapamahala ay hinirang ng magulang na organisasyon at kumilos batay sa isang kapangyarihan ng abugado (Artikulo 55 ng Civil Code ng Russian Federation). Upang ang pinuno ng isang sangay ay magkaroon ng karapatang kumuha at magtanggal ng mga empleyado, kinakailangan upang matiyak ang mga kapangyarihang ito sa isang kontrata sa pagtatrabaho o kapangyarihan ng abogado.

  Sa isang kontrata sa pagtatrabaho, ang mga kapangyarihang ito ay maipapakita tulad ng sumusunod:

  Sa kapangyarihan ng abogado:

  Ang mga sangay ay isang sakit ng ulo para sa mga espesyalista sa departamento ng tauhan ng pangunahing organisasyon, dahil maraming mga katanungan ang lumitaw na may kaugnayan sa gawain ng mga lokal na serbisyo ng tauhan.

  Paano magsagawa ng pag-audit ng tauhan ng isang sangay

  Bago magsagawa ng pag-audit sa isang sangay, ang namumunong organisasyon ay dapat mag-isyu ng isang naaangkop na utos upang magsagawa ng isang pag-audit ng mga tauhan, kung saan kinakailangang ipahiwatig ang eksaktong pangalan at tirahan ng sangay, matukoy ang listahan ng mga dokumentong ibe-verify, at ang tiyempo ng audit. Kinakailangan din na makuha ang awtoridad ng mga tao na magsagawa ng inspeksyon sa isang sangay sa ngalan ng pinuno ng organisasyon. Ang batas ng Russian Federation ay hindi nagtatag ng isang pinag-isang listahan ng mga dokumento na dapat makuha sa isang organisasyon o sangay nito.

  Ang sangay ay dapat may kumpletong hanay ng mandatoryong dokumentasyon ng tauhan, ngunit ang ilang lokal na regulasyon ay ipinapadala mula sa pangunahing organisasyon:

• talahanayan ng mga tauhan, na dapat ay pareho para sa namumunong organisasyon at sangay. Ang talahanayan ng mga tauhan ng isang legal na entity ay inaprubahan sa pamamagitan ng utos ng unang tagapamahala nito (direktor, pangkalahatang direktor). Pagkatapos ng pag-apruba, ang isang katas ay ginawa mula sa talahanayan ng mga tauhan na may kaugnayan sa mga aktibidad ng sangay, o isang kopya nito, na sertipikado at inilipat sa sangay ng kumpanya;
• panloob na mga regulasyon sa paggawa;
• regulasyon sa proteksyon ng personal na data;
• mga regulasyon sa sahod;
• regulasyon sa stimulant additives;
• mga regulasyon sa paglalakbay.

Ang mga kopya ng mga order na may bisa sa buong organisasyon ay dapat ipadala sa sangay.

Ang mga kopya ng mga order na may bisa sa buong organisasyon ay dapat ding ipadala sa sangay. Ang mga empleyado ng punong tanggapan ay nakikilala ang orihinal na dokumento, at ang mga empleyado ng sangay ay nakikilala ang kopya na nakaimbak sa sangay. Pakitandaan na ang pinuno ng departamento ng human resources ng kumpanya ay maaaring may karapatang patunayan ang mga kopya ng mga mandatoryong dokumento, ngunit ang direktor ng sangay ay maaaring walang ganoong karapatan.

Ang mga resulta ng pag-audit ng tauhan ng sangay ay nakadokumento sa isang gawa. Ang batas ay nilagdaan ng lahat ng taong nakibahagi sa pag-audit ng dokumentasyon ng tauhan ng sangay.

Ang dokumentasyon ng tauhan ng sangay ay maaaring suriin ng lokal na dibisyon ng Federal Labor Inspectorate. Ngunit ang parent organization ay may pananagutan sa mga aktibidad ng sangay bilang isang istrukturang yunit, kaya kung ang isang empleyado ng sangay ay pumunta sa korte upang protektahan ang kanyang mga interes, ito ang magiging nasasakdal.

Mga dokumento na dapat mayroon ang isang LLC

Mga kasamahan, magandang hapon!

Nagkataon lang na mula pagkabata ay gustung-gusto kong "ilagay ang lahat ng bagay sa pagkakasunud-sunod," parehong matalinghagang pagsasalita at sa pinaka literal na kahulugan ng salita. Samakatuwid, ang aking paboritong libangan sa bawat bagong lugar ng trabaho ay ang pag-aayos ng umiiral na dokumentasyon. At sa paghusga sa matagumpay na naipasa na mga tseke, ito ay naging maayos.

Imposibleng gumawa ng isang listahan ng ganap na lahat ng mga dokumento na maaaring sapilitan sa ilang mga sitwasyon. Ngunit ang paglilista ng mga pangunahing dokumento ay lubos na posible, at sa palagay ko ang gayong listahan ay angkop para sa karamihan ng mga kumpanya.

Mga dokumento ng korporasyon

1. Isang kopya ng Charter na may lahat ng mga pagbabago at mga karagdagan o isang kopya ng kasalukuyang bersyon ng Charter (kinakailangan kasama ang selyo ng awtoridad sa buwis)

Tulad ng itinuro sa amin sa unibersidad, "Ang Charter ay sarili nitong maliit na konstitusyon." Dapat meron. At kung ikaw ay "nawala," pagkatapos ay kailangan mong agad na tumakbo sa tanggapan ng buwis para sa isang kopya, dahil kung wala ito, hindi isang solong paggalang sa sarili na notaryo ang magpapatunay ng anuman: hindi isang kapangyarihan ng abogado mula sa isang legal na entity. mga tao, o isang pinag-isang form na nilagdaan ng direktor. Tulad ng para sa mga nakaraang edisyon ng LLC charter. ipinapayong iimbak din ang mga ito. Ngunit sa naturang mga charter ay inilagay ko ang inskripsiyon na "hindi wasto dahil sa pag-ampon ng bagong edisyon ng ...". Sa mga organisasyon na may higit sa 20 taon ng kasaysayan, at isang kasaysayan na puno ng mga kaganapan, ang simpleng pagkilos na ito ay nakatulong upang maiwasan ang regular na pag-uulit ng kamangha-manghang paghahanap na "hanapin ang kasalukuyang edisyon ng charter."

