Posible bang magrehistro ng mga waybill sa electronic form. Pagpapanatili at pag-iimbak ng mga tala sa paglalakbay

Mga pagbabago sa disenyo mga waybill noong 2017, pati na rin ang isang halimbawa ng pagsagot sa isang waybill, isinasaalang-alang namin sa aming magkakahiwalay na konsultasyon. Sa artikulong ito ay pag-uusapan natin ang tungkol sa rehistro ng paggalaw ng mga waybill.

Sino ang dapat magtago ng tala sa paglalakbay

Ang mga organisasyon at indibidwal na negosyante na nagbibigay ng mga serbisyo sa transportasyon ay kinakailangang magrehistro ng mga nakumpletong waybill sa rehistro ng waybill (clause 1, artikulo 1, clause 1, artikulo 6 ng Federal Law No. 259-FZ ng Nobyembre 8, 2007, clause 17 ng Order of the Ministry of Transport ng Setyembre 18 .2008 No. 152).

Ang iba sa mga taong gumagamit ng mga sasakyan ay maaaring panatilihin ang isang rehistro ng waybill sa kanilang sariling paghuhusga. Ang paggamit ng naturang journal ay magiging posible upang makontrol ang pagiging maagap ng pag-isyu ng mga waybill at, dahil dito, ang pagtanggal ng mga gasolina at lubricant na ginagamit ng mga sasakyan, ang impormasyon tungkol sa paggamit nito ay makikita sa kaukulang mga waybill.

Form ng tala ng paglalakbay

Ang journal para sa pagrehistro ng paggalaw ng mga waybill (form No. 8) ay inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russian Federation noong Nobyembre 28, 1997 No. 78.

Log ng accounting ng waybill (form 8): i-download sa Excel

Ipinapahiwatig na ang log na ito ay pinananatili upang makontrol ang paggalaw ng mga waybill na ibinigay sa driver at ang paghahatid ng mga naprosesong waybill sa departamento ng accounting.

Ang organisasyon at ang indibidwal na negosyante, kung kinakailangan, ay maaaring bumuo ng anyo ng journal sa kanilang sarili.

Rehistro ng waybill: sample na pagpuno

Magbigay tayo ng isang halimbawa ng pagpuno sa rehistro ng paggalaw ng mga waybill sa halimbawa ng form na naaprubahan

Ang "Journal ng pagrehistro ng paggalaw ng mga waybill" ay isang espesyal na form para sa pagpuno ng mga papeles ng mga negosyo, na naaprubahan sa loob ng balangkas ng mga pamantayan ng batas sa pamamagitan ng isang atas ng State Statistics Committee ng Russian Federation ng 1997. Ang form na ito ay may kaugnayan at naaangkop kung may mga sasakyan sa balanse ng organisasyon, at ang mga tiket sa paglalakbay ay inisyu ng mga sheet. Sa pamamagitan ng form na ito, maaari kang magtago ng isang detalyadong analytical record ng mga dokumento na ibinibigay sa driver. Gayundin, ang rehistro ng waybill ay may kasamang field kung saan ang petsa ng pagtanggap ng sheet ng accountant ay naitala. Ito ay napaka-maginhawa para sa pag-set up ng daloy ng trabaho, maaari mong agad na malaman kung alin sa mga empleyado ang lumalabag sa mga napagkasunduang panuntunan para sa pagbibigay ng mga dokumento.

Ang dokumento ay maaaring i-save at maitala sa maraming mga format, lalo na sa naka-print at elektronikong anyo, na maginhawa para sa pag-iimbak, accounting at pag-systematize ng impormasyon. Ang dokumentong ito ay naglalaman ng data sa lahat ng mga sheet na naibigay, at hindi ito nakadepende sa kanilang uri ng form. Ang mga dokumento ay napapailalim sa isang tuluy-tuloy na uri ng pagnunumero. Lumalabas na kailangan mong panatilihing regular ang isang pinagsama-samang journal, dahil hindi tama ang pagbuo nito nang retroactive.

Nilalaman ng dokumento

Sa katunayan, ang papel ay may kasamang ilang mga detalye at tampok, pisikal na ito ay ang pabalat at bahagi ng halaga ng talahanayan. Sa loob ng pabalat, ang pangalan ng kumpanya at ang yugto ng panahon kung kailan ginawa ang magazine na ito ay nakasaad. Mayroong ilang mahahalagang halaga sa loob ng elemento ng talahanayan.

• may bilang na halaga (ito ay indibidwal para sa bawat dokumento);
• ang petsa ay nabanggit sa oras ng pagpuno at pag-isyu;
• impormasyon tungkol sa numero ng driver at tauhan;
• numero ng kotse (halaga ng garahe);
• pirma ng empleyado para sa pagtanggap ng dokumento;
• pirma ng dispatching officer para sa pagtanggap ng papel mula sa kaukulang opisyal para sa pagmamaneho ng sasakyan;
• ang pirma ng accountant at isang indikasyon ng panahon (petsa) kung saan tinanggap ang waybill at mga dokumento mula sa driver;
• isang up-to-date na tala ng taong nagpapanatili ng form na ito.

Ang tala ay inilaan upang matukoy ang impormasyong magagamit sa iba pang mga column upang maunawaan ng sinumang interesadong gumagamit ng pag-uulat ang impormasyong nasa talahanayan.