• Memorandum of Association o Kasunduan ng Pagtatatag. Isa sa mga kakaibang dokumento sa listahan, dahil "parang naroon, ngunit parang wala." Legal, bagama't ang kasunduang ito ay umalis sa listahan ng mga dokumentong bumubuo, ito ay umiiral pa rin. Kapag ang mga tagapagtatag ay lumikha ng kanilang sariling LLC, alinsunod sa Artikulo 89 ng Civil Code ng Russian Federation, dapat silang pumasok sa naturang kasunduan. Ngunit, una, sa panahon ng pagpaparehistro, walang sinuman maliban sa mga tagapagtatag ang nangangailangan ng kasunduang ito (at kadalasan sila mismo ay hindi talaga nangangailangan nito). Pangalawa, ang kasunduang ito sa karamihan ng mga kaso ay nagdo-duplicate lang ng impormasyon na nasa protocol ng paggawa. Pangatlo, walang nangangailangan ng kasunduan sa pagtatatag kahit pagkatapos ng pagpaparehistro - kahit na ang mga bangko ay hindi humihiling na magbukas ito ng account. Pero dapat siya. Bagama't alam ko ang maraming medyo maunlad na lipunan kung saan hindi ito umiral... Ngunit hindi kami nagtuturo ng masasamang bagay dito, kaya dapat.
• Protocol o desisyon sa paglikha ng isang LLC
• Lahat ng minuto ng pangkalahatang pagpupulong at desisyon ng nag-iisang kalahok para sa buong buhay ng kumpanya

  Kinakailangang panatilihin ang lahat ng mga protocol/desisyon, ngunit ang pinakamadalas na gamitin ay ang protocol/desisyon sa halalan ng kasalukuyang pinuno ng LLC, dahil Regular itong hihilingin ng mga notaryo. Samakatuwid, mas mainam na magkaroon ito sa 2 kopya (isa na naka-file sa folder na may mga protocol / desisyon, ang pangalawa ay pinananatiling malapit sa charter), o hindi na lang i-file sa folder hanggang sa bagong halalan ng pinuno.

  Pinakamainam na iimbak ang mga natitirang protocol/desisyon sa isang folder, na nakaayos ayon sa petsa ng pag-aampon.

• Listahan ng mga kalahok sa LLC

  Ang listahan ay karaniwang iniingatan ng direktor, maliban kung itinatag ng charter o desisyon ng mga kalahok. Ang listahan ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa bawat kalahok (data ng pasaporte o pangunahing impormasyon tungkol sa legal na entity), ang laki ng bahagi ng bawat kalahok at impormasyon tungkol sa pagbabayad nito, pati na rin ang laki ng bahagi na pagmamay-ari ng kumpanya mismo na may impormasyon tungkol sa petsa ng pagkuha nito ng kumpanya.

  Sa pamamagitan ng paraan, kamakailan lamang na nai-publish ni Nikolai Andreev ang isang mahusay na halimbawa ng naturang listahan.

• Sertipiko ng pagpaparehistro ng estado ng isang legal na entity sa form No. P51003 (o mas matanda pa) Ang parehong sertipiko na ibinigay sa matagumpay na pagpaparehistro ng isang kumpanya.
• Abiso o Sertipiko ng pagpaparehistro sa awtoridad sa buwis
• Mga sheet ng Unified State Register of Legal Entities sa form No. P50007 at inisyu bago ang Hulyo ng taon Mga Sertipiko ng paggawa ng entry sa Unified State Register of Legal Entities Kailangang itago ang lahat ng sheet ng entry sa Unified State Register ng Mga Legal na Entidad (kapwa ang pinakauna at ang mga ibinigay kaugnay ng mga pagbabago), maaaring kailanganin sila sa notaryo at sa bangko. Ngunit hindi mo kailangang mag-imbak ng mga extract mula sa Unified State Register of Legal Entities - masyado silang maikli ng "expired date", kaya mas madaling makakuha ng bago kung kinakailangan.
• Kautusan sa pag-ako sa posisyon ng isang manager o sa paghirang ng isang manager sa isang posisyon Sa pormal, ang kautusang ito ay tumutukoy sa mga dokumento ng tauhan. Ngunit inirerekumenda kong itago ito kasama ng mga dokumento ng kumpanya dahil sa mga detalye ng posisyon ng manager.
• Kautusan sa paghirang ng isang punong accountant o sa pagtatalaga ng mga kapangyarihan ng isang punong accountant sa isang tagapamahala. Nalalapat din ang kautusang ito sa mga dokumento ng tauhan, ngunit pana-panahong kinakailangan sa mga bangko, kaya mas mahusay na iimbak ito nang hiwalay sa iba pang mga dokumento ng tauhan .
• Liham ng impormasyon mula sa Rosstat (mga code ng istatistika)

  Sa Moscow, maaari itong makuha online sa http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Dahil ang liham na ito ay natanggap na ngayon sa pamamagitan ng Internet, maaari itong maimbak bilang isang printout nang walang Rosstat seal. Tinatanggap ng mga bangko ang mga naturang sulat nang walang tanong.

Mga dokumentong nagpapatunay sa address ng organisasyon

Kung ang mga lugar ay kabilang sa organisasyon mismo

1. Sertipiko ng pagmamay-ari ng lugar kung saan matatagpuan ang organisasyon
2. Mga dokumento ng pamagat para sa lugar

Kung ang lugar ay inuupahan

1. Kontrata sa paghiram
2. Sertipiko ng pagtanggap at paglilipat ng lugar
3. Isang kopya ng sertipiko ng pagmamay-ari ng lugar kung saan matatagpuan ang organisasyon, na sertipikado ng may-ari

Kung ang lugar ay tirahan ng manager

1. Liham ng garantiya mula sa may-ari
2. Isang kopya ng sertipiko ng pagmamay-ari ng lugar kung saan matatagpuan ang organisasyon, na notarized ng may-ari

Mga dokumento sa mga pangunahing aktibidad

1. Mga lisensya at permit

Kinakailangang panatilihin ang lahat ng wastong permit, lisensya at mga kalakip sa kanila. Kapag ang kanilang validity period ay nag-expire na, ang mga dokumentong ito ay tiyak na hindi dapat itapon. Mas mainam na i-file ang mga ito at ipadala sa iyong archive, dahil maaaring kailanganin pa rin sila kapag muling kumuha ng lisensya o permit, o sa ilalim ng ilang mga pangyayari ay kakailanganin sila sa korte.

• Kumpirmasyon na ang kumpanya ay miyembro ng isang espesyal na SRO Kung ang kumpanya ay miyembro ng SRO.
• Mga pag-apruba para sa gawaing pagtatayo, disenyo at pagpapanumbalik Kung ang gawaing isinagawa ay nangangailangan ng mga naturang permit. Pati na rin ang mga lisensya, para sa parehong mga kadahilanan, ang lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa pagiging miyembro sa SRO at mga natanggap na permit ay dapat itago kahit na matapos ang kanilang pag-expire o pag-withdraw mula sa SRO.
• Mga abiso ng pagsisimula ng mga aktibidad Kung ang batas ay nangangailangan ng tiyak na abiso sa mga awtoridad ng pagsisimula ng mga aktibidad.
• Mga dokumento para sa pagsasama sa Trade Register Kung ang LLC ay nagsasagawa ng mga aktibidad sa pangangalakal o mga supply ng mga kalakal (maliban sa mga tagagawa ng mga kalakal).
• Mga dokumento para sa mga cash register at mga kontrata para sa kanilang pagpapanatili

  Kung ang iyong trabaho ay gumagamit ng kagamitan sa cash register.

Mga dokumento ng tauhan

Ang mga mandatoryong dokumento ng tauhan ay ang mga dokumentong binanggit sa Labor Code at iba pang mga batas, samakatuwid ang kanilang kawalan ay nangangailangan ng pagpapataw ng administratibong multa o pagsususpinde ng mga aktibidad sa ilalim ng Artikulo 5.27 ng Code of Administrative Offenses. at ang paulit-ulit na paglahok ng isang opisyal sa ilalim ng artikulong ito ay nangangailangan ng diskwalipikasyon hanggang sa 3 taon.