Ang form 8 ng rehistro ng waybill, na maaaring ma-download sa website, ay dapat punan nang direkta ng isang empleyado ng kumpanya na may espesyal na awtoridad na gawin ito. Kung ang pagpapalabas ng dokumento ay isinasagawa ng isang third-party na kumpanya batay sa isang kontraktwal na relasyon, kung gayon ang isang espesyalista mula sa isang third-party na organisasyon kung saan ang isang kontrata ay natapos, ang paksa kung saan ay mga serbisyo ng ganitong uri, maaaring punan. Ang lahat ng mga nuances ay inireseta sa kontraktwal na relasyon sa kumpanyang ito, upang sa paglaon ay walang mga hindi kinakailangang tanong tungkol sa kung sino, kapag pinunan ito o ang form na iyon at kung paano ginawa ang pagbabayad para sa mga serbisyo. Ang waybill accounting journal ay may sample ng pagpuno ng isang espesyal, karaniwan miyembro ng tauhan na hindi pa nakatagpo ng ganoong form dati, ay maaaring mapunan ito nang hindi tama, na tiyak na hahantong sa mga multa mula sa mga awtoridad sa regulasyon.

Karamihan sa mga organisasyon ay gumagamit ng mga sasakyan. Ngunit ang pagpapatakbo ng transportasyon ay nagsasangkot ng malalaking gastos, at mahalagang kontrolin ang mga ito. Ang pangunahing dokumento na nagpapatunay sa mga gastos at paggalaw ng sasakyan ay ang waybill. Ito ay isang pangunahing dokumento na nagpapakita ng detalyadong impormasyon tungkol sa ruta, kargamento, mga pasahero, driver at sasakyan. Ang kanilang mga tala ay dapat itago sa isang espesyal na journal.

Ang rehistro ng waybill (JU) ay dapat itago ng lahat ng organisasyong nagmamay-ari ng mga sasakyan (talata 17 ng utos ng Ministry of Transport na may petsang Setyembre 18, 2008 No. 152).

Ang Batas sa Accounting No. 402 na may petsang 06.12.2011 ay tinanggal ang ipinag-uutos na paggamit ng isang pinag-isang anyo ng dokumento - code ayon sa OKUD 0345008. Ang Form No. 8 ay naaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang 11.28. 1997 No. 78.

Gayunpaman, ang institusyon ay may karapatang magpanatili ng LC ayon sa opsyonal na form na ito No. 8, o kinakailangan na aprubahan ang sarili nitong bersyon sa patakaran sa accounting, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga aktibidad ng organisasyon.

Sa order No. 52n sa pag-apruba ng mga form pangunahing mga dokumento at mga rehistro ng accounting na ginagamit ng mga organisasyon ng pampublikong sektor, ang anyo ng dokumento ay hindi tinukoy.

Pagtupad sa mga kinakailangan ng Batas Blg. 402-FZ sa mga form ng accounting transaksyon sa negosyo at ang mga kondisyon ng order ng Ministry of Transport No. 152, matukoy ang form at pamamaraan para sa pagpuno sa patakaran sa accounting.

Journal ng pagpapalabas ng mga waybill, sample

Nag-aalok kami ng isang opsyon na maaaring mabuo at maaprubahan ng organisasyon.

Waybill register, form 8, download

Pamamaraan ng accounting

Ang form ng waybill, tulad ng JU, ay maaaring bumuo at maaprubahan nang nakapag-iisa o ilapat na inaprubahan ng Decree No. 78. Magiging invalid ang dokumento kung wala man lang isa sa mga kinakailangang detalye. Ang mga ito ay tinukoy ng 402-FZ at Order No. 152:

1. Pangalan ng dokumento.
2. Numero ng dokumento sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod.
3. Ang bisa.
4. Impormasyon tungkol sa organisasyon - ang may-ari ng sasakyan, kabilang ang PSRN.
5. Uri at modelo ng sasakyan.
6. Plato ng pagpaparehistro ng sasakyan ng estado.
7. Pagbabasa ng odometer bago umalis at pagbalik sa garahe (paradahan).
8. Petsa at oras ng pag-alis at bumalik sa garahe (paradahan).
9. Lagda at buong pangalan responsableng empleyado na nagpahiwatig ng pagbabasa, petsa at oras ng odometer.
10. BUONG PANGALAN. driver.
11. Petsa at oras ng pre-trip at post-trip na mga medikal na eksaminasyon (sertipikasyon) ng driver.
12. Selyo, lagda at buong pangalan manggagawang pangkalusugan na nagsagawa ng medikal na pagsusuri.
13. Isang tala tungkol sa inspeksyon ng teknikal na kondisyon ng kotse bago umalis, na nagpapahiwatig ng petsa at oras (minuto at oras).
14. Lagda at buong pangalan responsable para sa pagsuri sa teknikal na kondisyon ng sasakyan (mekaniko, controller, foreman).

Isinasagawa ito ayon sa isang simpleng algorithm: lahat ng ibinigay na voucher ay ipinahiwatig sa journal, nang walang pagbubukod. Para sa accounting, ang end-to-end na pagnunumero ay ginagamit sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod.

Ang ZhU ay pinagsama-sama para sa isang buwan, at sa bawat oras sa isang bagong pahina, maliban kung ang iba pang mga panahon ay itinatag sa patakaran sa accounting ng organisasyon.

Para sa karagdagang impormasyon kung paano gumawa ng tiket, basahin ang artikulo. "Mga panuntunan para sa pag-isyu at pagpapanatili ng mga waybill sa 2019".

Isang halimbawa ng isang nakumpletong tiket

Rehistro ng waybill, pagpuno ng sample

Isaalang-alang kung paano punan ang ZhU in institusyon ng badyet, Halimbawa. Ang GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLURE" ay nagpapatakbo ng tatak ng kotse na "Renault Logan". Noong Enero 2019, nabigyan ang driver ng 3 voucher.

Hakbang 1. Pinupunan namin ang pahina ng pamagat, OKPO code at ang pangalan ng organisasyon, ipahiwatig ang panahon kung saan pinupunan namin ang ZhU.

Hakbang 2. Punan ang tabular na bahagi. Isinulat namin ang numero ng tiket at ang petsa ng isyu. Ipinapahiwatig namin ang buong pangalan. (buo) ang driver at numero ng kanyang tauhan. Inilagay namin ang numero ng garahe ng kotse. Sa tala, ipahiwatig ang patutunguhan at iba pang impormasyon.

Hakbang 3. Hinihiling namin sa iyo na pirmahan ang LC ng driver, dispatcher at accountant. Katulad nito, ipinapakita namin ang natitirang mga voucher.

Matapos punan ang journal sa loob ng isang buwan (o ibang panahon na itinatag ng organisasyon), dapat itong bilangin at tahiin, selyo, ipahiwatig ang bilang ng mga sheet bawat reverse side magazine, ang petsa ng firmware firmware at tiyakin sa manager.

Pagrehistro ng waybill, i-download ang nakumpletong form

Buhay ng istante at pananagutan

Ang kasalukuyang batas ay hindi nagtatag ng eksaktong balangkas para sa pag-iimbak para sa kasong ito. Panatilihin ang naka-file at may numerong dokumento sa organisasyon nang hindi bababa sa 5 taon, dahil naglalaman ito ng impormasyon tungkol sa pangunahing pinagmulan (mga waybill). Tukuyin sa pamamagitan ng isang hiwalay na order ang taong responsable para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng ZhU. Sa ilalim ng lagda, pamilyar sa kanya ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng dokumento.

Kung ang organisasyon ay hindi nagpapanatili ng isang rehistro ng pagpapalabas ng mga waybill, ang sample ay hindi naaprubahan, kung gayon ang mga awtoridad sa buwis ay maaaring pagmultahin sa ilalim ng talata 1 ng Art. 126 ng Tax Code ng Russian Federation. Ibig sabihin, kapag hiniling opisina ng buwis ang institusyon ay dapat magbigay ng kinakailangang dokumentasyon sa loob ng itinakdang panahon. Kung hindi ito nagawa, ang IFTS ay maglalabas ng multa - 200 rubles para sa bawat dokumento.

Ang waybill ng isang trak ay ang pangunahing dokumento ng pangunahing accounting, na, kasama ang consignment note kapag nagdadala ng mga kalakal, tinutukoy ang mga tagapagpahiwatig para sa accounting para sa pagpapatakbo ng rolling stock at ang driver, pati na rin para sa pagkalkula sahod sa driver at pagbabayad para sa transportasyon ng mga kalakal.
Para sa mga sasakyang pangkargamento, ang Decree ng State Statistics Committee ng Russia noong Nobyembre 28, 1997 ay inaprubahan ng N 78 ang dalawang anyo ng mga waybill - form N 4-c at form N 4-p.

* Ginagamit ang Form N 4-c (piecework) kapag nagsasagawa ng transportasyon ng mga kalakal, napapailalim sa pagbabayad para sa kotse sa mga rate ng piecework.
* Ang Form N 4-p (time-based) ay ginagamit na napapailalim sa pagbabayad para sa trabaho ng kotse sa isang time-based na rate at idinisenyo para sa sabay-sabay na transportasyon ng mga kalakal sa dalawang customer sa panahon ng mga tinik ng isang araw ng trabaho (shift) ng driver.

Ang mga tear-off coupon ng waybill ay pinunan ng customer at nagsisilbing batayan para sa organisasyon-may-ari ng sasakyan na magpakita ng invoice sa customer.
Ang kaukulang tear-off coupon ay naka-attach sa account. Ang waybill ay nananatili sa organisasyong nagmamay-ari ng sasakyan, inuulit nito ang magkatulad na mga talaan tungkol sa oras na ang kotse ay pinaandar ng customer at nagsisilbing batayan para sa accounting para sa pagpapatakbo ng sasakyan sa araw ng trabaho.

Sa kaso kapag ang mga item sa imbentaryo ay dadalhin gamit ang time-based na pagbabayad para sa pagpapatakbo ng kotse, ang mga numero ng mga dokumento ng commodity-transport ay ipinasok sa waybill at isang kopya ng mga dokumento ng commodity-transport na ito ay nakalakip, bilang isang resulta kung saan ang bilang ng mga toneladang kargamento na dinadala at iba pang mga indicator na sumasalamin sa trabaho ay ipinahiwatig.kotse at driver.
Ang pagpuno sa waybill bago ito ibigay sa driver ay isinasagawa ng dispatcher ng organisasyon o ng isang taong awtorisadong gawin ito. Ang natitirang data ay pinupunan ng mga empleyado ng organisasyon na nagmamay-ari ng sasakyan at mga customer. Dapat tandaan na ang pakikilahok sa pagpuno sa waybill ay hindi pinapayagan, maliban sa mga pirma na nagpapatunay ng pagtanggap (kapag aalis) at paghahatid (kapag ibinalik ang kotse).
Ang mga waybill sa mga form na N 4-c at N 4-p ay ibinibigay sa driver laban sa pagtanggap ng isang awtorisadong tao para lamang sa isang araw ng trabaho (shift), sa kondisyon na ibinigay ng driver ang waybill ng nakaraang araw ng trabaho.