Bilang karagdagan, ang Mga Artikulo 5.28-5.31 ng Code of Administrative Offenses ay nagtatatag ng pananagutan para sa mga paglabag na may kaugnayan sa pagtatapos ng isang kolektibong kasunduan.

Mga dokumento na palaging kinakailangan

1. Mga talaan ng trabaho ng lahat ng empleyado

Dapat silang itago sa isang metal na ligtas sa ilalim ng kandado at susi at binabantayan ng isang mahigpit na punong accountant. Ang mga ito ay ibinibigay lamang sa isang malapit, naghahanap na pagtingin sa mga mata ng empleyado, isang mabigat na buntong-hininga at ang paglilinaw ng pariralang "kailangan ba talaga?", ngunit mas madalas na hindi sila inilabas, dahil "ito ay hindi pinapayagan." At ang karaniwan, ang pagbibigay sa empleyado ng kanyang work book bago ang araw ng pagpapaalis ay talagang hindi pinapayagan ng Mga Panuntunan para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho. Ang employer ay obligado, sa isang nakasulat na aplikasyon mula sa empleyado, na magbigay sa kanya ng isang kopya ng work book o isang extract mula sa work book na sertipikado sa inireseta na paraan sa loob ng 3 araw ng trabaho. At ang libro mismo ay dapat palaging itago sa accounting safe at mas mainam na huwag labagin ang panuntunang ito.

• Libro ng resibo at gastos para sa accounting ng mga form ng work book at mga pagsingit dito
• Aklat ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa kanila
• Mga kontrata sa pagtatrabaho kasama ang lahat ng karagdagang kasunduan

  Ang Artikulo 67 ng Kodigo sa Paggawa ay nagtatatag ng isang mandatoryong nakasulat na porma para sa isang kontrata sa pagtatrabaho. Ang kawalan ng mga kontrata sa pagtatrabaho ay 100% na batayan para sa multa sa susunod na inspeksyon ng Labor Inspectorate.

  Gayundin, ayon sa batas, ang kontrata sa pagtatrabaho ay dapat iguhit sa dalawang kopya at isang kopya ay dapat ibigay sa empleyado. Samakatuwid, ipinapayong hilingin sa empleyado na isulat sa iyong kopya ang isang bagay tulad ng "nakatanggap ng kopya ng kontrata sa pagtatrabaho, lagda, petsa." Makakatulong ito upang maiwasan ang mga hindi kinakailangang problema kung ang empleyado ay biglang nagpasya sa korte o sa inspektorate na ideklara na hindi mo siya binigyan ng kontrata.

• Familiarization sheet o log ng familiarization sa mga lokal na regulasyon, paglalarawan ng trabaho, iskedyul ng staffing, atbp.

  Kapag tinanggap, ang isang empleyado ay dapat na pamilyar sa lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa kanyang posisyon sa isang paraan o iba pa: iskedyul ng mga tauhan, paglalarawan ng trabaho, mga panloob na regulasyon sa paggawa, mga regulasyon sa sahod at mga bonus, atbp. Ang kakulangan ng kumpirmasyon ng familiarization (pirma) ay karaniwang ay itinutumbas sa kamangmangan at itinuturing na isang paglabag sa batas. Samakatuwid, ang salitang "kilala", lagda at petsa ay dapat naroroon. Ang tanong ay kung paano mapanatili ang mga sheet o log na ito. Mayroong 3 pangunahing pagpipilian:

  1) lumikha ng isang hiwalay na familiarization sheet para sa bawat empleyado at iimbak ito sa personal na file ng empleyado (maaari mong personal na kumpirmahin para sa bawat empleyado na nabasa niya ang mga dokumento; ito ay maginhawa kapag ang dokumentasyon ng regulasyon ng kumpanya ay bihirang magbago);

  2) mag-attach ng mga familiarization sheet/magazine sa bawat indibidwal na probisyon/pagtuturo (ito ay maginhawa sa mga kumpanyang may malaking kawani);

  3) panatilihin ang isang malaking journal ng kakilala, kung saan ang lahat ay pumirma para sa lahat (kadalasan ang pamamaraang ito ay medyo hindi maginhawa, ngunit tiyak na walang isang solong pirma ang mawawala).

• Staffing table (form T-3) Ang staffing table ay ibinigay para sa Artikulo 15 at 57 ng Labor Code ng Russian Federation. Sa pormal na paraan, hindi sinasabi ng code kahit saan na dapat mayroong isang staffing table, ngunit sa pagsasagawa ito ay itinuturing na ito ay pinananatili nang walang kabiguan.
• Timesheet (form T-13) o Timesheet at pagkalkula ng payroll (form T-12) Batay sa naturang timesheet, kinakalkula ang suweldo ng empleyado, bilang karagdagan, ito ang pangunahing dokumento na nagtatala ng presensya o kawalan ng empleyado sa trabaho, samakatuwid ito rin ay itinuturing na sapilitan. Ngunit sa pagsasagawa, ang opsyon ng pagpapanatili ng naturang timesheet sa electronic form na may kakayahang i-print ito kung kinakailangan (halimbawa, sa 1C o cloud accounting) ay angkop.
• Ang mga panloob na regulasyon sa paggawa ay ibinibigay sa Artikulo 189 at 190 ng Labor Code ng Russian Federation. Isang dapat mayroon para sa lahat ng mga employer.
• Dokumento sa proteksyon ng personal na data ng mga empleyado (karaniwang isang regulasyon) Ibinigay para sa Artikulo 87 at 88 ng Labor Code ng Russian Federation. Dapat nasa organisasyon. Maipapayo na gamitin ang naturang probisyon kasabay ng iba pang mga dokumento sa personal na data at, dahil sa laki ng mga multa para sa paglabag sa batas sa personal na data, ipinapayong ipagkatiwala ang pag-unlad sa mga espesyalista.
• Iskedyul ng bakasyon (form T-7) at mga abiso ng pagsisimula ng bakasyon

  Tulad ng time sheet na maaaring itago sa electronic form, bagama't ang mga familiarization sheet ay dapat panatilihin sa papel. Ngunit kapag dumating ang tseke, ipinapayong i-print ang mga graph mismo para sa huling 3 taon.

  Ngunit ang mga abiso ay dapat na i-print out at ibigay sa mga empleyado 2 linggo bago magsimula ang bakasyon. Siguraduhing magtago ng pangalawang kopya sa archive na may pirma ng empleyado na nagkukumpirma ng resibo (salamat kay Natulek sa pagpapaalala sa akin tungkol sa notification na ito).