Ang pagpuno sa waybill ay isinasagawa sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1. Sa ilalim ng pangalan ng dokumento, ang petsa ng paglabas nito (araw, buwan, taon) ay naitala, na dapat tumutugma sa petsa ng pagpaparehistro ng inisyu na waybill sa journal.

2. Sa linya ng "Operating mode", ang isang code ay nakasulat na naaayon sa mode ng pagpapatakbo (trabaho sa mga karaniwang araw, paglalakbay sa negosyo, buod ng accounting ng mga oras ng pagtatrabaho, pang-araw-araw na accounting ng mga oras ng pagtatrabaho, trabaho sa katapusan ng linggo o holiday, trabaho ayon sa iskedyul o sa labas ng iskedyul, atbp. ), alinsunod sa kung saan kinakalkula ang sahod ng tsuper.

3. Sa mga linyang "Column", "Brigade" ang mga numero ng column at brigade ay naitala, na kinabibilangan ng isang kotse at isang driver.

4. Sa mga linya na nakatuon sa sasakyan, isulat ang tatak, numero ng estado, pati na rin ang numero ng garahe nito.

5. Sa mga linya na nakatuon sa driver, ang apelyido, inisyal, numero ng tauhan na itinalaga sa empleyado sa organisasyon ng transportasyon, ang numero ng sertipiko at ang klase ng driver na nagtatrabaho sa waybill na ito ay naitala.

6. Ang mga linya na nakatuon sa card ng lisensya ay nagpapahiwatig ng impormasyon tungkol sa uri nito (karaniwan, limitado), numero ng pagpaparehistro at serye.

7. Sa mga linyang "Trailer" ang mga tatak, estado at numero ng garahe ng mga trailer at semi-trailer na ginawa sa linya kasama ang kotse ay naitala. Ang mga bilang ng mga exchange trailer at semi-trailer ay naitala sa mga linyang ito sa mga lugar ng kanilang muling pag-trailing.

8. Sa linyang "Accompanying persons" ang mga pangalan at inisyal ng mga taong kasama ng kotse upang makumpleto ang gawain (loaders, freight forwarders, trainee, atbp.) ay naitala.

9. Sa seksyong "Trabaho ng driver at ang kotse" - impormasyon tungkol sa pag-alis at pagbabalik ng kotse ayon sa iskedyul.

10. Sa seksyong "Pagtatalaga sa driver":

Sa column 18 "Para sa kaninong pagtatapon", sa batayan ng isang aplikasyon o isang solong order ng customer, ang pangalan ng customer ay naitala, kung saan dapat dumating ang kotse upang makumpleto ang gawain.

Ang Column 19 "Oras ng pagdating" ay nagtatala ng oras (sa mga oras at minuto) ng pagdating ng kotse sa customer ayon sa kanyang aplikasyon, isang order o iskedyul ng kotse sa ilalim ng mga tuntunin ng kontrata.

Ang mga hanay 20-21 (mga address ng loading at unloading point) ay nagpapahiwatig kung saan kukunin ang mga kalakal mula at kung saan ihahatid ito ayon sa aplikasyon, isang solong order ng customer o sa ilalim ng mga tuntunin ng kontrata.

Sa column 22 "Pangalan ng kargamento" ang pangalan ng kargamento na ipinakita para sa transportasyon ay naitala batay sa isang aplikasyon o isang solong order ng customer.

Sa column 23 "Bilang ng mga na-load na sakay", batay sa isang aplikasyon o isang beses na order, ang bilang ng mga na-load na sakay na kinakailangan upang makumpleto ang gawain ay naitala.

Ang Column 24 "Distansya" ay nagtatala ng mga distansya ng transportasyon ng kargamento, na tinutukoy ayon sa data ng mga awtoridad sa kalsada, o ayon sa mapa ng lugar (plano ng lungsod) gamit ang isang curvimeter, o ayon sa listahan ng mga distansya na pinagsama-sama sa batayan ng mga ulat sa pagsukat o ayon sa speedometer ng kotse (sa pana-panahong transportasyon), nakapirming pagkilos ng organisasyon ng transportasyon at ng customer.

Ang Column 25 "Transport tons" ay nagtatala ng dami ng kargamento na kailangang dalhin para sa customer.
Ang karapatang baguhin ang gawain na tinukoy sa seksyong "Pagtatalaga sa driver" ay mayroon lamang isang organisasyon ng transportasyon ng motor. Sa mga pambihirang kaso lamang, ang customer ay maaaring, sa pagsang-ayon sa organisasyon ng transportasyon, baguhin ang gawain.

11. Sa harap na bahagi ng waybill, sa linyang "Issue fuel", ang halaga ng gasolina na kinakailangan para sa pagpapalabas upang makumpleto ang gawain, na isinasaalang-alang ang natitirang gasolina ng nakaraang araw ng trabaho, ay nakasulat sa mga salita.

Sa linyang "Signature of the dispatcher", pinapatunayan ng dispatcher sa kanyang pirma na tama ang mga detalye ng waybill na pinunan niya at may driver's license ang driver.

Ang pagpuno sa waybill bago umalis sa garahe ay isinasagawa sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1. Sa seksyong "Movement of fuel" sa mga column 9, 10 at 11 at sa kaukulang mga linya, ang tanker, ang technician para sa fuels and lubricants (POL) o isang awtorisadong tao ay nagtatala ng halaga ng gasolina na ibinigay.