• Mga personal na card (form T-2)

  Ito ang parehong mga karton na sheet ng format na A3, pamilyar sa panahon ng Sobyet, na naka-print sa isang typographical na paraan at maingat na pinunan ng kamay ng isang opisyal ng tauhan o accountant. Sa pagsasagawa, madalas silang isinasagawa sa elektronikong paraan, ngunit walang kabuluhan. Ang katotohanan ay sa mga personal na card ang empleyado ay nag-sign tungkol sa katumpakan ng personal na data kapag nag-aaplay para sa isang trabaho, na may kaugnayan sa pagpunta sa bakasyon, mga regular na paggalaw sa loob ng organisasyon at sa pagpapaalis. Nangangahulugan ito na mas mahusay na ilagay ang mga ito sa papel, dahil para sa isang mapiling inspektor, ang mga personal na card ng kasalukuyang mga empleyado ay maaaring mai-print at mapunan sa isang gabi, ngunit magiging problema ang paglalagay ng mga pirma ng mga na-dismiss na mga manggagawa sa isang legal na paraan.

  Ang tanging problema sa mga personal na card ay ang kahirapan sa pagpuno ng mga ito dahil sa batas sa personal na data. Una, ang isang empleyado na may malinis na budhi ay maaaring tumanggi na punan ang halos kalahati ng mga hanay. Pangalawa, ang ikasampung talata ng unang seksyon at ang employer mismo ay hindi dapat magtanong, dahil ang talatang ito ay naglalaman ng data tungkol sa pamilya ng empleyado, at ito ay personal na data ng mga miyembro ng kanyang pamilya, na nangangahulugang maaari lamang silang maiproseso at maiimbak ng ang organisasyon na may naaangkop na nakasulat na pahintulot ng mga taong ito.

• Mga order at tagubilin. Ang mga order at tagubilin ay dapat na nakaimbak. Lahat. Para sa buong panahon ng pagpapatakbo ng organisasyon.
• Mga batayan para sa mga order (memo, pahayag, akto, kontrata sa pagtatrabaho, mga tala sa pagpapaliwanag, atbp.) Ang kawalan ng memo dalawang taon na ang nakalipas ay hindi isang paglabag. Ngunit kung, sa batayan ng tala na ito, ang isang utos ay inisyu, halimbawa, upang tanggalin ang isang empleyado, kung gayon ang isang tala ay dapat panatilihin, dahil kung kinakailangan, ito ay kumpirmahin ang iyong posisyon sa isang hindi pagkakaunawaan sa isang inspektor, tagausig o sa hukuman.
• Mga journal (mga aklat) ng pagpaparehistro ng mga sertipiko ng paglalakbay at, lubos na kanais-nais, mga journal ng mga order at mga journal ng mga kontrata sa pagtatrabaho.
• Lahat ng mga pahayag, tala sa pagkalkula at iba pang mga dokumento na may kaugnayan sa pagkalkula at pagbabayad ng sahod, bayad sa bakasyon, kabayaran para sa mga hindi nagamit na bakasyon, "pagkalkula" para sa mga dismissal, ang naaprubahang anyo ng pay slip. Ang mga dokumentong ito ay higit na nauugnay sa accounting kaysa direkta sa mga tauhan, ngunit dahil maaaring hilingin ang mga ito sa panahon ng inspeksyon ng Labor Inspectorate, babanggitin ko rin ang mga ito sa block na may mga dokumento ng tauhan.
• Mga dokumento sa sertipikasyon ng mga lugar ng trabaho.

  Dahil ang sertipikasyon ng mga lugar ng trabaho ay naging isang ipinag-uutos na kaganapan, sa pamamagitan ng paraan, na napansin ng karamihan ng mga tagapamahala bilang isang walang kabuluhan ngunit hindi maiiwasang kasamaan, ang mga panghuling dokumento ng sertipikasyon ay kasama sa listahan ng mga dokumento na dapat nasa kumpanya. Hindi mo maaaring isakatuparan ang naturang sertipikasyon sa iyong sarili, kaya walang saysay na isulat nang detalyado ang tungkol sa listahan ng mga dokumento ng sertipikasyon. Kailangan mo lang iimbak ang lahat ng ibinibigay sa iyo ng isang dalubhasang organisasyon.

  Ayon sa Artikulo 212 ng Labor Code ng Russian Federation, ang lahat ng mga lugar ng trabaho sa organisasyon ay napapailalim sa sertipikasyon para sa mga kondisyon sa pagtatrabaho (napapailalim sa mga pagbubukod na itinatag sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Labor ng Russian Federation No. 590n na may petsang Disyembre 12).

• Mga dokumento sa proteksyon sa paggawa.

  Ang listahan ng naturang mga dokumento ay higit pa sa kahanga-hanga; kabilang dito ang mga tagubilin, regulasyon, mga tala sa pagsasanay, mga dokumento sa pagsasanay ng mga tagapamahala at mga espesyalista sa kaligtasan sa trabaho, mga dokumento sa pagpopondo ng mga hakbang sa kaligtasan sa trabaho, at mga kaugnay na gawain at mga kautusan... Bilang karagdagan, Malaki ang pagkakaiba-iba ng mga dokumentong ito depende sa kung anong mga aktibidad ang ginagawa ng organisasyon. Samakatuwid, mas mahusay din na iwanan ang mga ito, tulad ng mga dokumento sa proteksyon ng personal na data, sa mga espesyalista.

Ang isang manager na gustong kontrolin ang kalidad ng trabaho at mga pagbabago sa tauhan sa isang organisasyon ay dapat lumikha ng isang sistema para sa pagtatala ng data ng mga tauhan. Siya ay may karapatang mag-isyu ng isang order na naglalaman ng mga tagubilin para sa pag-compile ng mga personal na file ng mga empleyado, pati na rin ang isang listahan ng mga responsable para sa mga rekord ng tauhan.

Ano ang personal na file ng empleyado?

Ito ay isang hanay ng mga dokumento tungkol sa isang empleyado ng kumpanya. Naglalaman din ito ng kanyang personal na data, impormasyon tungkol sa karanasan sa trabaho at mga tagumpay sa karera. Ang mga kagawaran ng tauhan sa mga istruktura ng gobyerno at departamento (Artikulo 42 Blg. 79-FZ ng Hulyo 27, 2004) ay kinakailangang gumawa at mag-imbak ng mga file sa mga empleyado. Sa mga komersyal at sibil na organisasyon, ang mga isyu sa HR ay nareresolba sa pagpapasya ng tagapamahala.

Paano dapat i-format ang isang log book?

Kung ang patakaran ng kumpanya ay nagbibigay para sa pagkakaroon ng mga file ng tauhan, ang espesyalista sa HR ay gumuhit ng isang dossier at nagpapanatili ng isang logbook. Maaaring buksan ang mga kaso para sa bawat empleyado o para sa mga pangunahing empleyado ng kumpanya:

• pamamahala at mga kinatawan;
• mga eksperto sa kumpanya;
• mga empleyado ng mga posisyon na may mataas na antas ng materyal at pananagutan sa pananalapi;
• mga empleyado na may mga prospect sa karera.

Ang database ng empleyado na nakaayos ayon sa alpabeto at chronologically ay maginhawa at kinakailangan para sa agarang pagpili ng impormasyon.