2. Sa harap na bahagi, ang isang taong pinahintulutan ng organisasyon ng transportasyon na magsagawa ng isang pre-trip na medikal na pagsusuri ay nagpapatunay sa kanyang pirma sa estado ng kalusugan ng driver at ang posibilidad na payagan siyang magmaneho ng kotse.

3. Sa seksyong "Ang gawain ng driver at ang kotse" sa hanay 5 "Mga pagbabasa ng speedometer", ang mekaniko ng checkpoint (checkpoint) o ang technical control department (OTK) ay nagtatala ng speedometer reading kapag ang kotse ay umalis sa linya, at sa column 6 "Actual time" stamp - inilalagay ng orasan ang aktwal na oras ng pag-alis ng kotse mula sa garahe. Kung sakaling magkaroon ng malfunction o kawalan ng selyo ng orasan, ang oras ay manu-manong itinatala sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: araw, buwan, oras, minuto.

4. Sa seksyong "Movement of fuel" sa column 12 "Balanse sa pag-alis", ang mekaniko ng checkpoint o quality control department ay nagtatala ng dami ng gasolina sa mga tangke ng kotse sa labasan, at pinatutunayan ang kawastuhan ng lahat ng mga entry ginawa sa pamamagitan ng pag-sign sa column na ito.

5. Sa mga linya na nakatuon sa teknikal na serbisyo ng kotse, ang mekaniko ng checkpoint o quality control department ay nagpapatunay sa kanyang pirma sa paglipat ng kotse sa driver sa isang teknikal na kondisyon at pahintulot na umalis sa garahe. Sa mga linyang tumutukoy sa driver na tumanggap ng kotse, pinatunayan ng driver sa pamamagitan ng kanyang lagda na ang kotse ay tinanggap sa isang teknikal na kondisyon at na natanggap niya ang pagtatalaga sa trabaho.

Ang pagpuno sa waybill sa linya ay isinasagawa sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1. Sa seksyong "Ang pagkakasunud-sunod ng gawain" form N 4-c:

1.1. Sa column 27, ang mga bilang ng mga nakumpletong biyahe ay naitala nang sunud-sunod. Ang rekord ay inilaan para sa pag-post ng mga nakalakip na dokumento sa pagpapadala para sa mga biyahe.

1.2. Sa column 36-38 "Numbers of the attached commodity-transport documents (TTD)" itinala ng consignor ang lahat ng numero ng commodity-transport documents na nauugnay sa biyaheng ito.

1.3. Sa mga hanay 28-30 "Pagdating" ang petsa at oras (oras at minuto) ng pagtatanghal ng driver ng waybill sa consignor o consignee sa entrance gate o sa checkpoint sa mga punto ng pagkarga o pagbabawas (maliban sa mga istasyon mga riles). Sa kawalan ng entrance gate o checkpoint, ang ipinahiwatig na column ay hindi napunan, ang oras ng pagdating sa punto ng pag-load o pag-unload ay ipinasok sa consignment note (THN).

1.4. Sa mga hanay 39 at 40, ang pangalan ng consignor ay ipinahiwatig, ang consignor sign at mga selyo, na nagpapatunay sa kawastuhan ng mga detalye ng waybill na pinunan niya.

2. Sa seksyong "Downtime sa linya," isusulat ng empleyado ng serbisyo sa teknikal na tulong o isang awtorisadong tao sa naaangkop na mga column ang dahilan ng downtime, petsa at oras ng pagsisimula at pagtatapos ng downtime at patunayan ang mga entry na ito gamit ang kanilang lagda.

3. Sa mga linyang "Mga espesyal na marka" sa harap na bahagi, nakasulat ang impormasyon na hindi ibinigay sa anyo ng waybill (mga marka mula sa pulisya ng trapiko, mga customer kapag tumatangging i-load ang kotse, iba't ibang serbisyo sa kalsada, atbp.) .

Kapag ibinalik ang kotse sa garahe, ang waybill ay pinupunan sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1. Sa seksyong "Mga resulta ng pagpapatakbo ng kotse at mga trailer" ipahiwatig ang pagkonsumo ng gasolina, oras sa pagkakasunud-sunod, ang bilang ng mga rides at karera, mileage (ayon sa speedometer), mga volume ng transportasyon.

2. Sa seksyong "Movement of fuel", pinunan ng mekaniko ng checkpoint o quality control department ang column 13 "Balanse sa pagbabalik" at nilagdaan ang ilalim nito. Sa parehong seksyon, ang tanker, fuel technician o awtorisadong tao, kapag nag-aabot ng gasolina at pampadulas ng driver, punan ang column 14 na "Surrendered" at pumirma sa ilalim nito.

3. Sa linyang "Pinasa ng driver", pinatunayan ng driver sa kanyang pirma na ang kotse ay ipinasa sa mekaniko ng checkpoint o quality control department sa isang technically sound (faulty) na kondisyon. Ang mekaniko ng checkpoint o quality control department sa linyang "Tinanggap" sa pamamagitan ng kanyang pirma ay nagpapatunay sa pagtanggap ng kotse mula sa driver sa isang teknikal na tunog (mali) na kondisyon.

Pagkatapos isumite ng driver ang waybill, pupunan ito ng dispatcher o iba pang awtorisadong tao sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1. Sa seksyong "Trabaho ng driver at ng kotse" sa column 6 "Zero mileage", ayon sa talahanayan ng distansya, itinala ng dispatcher ang distansya mula sa garahe hanggang sa unang loading point at mula sa huling lugar pagbabawas sa garahe.