Ang pamamaraan para sa pagproseso at pagrehistro ng mga personal na file ay itinatag ng mga panloob na dokumento ng kumpanya - mga tagubilin para sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan o mga tagubilin para sa mga rekord ng tauhan. Paggawa ng mga tagubilin tulad nito:

1. Piliin at ipahiwatig ang mga posisyon kung saan kinakailangan ang isang personal na file.
2. Isulat kung aling mga dokumento ang dapat isumite sa orihinal, at kung aling mga kopya ang sapat.
3. Bumuo ng isang mekanismo para sa edukasyon at mga panuntunan para sa pag-iimbak ng mga personal na file.
4. Lumikha ng isang rehistro ng mga responsable para sa database.

Kapag kumukuha ng part-time na staff, ang manager ay may karapatang gumawa ng file sa bawat upahang empleyado. Ang kaso ay iginuhit sa pangkalahatang paraan; ang isang photocopy ng part-time na pasaporte ng manggagawa at mga dokumento na nagpapatunay ng kanyang mga kwalipikasyon (kung kinakailangan) ay nakalakip sa kontrata sa pagtatrabaho.

Paano gumawa ng mga dokumento para sa isang kaso

Kapag gumuhit ng isang kasunduan sa isang bagong empleyado, ang espesyalista sa HR ay lumilikha ng isang folder na may isang personal na file. Nag-file siya ng kontrata at mga karagdagang kasunduan, resume, mga kopya ng mga dokumento at personal na card ng empleyado sa folder.

Ipinagbabawal na isama sa dossier ang impormasyon tungkol sa mga paniniwala ng mga tauhan ng kumpanya tungkol sa pulitika at relihiyon, pati na rin ang pakikilahok sa gawain ng mga pampublikong organisasyon. Ang pagbubukod ay ang nakasulat na pahintulot ng empleyado.

Punan ang pahina ng pamagat - sample

Ang mga dokumento mula sa personal na file ay inilalagay sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod sa isang binder. Sa pahina ng pamagat ay ipahiwatig alinsunod sa GOST 17914–72:

• BUONG PANGALAN. empleado;
• petsa ng pagtatapos ng kontrata;
• petsa ng pagsasampa ng kaso;
• serial number.

Ang serial number ng folder ay dapat tumugma sa dossier number sa accounting book. Ito ay iginuhit alinsunod sa talata "b" ng Art. 695 Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala. Ang data sa mga pahina ng kaso ay ipinasok nang manu-mano, nababasa, gamit ang isang asul o itim na panulat.

Mga panuntunan para sa paglikha ng isang dossier

Ang komposisyon ng personal na file ay pribado na tinutukoy ng administrasyon ng kumpanya. Karaniwang hanay ng mga dokumento:

• isang nakumpletong form ng aplikasyon sa pagtatrabaho;
• aplikasyon para sa isang trabaho;
• photocopy ng order;
• mga kopya ng mga pahina ng pasaporte na may pagpaparehistro at larawan;
• mga kopya ng TIN at SNILS;
• dokumento sa edukasyon;
• personal na card at litrato;
• mga rekomendasyon mula sa mga dating employer;
• isang kopya ng kontrata sa pagtatrabaho;
• paglalarawan ng mga nilalaman ng folder.

Mga karagdagang dokumento:

• mga sertipiko ng kasal/diborsyo/kapanganakan;
• mga sertipiko, mga order sa paglilipat;
• mga dokumento sa mga bonus at multa;
• mga sertipiko ng kita;
• mga sertipiko, diploma;
• iba pa.

Sa loob ng folder, ang mga dokumento ay nakaayos ayon sa kronolohiya ng pagtanggap, habang ang mga papel para sa pansamantalang imbakan ay dapat na matatagpuan nang hiwalay mula sa mga permanenteng maiimbak. Ang mga aplikasyon ay dapat itago kasama ang mga dokumento kung saan nauugnay ang mga ito.

Hindi alam ng lahat ng mga tauhan ng manggagawa kung ilang mga sheet ang maaaring nasa file. Ang mga patakaran ng pamamahala ng opisina ay nagsasaad na ang kapal ng folder ay hindi maaaring lumampas sa 4 cm - mas makapal na mga file ay dapat nahahati sa dalawang volume.

Ang personal na file ay isang dokumentong sarado mula sa mga tagalabas. Tanging ang manager at HR specialist ang may access sa data ng empleyado.

Paano lumikha ng isang panloob na imbentaryo - sample

Pinunan ng HR specialist ang isang panloob na imbentaryo ng nilalaman sa anyo ng isang talahanayan. Ang imbentaryo ay lumalaki habang ang folder ay nilagyan muli at naglalaman ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga nakalakip na dokumento, kanilang mga numero, pangalan at bilang ng mga sheet. Ang mga pahina ng imbentaryo ay hindi kasama sa tuloy-tuloy na pagnunumero.

Ang isang entry ay ginawa sa imbentaryo na nagsasaad ng kabuuang bilang ng mga nakalakip na dokumento at case sheet. Ang responsableng espesyalista ay pumipirma at nagpapahiwatig ng posisyon at kasalukuyang petsa.

Mga pangalan ng column ng panloob na imbentaryo:

• numero ayon sa personal na talaan ng talaan;
• index ng dokumento - ayon sa nomenclature;
• petsa ng paghahanda ng dokumento;
• petsa ng pagtanggap ng dokumento sa kaso;
• tala.

Pagpaparehistro pagkatapos ng pagpapaalis ng isang empleyado

Kapag ang dossier ay ipinadala sa archive, ang espesyalista sa tauhan ay gumuhit ng isang sheet ng sertipikasyon, na nagpapahiwatig ng bilang ng mga sheet ng kaso, ang bilang ng mga sheet ng imbentaryo at nagpapahiwatig ng mga bilang ng mga nawawalang pahina. Nag-iwan din siya ng isang tala, kung saan itinala niya ang mga kakaiba ng teknikal na estado ng kaso - hindi mabasa na teksto, nakadikit na mga sheet, punit na mga pahina. Sa pagtatapos ng imbentaryo, pinirmahan at isinulat ng empleyado ang petsa kung kailan inilipat ang kaso sa archive.

Ang panloob na form ng imbentaryo ay matatagpuan.

Ang pamamaraan para sa pagtatala at pag-iimbak ng mga dokumento sa organisasyon

Upang magparehistro, ang isang journal o record book ay nilikha sa departamento ng mga tauhan, kung saan ang mga numero ng bawat dossier ay ipinasok sa pagkakasunud-sunod.

Personal na talaan journal - sample

Ang accounting book ay pinupunan ayon sa karaniwang form. Mga pangunahing hanay:

• serial number;
• numero ng kaso;
• Buong pangalan at posisyon ng empleyado;
• petsa ng pagbuo ng kaso;
• petsa ng paglipat ng kaso sa archive.

Ang responsableng empleyado, pagkatapos magtala ng impormasyon tungkol sa bagong kaso, ay naglalagay ng kanyang pirma. Form ng accounting journal.

Paano baguhin ang iyong dossier

Tanging isang espesyalista sa departamento ng HR, na tinutukoy sa pamamagitan ng utos ng direktor, at sa panahon ng bakasyon - ang isang espesyalista sa pag-arte ay may karapatang magpasok ng mga pagsasaayos sa isang personal na file. Ang mga pagwawasto ay ginawa alinsunod sa mga kinakailangan para sa pagpuno ng pangunahing dokumentasyon - ang maling inskripsyon ay na-cross out na may pahalang na linya, at isang pirma at petsa ay inilalagay sa tabi nito. Ang mga kopya ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng pangangailangan para sa mga pagsasaayos ay nakalakip sa kaso.

Mga tampok ng pag-iimbak ng mga personal na file

Ang mga file ng empleyado ay dapat na naka-imbak sa paraang maiwasan ang pag-access sa kanila ng mga third party. Ang mga kaso ay inilalagay sa isang iron safe, sa pagkakasunud-sunod ayon sa mga numero. Ang susi sa safe ay makukuha lamang ng manager at ng empleyadong responsable para sa mga rekord ng tauhan.

Ang tagal ng pag-imbak ng file sa departamento ng HR ay hangga't nagtatrabaho ang empleyado. Mula sa sandali ng pagpapaalis, ang dossier ay inilipat sa mga archive, at isang bagong panahon ng imbakan ay itinalaga - 75 taon. Sa serbisyong sibil, pagkatapos ma-dismiss ang isang empleyado, ang file na may file ay nananatili sa departamento ng tauhan sa loob ng 10 taon, at pagkatapos lamang ay ipinadala sa archive.

Pamilyar sa personal na dossier

Ang isang personal na file ay hindi ibinibigay sa empleyado, maliban kung may utos mula sa pinuno ng kumpanya. Bawat taon, ang isang espesyalista mula sa departamento ng HR, sa presensya ng komisyon, ay nagbibigay ng file sa empleyado para sa pagsusuri. Wala siyang karapatang gumawa ng mga pagsasaayos, magdagdag o magtanggal ng dokumentasyon mula sa folder. Kung matuklasan ang anumang mga kamalian, obligado siyang iulat ito sa taong responsable para sa mga tauhan, na nag-attach ng mga kopya ng mga sumusuportang dokumento sa aplikasyon.

Sa pagtanggap ng dossier sa pamamagitan ng utos ng manager, pumirma ang empleyado sa accounting journal.

Ang mga istruktura ng estado at mga pribadong negosyo ay obligadong tratuhin ang accounting nang pantay na responsable at, kapag bumubuo ng isang base ng dossier, sumunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyon at GOST tungkol sa paghahanda ng dokumentasyon ng panloob na kumpanya. Kapag nagtatrabaho sa mga kaso, ang isang espesyalista sa tauhan ay obligadong sumunod sa mga kinakailangan ng Labor Code ng Russian Federation sa larangan ng pagprotekta sa personal na data ng mga empleyado.

Ang organisasyon na nagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado, para sa kaginhawaan ng pag-record sa kanila, ay nagbubukas ng isang naaangkop na journal. Ang dokumentong ito ay hindi ipinagkakaloob ng anumang kasalukuyang regulasyong batas sa antas ng pederal o kahit na panrehiyong batas, samakatuwid ang employer ay bumuo ng form nito nang nakapag-iisa at inaprubahan ito kasama ng kanyang utos o direktiba.

Pinapasimple ng journal ang pagtatrabaho sa personal na data ng mga empleyado, na nakaayos sa mga subfolder:

• lahat ng impormasyon ay sistematiko;
• ang paghahanap nito ay nangangailangan ng kaunting oras;
• maginhawang gamitin;
• ang pinakamainam na antas ng proteksyon ng personal na data mula sa mga ikatlong partido ay natiyak;
• pagkatapos ng lahat, ito ay mukhang aesthetically kasiya-siya.

Tulad ng nasabi na natin, ang pamamaraang ito para sa pag-iimbak ng personal na data ay pangunahing ginagamit sa serbisyong sibil, kung saan ito ay ipinag-uutos. Samakatuwid, ang diskarte doon ay medyo seryoso:

• ang mga dokumento para sa mga na-dismiss at kasalukuyang mga empleyado ay naka-imbak nang hiwalay sa bawat isa;
• Bilang isang patakaran, ang pag-iimbak ng mga dokumentong ito ay isang hiwalay na silid o nakahiwalay na silid;
• lahat ng mga papel at folder ay inilalagay sa mga metal cabinet upang maiwasan ang pag-access ng mga third party;
• Pinili lamang - mga espesyal na hinirang na empleyado - ang may access sa lugar o pasilidad ng imbakan.

Hindi lamang yan. Upang maging pamilyar sa mga nilalaman ng kanyang file, at ang isang sibil na tagapaglingkod ay obligadong makilala ang mga nilalaman nito nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon, isang hiwalay na lugar ang inilalaan; bilang isang patakaran, ito ay matatagpuan sa isang pasilidad ng imbakan, ngunit, depende sa ang footage at ang mga kakayahan ng organisasyon, maaaring maglaan ng hiwalay na silid.

Ito, tulad ng nasabi na, para sa mga kumpanya ng estado at para sa lahat ng iba pang mga organisasyon, ang mga patakaran at pamamaraan ng imbakan ay itinatag ng pamamahala ng kumpanya, ngunit sa isang mahigpit na kinakailangan na inireseta ng batas - ang personal na data ng mga empleyado ay dapat protektahan, at walang sinuman ay pinahihintulutang lumabag sa rehimeng kumpidensyal.

Ang journal ng mga personal na file ng mga empleyado, isang sample na ibinigay namin sa ibaba, ay ginagamit, bilang panuntunan, upang itala ang katotohanan na ang personal na impormasyon mula sa isang partikular na kaso ay sinuri ng isang partikular na tao at para sa isang partikular na layunin. Sa pangkalahatan, para sa layuning ito gumagamit sila ng isang familiarization card, na aktwal na nakaimbak, ngunit ang journal ay mas maginhawang gamitin para sa mga inspektor: makikita mo kaagad kung paano ginagawa ang trabaho sa lugar na ito ng mga talaan ng tauhan sa organisasyon.

Mga panuntunan para sa pagpaparehistro at pagpuno

Walang iisang form para sa pagpapanatili ng isang log ng kaso. Maaari mong malayang baguhin ang disenyo at mga panuntunan sa pagpuno. Karaniwang kasama nito ang mga sumusunod na column:

• numero ng personal na file;
• BUONG PANGALAN. empleado;
• petsa ng pagpasok (petsa ng pagpaparehistro ng personal na file), petsa at numero ng order ng trabaho;
• titulo sa trabaho;
• structural subdivision;
• petsa ng pagpapaalis (petsa ng pagsasara ng personal na file), petsa at numero ng utos upang wakasan ang kontrata sa pagtatrabaho sa empleyado (dismissal);
• Kung kinakailangan, maaari mong gamitin ang column na "Mga Tala."

Para sa mabilis na paghahanap, maaari mo ring gawin ang magazine sa anyo ng isang alpabeto na aklat na may ginupit sa kanan, na nagtatalaga ng magkakahiwalay na mga pahina sa bawat titik. Gamit ang unang titik ng apelyido ng empleyado, magiging madali upang mahanap ang nais na pahina. Ang regular na A4 squared notebook na may hard cover ay magsisilbing compass mo sa maraming case safe. Ito ay sapat na upang ipasok ang iyong buong pangalan. empleyado at numero ng kaso.