2. Sa seksyong "Fuel movement" sa column 15 "Rate change factor" ang dispatcher ay nagsusulat ng isang pangkalahatang koepisyent ng pagbabago sa rate ng pagkonsumo ng gasolina para sa buong araw ng pagpapatakbo ng kotse, na nauugnay sa pagpapatakbo ng kotse sa isang pagtaas rate ng pagkonsumo ng gasolina, sa column 16 "Oras ng operasyon ng espesyal na kagamitan" at column 17 "Oras ng pagpapatakbo ng engine", batay sa mga nauugnay na entry sa TTL na naka-attach sa waybill, ayon sa pagkakabanggit, ay nagtatala ng oras ng operasyon ng mga espesyal na kagamitan at karagdagang operasyon ng engine oras sa ilalim ng mga espesyal na kondisyon ng pagpapatakbo (pagpapatakbo ng makina na umiikot na mga mekanismo ng paglo-load at pagbabawas, atbp.). Ang mga detalyeng ito ay kinakailangan upang matukoy ang karagdagang rate ng pagkonsumo ng gasolina. Ang kawastuhan ng pagpuno sa mga detalyeng ito ay pinatutunayan ng dispatcher na may pirma sa ilalim ng naaangkop na mga column.

3. Sa seksyong "Task execution sequence", ang dispatcher sa column 27 ay nagsusulat kabuuan mga biyahe (cell "kabuuan", at sa linyang "TGD sa dami" - ang kabuuang bilang ng mga naihatid na dokumento sa pagpapadala. Para sa kabuuang bilang ng mga naihatid at tinanggap na mga dokumento sa pagpapadala, ang driver ay pumipirma sa linyang "Napasa ng driver", at ang dispatcher - sa linyang "Tinanggap na dispatcher".

Ang pagpuno sa waybill form N 4-p ay nailalarawan ng mga sumusunod na tampok:

1. Sa seksyong "Pagtatalaga sa driver" sa hanay 18 "Sa kaninong pagtatapon ...", batay sa aplikasyon o isang solong order ng customer, itinala ng dispatcher ang pangalan at address ng customer, kung saan pagtatapon ang kotse ay dapat dumating upang makumpleto ang gawain, sa mga haligi 19 at 20 - ang nakaplanong oras ng pagdating at pag-alis, sa hanay 21 - ang nakaplanong bilang ng mga oras ng trabaho at sa hanay 22 - ang bilang ng mga biyahe ayon sa plano.

2. Isang tear-off coupon ng customer, na siyang batayan para sa pagtatanghal ng isang invoice para sa pagbabayad ng kumpanya ng sasakyan serbisyo sa transportasyon at naka-attach dito, na pinunan ng customer. Sa loob nito, ang customer:

2.1. Sa batayan ng waybill na ipinakita ng driver, pinunan niya ang naaangkop na mga linya ng numero at petsa ng paglabas ng waybill, ang pangalan ng kumpanya ng motor kung saan ang rolling stock ng mga kalakal ay dinadala, ang tatak at mga numero ng estado ng dumating na kotse at mga trailer.

2.2. Sa linya na "Customer" ay nagsusulat ng pangalan ng organisasyon, apelyido at inisyal ng opisyal na responsable para sa paggamit ng kotse.

2.3. Sa mga linyang "Pagdating ..." at "Pag-alis ..." ay nagpapahiwatig ng oras ng pagdating at pag-alis ng kotse mula sa customer.

2.4. Sa mga linyang "Nakalakip na TGD" ay ipinasok niya ang mga numero ng TGD, isang kopya nito ay naka-attach sa waybill, at ipinapahiwatig ang kanilang kabuuang bilang.

2.5. Sa linyang "Bilang ng mga rides" ay pumapasok ang kabuuang bilang ng mga rides na ginawa.

2.6. Sa linya na "Lagda at selyo ng customer" siya ay pumirma at naglalagay ng selyo, na nagpapatunay sa kawastuhan ng pagpuno sa mga detalye ng kaukulang mga linya ng waybill.
Pananagutan para sa tamang pagpuno ang waybill ay dinadala ng mga pinuno ng organisasyon, pati na rin ang mga taong responsable para sa pagpapatakbo ng mga trak at nakikilahok sa pagpuno ng dokumento.
Ang mga waybill ay iniimbak sa organisasyon kasama ng mga dokumento sa pagpapadala, na ginagawang posible na suriin ang mga ito nang sabay-sabay.

Ang log book para sa paggalaw ng mga waybill ay isang karaniwang form na ginagamit sa mga negosyo na may mga sasakyan sa kanilang balanse. Sa artikulo, susuriin namin kung ang Journal ay ipinag-uutos para sa pagpapanatili, kung paano punan ang dokumento nang tama, kung sino ang may pananagutan sa pagpapanatili nito.

Bakit kailangan mo ng rehistro ng waybill

Ayon sa kasalukuyang batas, lahat ng entidad aktibidad sa ekonomiya, sa balanse kung saan matatagpuan ang mga sasakyan, ay obligadong panatilihin ang mga talaan ng pagkonsumo ng gasolina batay sa mga entry sa mga waybill. Ang obligasyong ito ay itinalaga kapwa sa mga organisasyon at negosyo, at mga indibidwal nakarehistro sa anyo ng IP.