Kapag ang isang empleyado ay tinanggap, ang isang personal na file ay iginuhit para sa kanya - isang espesyal na hanay ng mga dokumento na naglalaman ng lahat ng kinakailangang impormasyon tungkol sa empleyado. Ang lahat ng mga kaso ay nakarehistro sa isang espesyal na journal o libro ng mga personal na gawain sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod ng pagpasok ng mga empleyado sa organisasyon.

Layunin ng aklat

Ang libro ng personal na talaan ng empleyado ay kinakailangan upang magparehistro at matiyak ang kaligtasan ng lahat ng mga dokumento para sa mga upahang empleyado. Ang layunin nito ay bumaba sa isang malinaw na kronolohikal na pagpasok ng impormasyon tungkol sa kung sinong empleyado at sa kung anong petsa ang mga kaso ay binuksan. Maaaring hindi maibigay ang impormasyon sa lahat ng tauhan ng organisasyon, dahil hindi lahat ng entity ng negosyo ay kinakailangang gumawa ng mga personal na file. Nalalapat ang talatang ito sa mga ahensya ng gobyerno kung saan ang naturang obligasyon ay itinatag sa isang pambatasan.

Tanging ang mga personal na file ng mga empleyado kung saan kinukuha ng kumpanya ang mga dokumentong ito ang itatala sa accounting ledger. Gayunpaman, maraming mga organisasyon ang nagpasya na gumuhit ng mga file para sa lahat ng mga upahang empleyado, dahil ito ay napaka-maginhawa kapag nagsasagawa ng mga rekord ng tauhan. Ang mga dokumento para sa bawat empleyado ay matatagpuan sa magkahiwalay na mga folder na may numero, na nakaimbak alinsunod sa itinatag na mga patakaran.

Ang mga pakinabang ng pagpapanatili ng mga personal na file at isang log ng kanilang pagpaparehistro ay maaaring isaalang-alang:

1. Organisasyon ng mataas na kalidad na pamamahala ng mga rekord ng tauhan sa negosyo;
2. Dali ng paghahanap ng mga dokumento para sa sinuman sa mga empleyado;
3. Posibilidad ng pagpapanatili ng mga rekord ng tauhan alinsunod sa batas ng Russian Federation.

Mahalaga: kung ang isang enterprise ay nagrerehistro ng mga file para sa mga tauhan, pagkatapos ay ipinag-uutos na panatilihin ang isang libro ng kanilang pagpaparehistro, na maaaring magamit upang subaybayan ang paggalaw ng mga dokumentong ito sa organisasyon.

Paano magdisenyo ng libro

Ang libro para sa pagrerehistro ng mga kaso, tulad ng anumang iba pang libro ng accounting, ay dapat ihanda nang naaayon. Dahil walang obligasyon para sa mga entidad ng negosyo (maliban sa mga ahensya ng gobyerno) na panatilihin ang rehistro ng accounting na ito, may karapatan silang gamitin ang karaniwang form o i-develop ito nang nakapag-iisa. Tama na i-secure ang journal form na ito sa dokumentasyon sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan bilang isang apendiks, halimbawa, sa mga regulasyon sa mga talaan ng tauhan sa negosyo.

Ang libro ng personal na talaan ay dapat na may bilang, at ang unang sheet ng mga entry ay bibigyan ng bilang simula sa numerong "2". Ang mga sheet ay binibilang nang walang anumang mga puwang sa mahigpit na pagkakasunod-sunod ng mga pangyayari. Bilang karagdagan, ang libro ay dapat na laced, iyon ay, stitched na may malakas na mga thread sa 2-3 punctures. Ang mga dulo ng mga thread ay inilabas sa likod ng libro at iniwan ang 5-6 cm ang haba.

Ang isang espesyal na sticker ay idinidikit sa ibabaw ng mga ito para sa pirma ng sertipikasyon ng isang awtorisadong empleyado at ang selyo ng organisasyon ay nakakabit. Tulad ng para sa pirma ng sertipikasyon, bilang isang patakaran, ito ay nakakabit ng pinuno ng organisasyon o ang taong responsable para sa pagpapanatili ng mga personal na gawain ng mga empleyado. Ang petsa kung kailan nilagyan ng lace ang magazine ay ipinahiwatig din, pati na rin ang isang selyo, ang bahagi nito ay dapat nasa sticker, at ang isa pa ay direkta sa magazine.

Ang pangunahing bagay na kailangan mong bigyang-pansin kapag naghahanda ng isang libro para sa pagrehistro ng mga personal na gawain:

1. Ang pahina ng pamagat ay dapat maglaman ng pangalan ng organisasyon, ang pangalan ng aklat mismo at ang petsa ng pagsisimula ng pagpapanatili nito;
2. Dapat itong laced;
3. Ang lahat ng mga sheet ay dapat na bilang;
4. Dapat itong may sticker na may pirma ng isang awtorisadong tao at ang selyo ng organisasyon.

Tulad ng para sa panloob na nilalaman ng naturang libro ng accounting, ang isang non-government na organisasyon ay may karapatan na independiyenteng bumuo ng anyo ng mga sheet nito at magpasya kung anong impormasyon ang naglalaman ng libro.

Impormasyong isasama sa aklat

Dahil ang naturang libro ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa kung anong uri ng mga gawain ng empleyado ang nakarehistro sa negosyo, kadalasang kasama nito ang sumusunod na data:

1. Personal na numero ng file sa pagkakasunud-sunod (ito ay ipinahiwatig din sa personal na file mismo upang pasimplehin ang paghahanap);
2. Petsa ng pagtatatag ng isang personal na file - lahat ng mga petsa ay dapat na mai-post sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod;
3. Ang data na direktang nauugnay sa empleyado, kabilang ang buong pangalan, numero ng tauhan, posisyon kapag gumuhit ng file;
4. Ang petsa ng pagsasara ng personal na file kapag umalis ang empleyado sa organisasyon;
5. Lokasyon ng imbakan para sa mga saradong personal na file;
6. Tandaan - anumang impormasyon na kinakailangan para sa mataas na kalidad na pag-record ng mga personal na file ng empleyado.

Ang lahat ng impormasyong ito ay ipinakita sa personal na aklat ng mga talaan sa isang espesyal na talahanayan na may mga hanay na napapailalim din sa pagnunumero. Ang bawat hilera ng talahanayan ay binibilang sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod nang walang mga pagtanggal, pagbura o pagwawasto. Kung, gayunpaman, ang isang pagkakamali ay ginawa sa paggawa ng mga entry, ito ay dapat na itama, at ang naitama na entry ay dapat na sertipikado sa pamamagitan ng pirma ng isang awtorisadong tao at ang inskripsiyon na "Maniwala ka sa naitama" na nagpapahiwatig ng petsa ng paggawa ng corrective entry.

Mahalaga: ang impormasyong nakapaloob sa accounting book, tulad ng anumang iba pang data sa mga talaan ng tauhan, ay dapat na may limitadong pag-access.

Sa madaling salita, ang log ay dapat na naka-imbak malayo sa mga hindi awtorisadong tao na maaaring gumamit ng umiiral na data.