Upang ma-systematize ang daloy ng trabaho sa mga tuntunin ng pag-compile at pagproseso ng mga waybill, isang espesyal na dokumento ang ginagamit - ang Journal ng pagrerehistro ng paggalaw ng mga waybill. Ito ay idinisenyo upang kontrolin ang tiyempo ng paglilipat ng mga waybill sa dispatcher at ang kanilang kasunod na pagsusumite sa departamento ng accounting para sa pagsusulat ng mga gastos sa gasolina.

Kailangan bang panatilihin ang isang rehistro ng waybill?

Mula nang ipakilala ang Journal noong 1997, ang dokumento ay ipinag-uutos para sa mga organisasyon at negosyo, anuman ang pagmamay-ari at organisasyonal at legal na istraktura. Ang kumpanya, sa sheet ng balanse kung saan nakalista ang mga sasakyan, ay kailangang panatilihin ang isang rehistro ng paggalaw ng mga waybill nang walang pagkabigo.

Noong 2013, ang mga pagbabago sa pambatasan ay nagsimula, ayon sa kung saan ang obligasyon na mapanatili ang Journal para sa mga organisasyon at negosyante ay inalis. Kaya, mula sa tinukoy na panahon, ang desisyon sa pangangailangang gamitin ang Journal kapag ang accounting para sa paggalaw ng mga waybill ay ginawa ng bawat entity ng negosyo sa isang indibidwal na batayan, batay sa mga pangangailangan sa produksyon.

Ayon sa kasalukuyang kasanayan, sa kasalukuyan ang Journal ay ginagamit sa mga aktibidad nito ng malalaking kumpanya, pati na rin ang mga kumpanya ng transportasyon at logistik, na nagmamay-ari ng isang malaking fleet ng mga sasakyan.

Ang anyo ng Journal of accounting para sa paggalaw ng mga waybill

Ang log book para sa paggalaw ng mga waybill (form No. 8) ay pinupunan sa isang pinag-isang form na inaprubahan ng Decree of the State Statistics Committee ng Russian Federation No. 78 ng Nobyembre 28, 1997. Hindi tulad ng waybill form, na, dahil sa legislative innovations sa mga nakaraang taon ay sumailalim sa ilang mga pagbabago, ang form No. 8 ng Journal ng pagpaparehistro ng paggalaw ng mga waybill ay nanatiling hindi nagbabago mula noong ipakilala ang dokumento noong 1997.

Mula 1997 hanggang 2013, pinunan ng mga negosyo at organisasyon ang dokumento nang eksklusibo alinsunod sa naaprubahang form. Mula noong 2013 (iyon ay, mula nang alisin ang obligasyon na mapanatili ang Journal), ang form No. 8 ay likas na nagpapayo. Sa madaling salita, ang mga entidad ng negosyo ay may karapatan na baguhin ang form, pagdaragdag ng mga bagong column dito at hindi kasama ang mga hindi kailangan, batay sa mga detalye ng mga aktibidad ng isang partikular na organisasyon.

Kung ang kumpanya ay nagpasya na ito ay kinakailangan upang mapanatili ang isang Journal, pagkatapos ay ang katotohanang ito ay dapat na naitala sa patakaran sa accounting, kasama ang napiling anyo ng dokumento (standard o binago).

Responsable sa pagpapanatili ng Journal

Ang kasalukuyang mga batas na pambatasan ay hindi nag-aayos ng obligasyon na mapanatili ang isang rehistro ng paggalaw ng mga waybill para sa isang partikular na posisyon (dibisyon, atbp.). Kaya, ang mga negosyo ay may karapatan na malayang pumili ng isang empleyado na magiging responsable para sa pagpapanatili ng Journal. Bilang isang patakaran, ang naturang empleyado ay ang dispatcher ng departamento ng transportasyon, na tumatanggap ng mga waybill mula sa mga driver at inililipat ang mga ito sa isang accountant upang isulat ang mga gastos sa gasolina alinsunod sa itinatag na mga pamantayan.

Ang responsable para sa pagpapanatili ng Journal ng paggalaw ng mga waybill ay dapat na naitala sa patakaran sa accounting. Sa pangkalahatan, ang dokumento ay nagpapahiwatig ng posisyon ng empleyado na ang mga tungkulin ay sinisingil sa pagpuno ng Journal.

Paano mag-journal ng maayos

Sa kasalukuyan, ang batas ay hindi naglalagay ng anumang malinaw na mga kinakailangan tungkol sa pagpapanatili ng Journal, at samakatuwid ang pamamaraan para sa pag-isyu ng isang dokumento ay nananatili sa pagpapasya ng negosyo. Nasa ibaba ang isang algorithm ng mga aksyon para sa pag-compile at pagpuno ng Journal, na inihanda na isinasaalang-alang ang pangkalahatang mga rekomendasyon sa regulasyon:

Hakbang 1. Pagpili ng anyo ng Journal

Sa yugto ng paghahanda ang kumpanya ay nagpapasya sa form alinsunod sa kung saan ang Travel Log ay iguguhit. Ang kumpanya ay may karapatan:

• gamitin ang pinag-isang form No. 8, na inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee No. 78 ng Nobyembre 28, 1997;
• binago ang form No. 8, dinadagdagan ito ng mga bagong column at tinatanggal ang mga hindi kinakailangang posisyon;
• bumuo ng ganap bagong anyo dokumento alinsunod sa mga kakaiba ng panloob na daloy ng dokumento ng kumpanya.

Hakbang-2. Pagpili ng responsableng tao

Bago magpatuloy sa pag-apruba ng form ng dokumento, ang pamamahala ng negosyo ay dapat pumili ng isang empleyado na pupunan ang Journal. Ito ay maaaring isang empleyado na ang mga aktibidad ay direktang nauugnay sa paghahanda ng mga waybill (dispatcher o pinuno ng departamento ng transportasyon, isa sa mga driver, atbp.), at isang empleyado ng ibang departamento (manager ng negosyo, manggagawa sa archive, atbp.).

Hakbang-3. Pagninilay ng pagkakasunud-sunod ng pagpuno ng Journal sa patakaran sa accounting

Matapos piliin ang anyo ng Journal at ang pag-apruba ng taong responsable para sa pagpapanatili nito, ang impormasyong ito ay makikita sa patakaran sa accounting o sa ibang dokumento na kumokontrol sa panloob na daloy ng dokumento ng negosyo (halimbawa, ang Pamamaraan para sa pagpapanatili ng panloob na daloy ng dokumento ). Ang data sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng Journal ay makikita sa anyo ng isang hiwalay na seksyon, na nagpapahiwatig ng sumusunod na impormasyon:

• petsa ng pagsisimula ng paggamit ng Journal (halimbawa, ang Journal ay kinakailangang kumpletuhin mula 01/01/2018);
• inaprubahang anyo ng Journal (maaaring ibigay bilang annex sa Pamamaraan o sa patakaran sa accounting);
• ang taong responsable sa pagpapanatili ng Journal (posisyon, yunit ng istruktura);
• mga tampok ng pag-compile ng Journal (ang dokumento ay iginuhit para sa 1 taon, kalahating taon, quarter, buwan, atbp.);
• ang pamamaraan para sa pagpuno ng Journal (ang deadline para sa paglilipat ng mga waybill mula sa driver patungo sa dispatcher, mula sa dispatcher hanggang sa accountant).

Hakbang-4. Gamit ang Journal

Matapos ang pagpasok sa puwersa ng patakaran sa accounting, ang Journal ay dapat na mapanatili sa naaprubahang paraan:

1. Ang responsableng empleyado (halimbawa, ang dispatcher ng departamento ng transportasyon) ay nagsisimula sa pagpapanatili ng Journal, ibig sabihin, nilagdaan ito (ipinapahiwatig ang panahon at petsa ng pagsisimula ng pagpapanatili) at binibilang ang mga pahina.
2. Ang mga driver araw-araw (lingguhan) ay pinupunan ang mga waybill, pagkatapos ay inilipat nila ang mga ito sa dispatcher, na, naman, ay nag-aayos ng paghahatid ng mga dokumento sa Journal. Kapag inilipat ang waybill sa dispatcher, inilalagay ng driver ang kanyang pirma at ang kasalukuyang petsa sa Journal.
3. Ang pagkakaroon ng natanggap na mga waybill mula sa mga driver, inilipat sila ng dispatcher sa departamento ng accounting. Ang katotohanan ng paglipat ng bawat dokumento ay naitala sa pamamagitan ng pirma ng accountant at dispatcher, na nagpapahiwatig ng kasalukuyang petsa.
4. Ang pagkakaroon ng pagtanggap ng mga waybill mula sa dispatcher, ang accountant ay sumasalamin sa accounting ng mga gastos sa pagtanggal ng gasolina alinsunod sa itinatag na mga pamantayan.

Ang paglipat ng mga waybill sa dispatcher, at pagkatapos ay sa departamento ng accounting, ay isinasagawa alinsunod sa mga tuntuning naaprubahan sa patakaran sa accounting. Halimbawa, ang mga driver ng Magnat LLC ay kinakailangang ibigay ang mga waybill nang maaga nang isang linggo nang hindi lalampas sa susunod na Lunes. Kasabay nito, ang tungkulin ng dispatcher ay magpasok ng data sa Journal at maglipat ng mga waybill sa departamento ng accounting para sa ang buwan ng pag-uulat hindi lalampas sa ika-5 araw ng susunod na buwan.

Hakbang-5. Pagtahi at pag-iimbak ng Journal

Sa dulo ng Journal, ang dokumento ay naka-staple at inililipat sa archive para sa imbakan. Ang panahon ng pag-iimbak ng Journal sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod ay 5 taon.

Sample na Punan

Isaalang-alang ang isang halimbawa. Ayon sa patakaran sa accounting ng Flagman LLC, ang mga driver ng sasakyan ay naglilipat ng mga waybill sa nakaraang linggo sa dispatcher ng departamento ng transportasyon nang hindi lalampas sa Lunes ng susunod na linggo. Ang dispatcher ay nagpapadala ng mga waybill para sa panahon mula sa ika-1 hanggang ika-15 araw ng buwan ng pag-uulat hanggang sa ika-20 araw ng buwan ng pag-uulat. Ang mga waybill ay makikita sa Journal ng paggalaw ng mga waybill.

Maaari mong i-download ang travel log form dito ⇒ .

Posible bang panatilihin ang isang rehistro ng paggalaw ng mga waybill sa elektronikong anyo

Ayon sa kasalukuyang batas, pinananatili ng organisasyon ang karapatang panatilihin ang Journal sa elektronikong format. Sa kasong ito, katulad pangkalahatang kaayusan, kailangan ng kumpanya sa patakaran sa accounting:

• ang anyo ng Journal;
• responsableng tao;
• paano kumpletuhin ang dokumento.