Bilang karagdagan sa log ng personal affairs, maaari kang lumikha ng isang uri ng index ng card, na maglalaman ng mga card na may impormasyon sa mga personal na file at mga dokumento sa mga ito para sa bawat empleyado. Ang paglikha ng naturang direktoryo ay hindi sapilitan, bagkus ay likas na pagpapayo upang gawing simple ang mga talaan ng tauhan sa negosyo.

Kapag nagrerehistro ng isang relasyon sa trabaho, ang isang personal na file ay binuksan, na nakarehistro sa accounting journal. Nasa ibaba ang isang sample nito. Sa artikulo ay sasagutin namin ang mga katanungan ng interes tungkol sa pagtatrabaho sa dokumentong ipinahiwatig sa itaas.

Ang pagbuo nito ay nagsisimula mula sa sandaling inilabas ang hiring order at magpapatuloy hanggang sa pagpapaalis. Ang pamamahala ng negosyo ay walang obligasyon na irehistro ang mga file ng empleyado. Ayon sa Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation noong Mayo 30, 2006 No. 609, nalalapat lamang ito sa mga awtoridad ng estado at munisipyo.

Sa kabila nito, ginawa ng maraming negosyo ang kanilang responsibilidad para sa mga departamento ng HR na panatilihin ang dokumentong ito. Kasunod nito, lubos nitong pinapasimple ang gawain, dahil ang lahat ng impormasyon ay sistematiko at ang paghahanap para dito ay tumatagal ng isang minimum na oras.

Ano ang kasama sa personal na file ng empleyado?

Ito ay isang folder na may mga dokumento (mga kopya) na natahi dito para sa isang indibidwal na empleyado. Tingnan natin ang listahan:

• aplikasyon para sa trabaho;
• na may karagdagang mga kasunduan;
• talaan ng personal na tauhan;
• isang self-written questionnaire o autobiography;
• kopya ng diploma sa edukasyon;
• Deskripsyon ng trabaho;
• mga katangian, mga liham ng rekomendasyon;
• mga kopya ng pasaporte, sertipiko ng kasal, sertipiko ng kapanganakan ng mga bata;
• mga extract ng mga order ng tauhan (paglipat sa posisyon, mga presentasyon);
• mga parangal, insentibo;
• mga paglabag;
• iba pang mga dokumento.

Paano maayos na mag-file ng personal na file ng empleyado

Kumpletuhin ang pahina ng pamagat. Ipahiwatig ang iyong apelyido, unang pangalan, patronymic, petsa ng pagsisimula ng trabaho (ito ay kasabay ng araw na isinampa ang kaso) at itinalagang numero. Gumawa ng mga entry sa maayos na sulat-kamay at sa asul, itim o lila na tinta. Iwasan ang mga gasgas at pagwawasto.

Tiyaking gumawa ng imbentaryo ng impormasyon sa iyong personal na folder. Para sa bawat dokumento ang sumusunod na impormasyon ay makikita:

• Pangalan;
• petsa ng paghaharap;
• bilang ng mga sheet;
• ang imbentaryo ay pinatunayan ng isang awtorisadong espesyalista.

Kapag ang isang dokumento ay tinanggal mula sa folder, isang marka ang inilalagay sa panloob na imbentaryo. Kasama sa mga ito ang isang kapalit na sertipiko, na nagpapakita kung kailan, kanino, bakit, at kung gaano katagal kinuha ang papel. Na-certify sa pamamagitan ng mga lagda ng awtorisadong empleyado at ng taong nakatanggap nito. Ang pag-withdraw ay posible lamang sa pahintulot ng pinuno ng negosyo o pinuno ng departamento ng tauhan.

Minsan kinakailangan na gumawa ng mga pagwawasto sa pahina ng pamagat o sa listahan ng mga dokumento. Nangyayari ito kapag binago ng isang tao ang kanyang apelyido o iba pang data, at gayundin kung ang paglilinaw ng impormasyon ay naiiba sa data na naipasok na (ang patronymic ay naipasok nang hindi tama). Sa sitwasyong ito, dapat patunayan ng opisyal ng tauhan ang mga pagwawasto na ginawa gamit ang selyo ng negosyo at ang kanyang pirma.

Huwag kalimutan ang tungkol sa pagkuha ng litrato. Sa likurang bahagi ng larawan ay nakasulat ang apelyido, unang pangalan, at patronymic ng empleyado na inilalarawan. Ang impormasyon ay pinatunayan ng isang espesyalista sa tauhan at ng selyo ng employer. Ipahiwatig ang petsa kung kailan kinunan ang larawan.

Ang lahat ng mga folder ay naka-staple at naitala sa log book.

Pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado

Ang mga dokumento ay naka-imbak sa isang hindi masusunog na cabinet, na naka-lock at selyado.

Ang pinuno ng departamento ng HR at ang espesyalista na nagtatrabaho sa mga dokumentong ito ay may access sa database ng mga personal na folder. Siya ay hinirang sa pamamagitan ng utos at sumasailalim sa mga tagubilin. Ang opisyal ng tauhan ay kinakailangan ding maging pamilyar sa dokumentong pinagtibay sa negosyo.

Kung kinakailangan, ang impormasyon ay maaaring gamitin ng agarang superbisor ng empleyado. Upang makakuha ng impormasyon, ang taong interesado ay nakikipag-ugnayan sa pinuno ng departamento ng HR o ng negosyo. Ang isang utos ay inilabas upang maging pamilyar sa mga dokumento. Ang impormasyon lamang na nakakatugon sa itinuro na kahilingan ang ibinigay. Bago matanggap ang impormasyon ng interes, ang pinuno ng departamento o iba pang opisyal ay pamilyar sa Mga Regulasyon sa Personal na Data ng mga Empleyado na inaprubahan ng negosyo at kinukumpirma ito ng isang lagda.

Tanging ang empleyado ang may libreng access sa kanyang trabaho. Maaari itong maibigay sa kanya laban sa lagda bago matapos ang araw ng trabaho. Pagkatapos kung saan ang folder ay ibinalik sa lugar nito.

Gaano katagal iniimbak ang mga file ng empleyado?

Pagkatapos ng pagpapaalis o pagreretiro, ang mga folder ay maaaring ilipat sa isang bagong lugar ng trabaho (sa espesyal na kahilingan) o ipadala sa archive.

Kasabay nito, ang panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento sa departamento ng mga tauhan ay: 10 taon para sa mga tagapaglingkod sibil at tatlong taon para sa lahat ng iba pa.

Kapag ang isang file ay inilipat sa archive, ito ay tinatahi, binibilangan at inilarawan. Naka-imbak ng 75 taon.

Pagkatapos ng deadline, ang mga dokumento ay nawasak. Gayunpaman, ang personal na data ng mga mamamayan na humawak ng mga posisyon sa pamumuno o nagkaroon ng mga parangal at titulo ng gobyerno ay permanenteng iniimbak.

Ang pamamahala sa mga gawain ng empleyado ay nangangailangan ng karagdagang oras at mga mapagkukunan ng tauhan. Ngunit ang isang maayos na nabuong database ay isang mahusay na katulong sa gawain ng isang negosyo.